Zo organiseer je een strijkorkestconcert

Begin met de concertdatum en locatie en leg daarna de orkestbezetting, dirigent, solisten en het repertoire vast. Pas wanneer programma en capaciteit duidelijk zijn, open je de online aanmeldingen en verstuur je uitnodigingen. Plan vervolgens repetitieruimte, publieksontvangst, catering en techniek in één draaiboek. Op de concertdag draait alles om een vroege opbouw: stoelen, lessenaars, verlichting, programma’s en catering moeten klaarstaan voordat musici en publiek binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Orkestbezetting bevestigen
3
Repertoire en programma vaststellen
2 personen
4
Dirigent en solisten bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reservering van repetitieruimte maken
10
Reservering van concertlocatie bevestigen
11
Programma en routebeschrijving opmaken
2 personen
12
Programma's laten afdrukken
13
Promotieposters verspreiden
2 personen
14
Bezoekerslijst controleren
15
Cateringhoeveelheden berekenen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Programma's sorteren
2 personen
19
Catering houdbaar opslaan
2 personen
20
Orkestpartijen klaarleggen
2 personen
21
Locatiesleutels ophalen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimtes ventileren
2 personen
24
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
25
Podiumvloer schoonmaken
2 personen
26
Stoelen voor publiek opstellen
4 personen
27
Orkeststoelen opstellen
3 personen
28
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
29
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
30
Partijen op lessenaars leggen
3 personen
31
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
32
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
33
Programma's bij entree leggen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
37
Parkeer- en routeborden plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Verlichting controleren
2 personen
40
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
41
Orkest ontvangen
2 personen
42
Instrumenten veilig uitladen
4 personen
43
Korte orkestrepetitie uitvoeren
20 personen

Event

44
Publieksontvangst openen
4 personen
45
Bezoekers aanmelden
3 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
48
Concert aankondigen
49
Eerste concertdeel uitvoeren
20 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauzecatering serveren
4 personen
52
Koffie en thee schenken
2 personen
53
Tweede concertdeel uitvoeren
20 personen
54
Publieksvragen ontvangen
55
Avondprogramma aankondigen
56
Avondconcert uitvoeren
20 personen
57
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
58
Artiestenborrel serveren
3 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Instrumenten inpakken
4 personen
62
Muzieklessenaars verzamelen
3 personen
63
Partijen en standaards opbergen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Cateringtafels leegruimen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Publieksstoelen stapelen
4 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
71
Apparatuur uitschakelen
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
2 personen
73
Afvalcontainers buiten zetten
2 personen
74
Locatie afsluiten
2 personen
75
Sleutels retourneren
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Restmaterialen opruimen
2 personen
78
Onbetaalde facturen controleren
79
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 100
Orkeststoelenaantal 24
Cateringtafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kleedkamertafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 24
Dirigentenlessenaar
Pianokruk
Metronoomaantal 2
Notenlessenaarlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Microfoonstandaard
Handmicrofoon
Bluetoothspeaker

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Theelepelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Entreebord
Programmastandaardsaantal 3
Routebordenaantal 6
Plantenaantal 6
Kleedkamerbordjesaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Afvalbaklabelsaantal 12

Organisatie

Naamkaartjesaantal 30
Balpennenaantal 12
Klembordenaantal 4
Bezoekerslijstmappenaantal 3
Polsbandjesaantal 120
Programma'saantal 120
Papiertapeaantal 6
Schilderstapeaantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Pionnenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 6
Kabelmattenaantal 6
EHBO-koffer
Brandblusdeken

Instrumenten

Reserve vioolsnarenaantal 4
Reserve altviolenstrijkstokkenaantal 2
Reserve cellostringsetsaantal 2
Harsaantal 8
Stemvorkenaantal 2
Instrumentstandaardsaantal 6
Pianokruk

Kleding

Kledinghangersaantal 60
Kledinghoezenaantal 12

Tips

Leg de bezetting en het programma uiterlijk 8 weken voor het concert vast. Zo weet je hoeveel orkeststoelen, muzieklessenaars en partijen nodig zijn en voorkom je last-minute wijzigingen in de opstelling.
Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag meteen dieetwensen uit en sluit de inschrijving enkele dagen voor het concert af, zodat je de bezoekerslijst en catering kunt berekenen.
Maak een aparte repetitie- en concertindeling. Reserveer de repetitieruimte minstens 3 weken vooraf en controleer of er voor iedere musicus een stoel, lessenaar en voldoende verlichting beschikbaar is.
Plan de publieksontvangst niet pas op de dag zelf. Zet een ontvangsttafel, programma’s en routebeschrijving klaar en sorteer de programma’s vooraf; reken bij een concert met 100 bezoekers op ongeveer 110 exemplaren.
Begin minimaal 2 uur voor aanvang met de opbouw. Open de locatie, ventileer de ruimtes, maak publieksruimte en podiumvloer schoon en test verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en verlichting voordat het orkest arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een strijkorkestconcert organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken van tevoren. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, bezetting, dirigent, solisten en repertoire vast; reserveer daarna repetitie- en concertlocatie.
Hoeveel stoelen en lessenaars heb je nodig voor een strijkorkest?: Voor iedere musicus heb je minimaal 1 orkeststoel en 1 muzieklessenaar nodig. Tel 5 tot 10 procent reserve mee, zodat een extra speler of een defecte lessenaar geen probleem vormt.
Wanneer moet je de catering voor een concert inkopen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 dagen voor het concert. Koop houdbare producten eerder in en haal gekoelde catering uiterlijk op de dag zelf op of bereid die dan.
Hoe vroeg moet je aanwezig zijn op de concertdag?: Plan minimaal 2 uur voor aanvang voor locatie openen, schoonmaak, ventilatie en opbouw. Laat techniek en verlichting uiterlijk 60 minuten voor het concert testen en houd daarna tijd over voor de orkestopstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.