Ballettaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Saal und Aufführungstermin zuerst und kläre spätestens sechs Wochen vorher, wie viele Stühle, Klapptische, Kleiderständer und Umkleidemöglichkeiten vorhanden sind. Fehlendes Mobiliar lässt sich kurzfristig oft nicht mehr beschaffen.
• Lege den Probenplan mit festen Zeitfenstern für Tänzer, Begleitpersonen und Technik an. Sammle alle Musikdateien mindestens 7 Tage vorher auf einem Laptop oder Musikspieler und teste jede Datei vollständig.
• Prüfe Kostüme und Requisiten nicht erst am Veranstaltungstag: Waschen, Reparaturen und fehlende Teile gehören in die letzte Vorbereitungswoche. Lege die Kostüme anschließend nach Auftritt oder Ensemble sortiert auf Kleiderständer bereit.
• Plane die Pause mit konkreten Mengen und Wegen: Wasser, Kaffee, Kuchen und Geschirr müssen an den Pausentischen stehen, bevor das Publikum den Saal verlässt. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit den Anmeldungen und gib sie an das Catering weiter.
• Bestimme am Aufführungstag mindestens eine verantwortliche Person für Technik, Einlass und Backstage. Prüfe Mikrofone, Bühnenstrahler, Verlängerungskabel, Steckerleisten, Ersatzbatterien und Gaffer Tape vor dem Einlass; außerdem müssen Erste-Hilfe-Material und barrierefreie Zugänge erreichbar sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ballettaufführung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Programm und Probenplan. Catering, Drucksachen und technische Anforderungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Aufführung bestätigt sein.

Wann müssen die Musikdateien für eine Ballettaufführung fertig sein?

Sammle und benenne alle Musikdateien mindestens 7 Tage vorher. Teste sie anschließend in der vorgesehenen Reihenfolge mit dem tatsächlich verwendeten Laptop oder Musikspieler.

Wie viele Helfer braucht eine Ballettaufführung?

Plane mindestens eine Person für Technik, eine für Einlass und Publikum sowie eine Backstage-Verantwortliche ein. Bei mehreren Gruppen oder einer Pause kommen meist 2 bis 4 zusätzliche Helfer für Garderobe, Catering und Aufräumen hinzu.

Wann sollte man Kostüme und Requisiten kontrollieren?

Die erste vollständige Kontrolle sollte 7 bis 10 Tage vor der Aufführung stattfinden. Waschen, Reparaturen und das Sortieren nach Auftritt erledigst du spätestens am Vortag, damit am Aufführungstag nur noch das Bereitlegen bleibt.

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