Ein Streichorchesterkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Streichorchesterkonzert müssen musikalische Planung, Raumorganisation und Publikumsablauf zusammenpassen. Beginne mit Datum, Ort und der bestätigten Orchesterbesetzung, bevor du Programm, Dirigent und Solisten festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Probenplanung, Kommunikation und die Vorbereitung von Raum, Noten und Catering. Plane den Konzerttag rückwärts: Vom Einlass und Konzertbeginn bis zum Öffnen, Lüften und Reinigen der Räume.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Orchesterbesetzung bestätigen
3
Repertoire und Programm festlegen
2 Personen
4
Dirigent und Solisten bestätigen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldungen öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Proberaum reservieren
10
Reservierung der Konzertlocation bestätigen
11
Programm und Wegbeschreibung erstellen
2 Personen
12
Programme drucken lassen
13
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
14
Besucherliste prüfen
15
Cateringmengen berechnen
16
Einkaufsliste prüfen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Programme sortieren
2 Personen
19
Catering haltbar lagern
2 Personen
20
Orchesterstimmen bereitlegen
2 Personen
21
Standortschlüssel abholen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Räume lüften
2 Personen
24
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
25
Bühnenboden reinigen
2 Personen
26
Stühle für das Publikum aufstellen
4 Personen
27
Orchesterstühle aufstellen
3 Personen
28
Notenständer aufstellen
3 Personen
29
Dirigentenpult aufstellen
2 Personen
30
Partituren auf Pulte legen
3 Personen
31
Instrumentenraum einrichten
2 Personen
32
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
33
Programme am Eingang auslegen
34
Cateringtisch einrichten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
37
Park- und Wegweiser aufstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
40
Fluchtwege freihalten
2 Personen
41
Orchester empfangen
2 Personen
42
Instrumente sicher ausladen
4 Personen
43
Kurze Orchesterprobe durchführen
20 Personen

Event

44
Publikumsempfang öffnen
4 Personen
45
Besucher anmelden
3 Personen
46
Programme ausgeben
2 Personen
47
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
48
Konzert ankündigen
49
Ersten Konzertteil aufführen
20 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Pausencatering servieren
4 Personen
52
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
53
Zweiten Konzertteil aufführen
20 Personen
54
Publikumsfragen entgegennehmen
55
Abendprogramm ankündigen
56
Abendkonzert durchführen
20 Personen
57
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
58
Künstlergetränke servieren
3 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

61
Instrumente einpacken
4 Personen
62
Musikpulte sammeln
3 Personen
63
Teile und Ständer aufbewahren
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Cateringtische leerräumen
2 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Publikumstühle stapeln
4 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
71
Geräte ausschalten
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
73
Abfallcontainer nach draußen stellen
2 Personen
74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
75
Schlüssel zurückgeben
76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
78
Unbezahlte Rechnungen prüfen
79
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 100
OrchesterstühleAnz. 24
Catering-TischeAnz. 4
Empfangstisch
UmkleidetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

NotenpulteAnz. 24
Dirigentenpult
Klavierhocker
MetronomAnz. 2
NotenpultlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Mikrofonständer
Handmikrofon
Bluetooth-Lautsprecher

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
TortenplattenAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Eingangsschild
ProgrammständerAnz. 3
WegweiserAnz. 6
PflanzenAnz. 6
UmkleideraumschilderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6
MülltonnenetikettenAnz. 12

Organisation

NamensschilderAnz. 30
KugelschreiberAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
BesucherlistenmappenAnz. 3
ArmbänderAnz. 120
ProgrammeAnz. 120
PapierklebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 4
SicherheitsnadelnAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
KegelAnz. 12
NotausgangsschilderAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
Feuerlöschdecke

Instrumente

ErsatzgeigensaitenAnz. 4
Ersatz-BratschenbögenAnz. 2
Ersatz-CellosaitensätzeAnz. 2
HarzAnz. 8
StimmgabelnAnz. 2
InstrumentenständerAnz. 6
Klavierhocker

Kleidung

KleiderbügelAnz. 60
KleiderhüllenAnz. 12

Tipps

Kläre Datum, Konzertort und Orchesterbesetzung zuerst. Bestätige Dirigent und Solisten, bevor du das endgültige Repertoire und Programm veröffentlichst; Änderungen wirken sich sonst auf Einladungen und Programme aus.
Öffne die Online-Anmeldung frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt. Prüfe die Besucherliste spätestens einige Tage vor dem Konzert, damit Sitzplätze, Cateringmengen und Empfang vorbereitet werden können.
Reserviere Proberaum und Konzertlocation getrennt und bestätige beide Reservierungen schriftlich. Prüfe außerdem, wann du den Standortschlüssel abholen kannst und wie viel Zeit zum Öffnen, Lüften und Einrichten bleibt.
Lege die Ausstattung vor dem Einlass bereit: Notenpulte, Dirigentenpult, Orchesterstühle, Notenpultlampen und Verlängerungskabel gehören auf die Bühne, nicht erst kurz vor Konzertbeginn aus dem Lager. Teste Mikrofon, Lautsprecher und Beleuchtung vor dem Eintreffen des Orchesters.
Plane Catering und Drucksachen nicht für den letzten Vormittag. Berechne die Mengen nach der aktuellen Besucherliste, lagere haltbare Lebensmittel passend und sortiere Programme, Wassergläser, Kaffeetassen und Serviergeschirr vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Streichorchesterkonzert organisieren?: Beginne idealerweise mehrere Monate vor dem Konzert mit Termin, Ort und Besetzung. Programm, Dirigent und Solisten sollten feststehen, bevor Einladungen verschickt und Anmeldungen geöffnet werden.
Was muss am Konzerttag zuerst erledigt werden?: Hole zuerst den Standortschlüssel ab und öffne die Location. Lüfte anschließend die Räume, reinige Publikumsbereich und Bühnenboden und richte danach Bühne, Empfang und Catering ein.
Wie viele Programme sollte man drucken lassen?: Richte die Auflage nach der erwarteten Besucherzahl und plane einen kleinen Puffer ein. Prüfe die Besucherliste einige Tage vorher, damit die Menge nicht nur auf einer frühen Schätzung basiert.
Wann sollte man das Catering für ein Konzert einkaufen?: Berechne die Mengen nach dem Anmeldestand und erledige den Einkauf so, dass verderbliche Lebensmittel bis zum Konzert gekühlt bleiben. Haltbare Waren und Geschirr kannst du bereits vorher prüfen und sortieren.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.