Streichorchesterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Streichorchesterkonzert müssen musikalische Planung, Raum und Besucherservice ineinandergreifen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Besetzungsplanung bis zum Öffnen der Location am Konzerttag. Plane früh für Dirigent, Solisten, Proberaum und Konzertort, denn kurzfristige Änderungen wirken sich direkt auf Programm, Bestuhlung und Noten aus. Auch scheinbare Kleinigkeiten wie Notenpultlampen, Verlängerungskabel und die Lagerung des Caterings entscheiden darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzertdatum und -ort festlegen
2 Personen
Orchesterbesetzung bestätigen
Repertoire und Programm festlegen
2 Personen
Dirigent und Solisten bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Proberaum reservieren
Reservierung der Konzertlocation bestätigen
Programm und Wegbeschreibung erstellen
2 Personen
Programme drucken lassen
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
Besucherliste prüfen
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Programme sortieren
2 Personen
Catering haltbar lagern
2 Personen
Orchesterstimmen bereitlegen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Location öffnen
2 Personen
Räume lüften
2 Personen
Publikumsbereich reinigen
3 Personen
Bühnenboden reinigen
2 Personen
Stühle für das Publikum aufstellen
4 Personen
Orchesterstühle aufstellen
3 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Dirigentenpult aufstellen
2 Personen
Partituren auf Pulte legen
3 Personen
Instrumentenraum einrichten
2 Personen
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
Programme am Eingang auslegen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Park- und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Orchester empfangen
2 Personen
Instrumente sicher ausladen
4 Personen
Kurze Orchesterprobe durchführen
20 Personen

Event

Publikumsempfang öffnen
4 Personen
Besucher anmelden
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
Konzert ankündigen
Ersten Konzertteil aufführen
20 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausencatering servieren
4 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Zweiten Konzertteil aufführen
20 Personen
Publikumsfragen entgegennehmen
Abendprogramm ankündigen
Abendkonzert durchführen
20 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
Künstlergetränke servieren
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Instrumente einpacken
4 Personen
Musikpulte sammeln
3 Personen
Teile und Ständer aufbewahren
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringtische leerräumen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Publikumstühle stapeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Abfallcontainer nach draußen stellen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Schlüssel zurückgeben
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
Unbezahlte Rechnungen prüfen
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 100
OrchesterstühleAnz. 24
Catering-TischeAnz. 4
Empfangstisch
UmkleidetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

NotenpulteAnz. 24
Dirigentenpult
Klavierhocker
MetronomAnz. 2
NotenpultlampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Mikrofonständer
Handmikrofon
Bluetooth-Lautsprecher

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
TortenplattenAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Eingangsschild
ProgrammständerAnz. 3
WegweiserAnz. 6
PflanzenAnz. 6
UmkleideraumschilderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6
MülltonnenetikettenAnz. 12

Organisation

NamensschilderAnz. 30
KugelschreiberAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4
BesucherlistenmappenAnz. 3
ArmbänderAnz. 120
ProgrammeAnz. 120
PapierklebebandAnz. 6
AbdeckbandAnz. 4
SicherheitsnadelnAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
KegelAnz. 12
NotausgangsschilderAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
Feuerlöschdecke

Instrumente

ErsatzgeigensaitenAnz. 4
Ersatz-BratschenbögenAnz. 2
Ersatz-CellosaitensätzeAnz. 2
HarzAnz. 8
StimmgabelnAnz. 2
InstrumentenständerAnz. 6
Klavierhocker

Kleidung

KleiderbügelAnz. 60
KleiderhüllenAnz. 12

Tipps

Bestätige Besetzung, Dirigent, Solisten und Repertoire, bevor du Einladungen verschickst. Änderungen an den 79 Planungsschritten ziehen sonst neue Programme, Anmeldungen und Probenabsprachen nach sich.
Reserviere Proberaum und Konzertlocation mit ausreichend Vorlauf und bestätige beide Termine noch einmal schriftlich. Kläre dabei auch Schlüsselübergabe, Zugang und die Nutzung von Publikums- und Bühnenbereich.
Bereite für 72 geplante Gegenstände einen festen Aufbauplan vor: Publikumssitze, Orchesterstühle, Notenpulte, Dirigentenpult und Empfangstisch sollten nicht erst beim Einlass gesucht werden. Prüfe außerdem Notenpultlampen, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel auf ihren Standort und ihre Funktion.
Schließe die Anmeldungen nicht erst am Konzerttag ab. Erfasse Ernährungswünsche, prüfe die Besucherliste und berechne die Cateringmengen, bevor du einkaufst; haltbare Lebensmittel und Getränke bleiben bis zum Einsatz kühl oder trocken gelagert.
Plane am Konzerttag mindestens eine frühe Öffnungsphase für Lüften, Reinigung und Aufbau ein. Hole den Standortschlüssel rechtzeitig ab, lege die Orchesterstimmen bereit und sortiere die Programme, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Streichorchesterkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Konzertort, Besetzung, Dirigent, Solisten und Repertoire. Einladungen und Online-Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert starten.
Wann sollte man die Programme für ein Streichorchesterkonzert drucken lassen?: Lass die Programme drucken, sobald Repertoire, Mitwirkende, Beginn, Wegbeschreibung und Veranstaltungsort endgültig feststehen, meist 2 bis 3 Wochen vorher. Halte einige Exemplare als Reserve zurück und sortiere sie am Vortag.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Konzerttag?: Plane für einen Saal mit Orchester, Publikumssitzen, Empfang und Catering mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Räume lüften, Bühnenboden und Publikumsbereich reinigen, Technik prüfen und Orchesterstimmen auslegen kommen zusätzlich zum reinen Möbelaufbau hinzu.
Wann sollte ich Catering und Geschirr für das Konzert vorbereiten?: Berechne Mengen und Ernährungswünsche nach Ende der Anmeldefrist und erledige den Einkauf spätestens 1 bis 2 Tage vorher. Stelle Wassergläser, Kaffeetassen, Servierplatten und das übrige Geschirr am Vortag zusammen; empfindliche Lebensmittel bleiben bis zum Einsatz gekühlt.

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