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Ballettaufführung organisieren: die komplette Checkliste

Eine Ballettaufführung steht und fällt mit genauer Abstimmung zwischen Tänzern, Technik, Kostüm und Publikum. Lege zuerst Datum, Ort, Programm und Zuständigkeiten fest, bevor Einladungen und Ticketverkauf starten. In der letzten Woche zählen getestete Musikdateien, vollständige Kostüme und ein klarer Zeitplan. Plane außerdem Garderobe, Sitzplätze, Getränke und die Öffnung der Location so, dass am Aufführungstag niemand improvisieren muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Aufführungsprogramm festlegen

    2 Personen

  • Tänzer und Mitarbeiter einplanen

    2 Personen

  • Musik und Choreografie prüfen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf eröffnen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Buchungen für Gäste vornehmen

  • Programm und Zeitplan drucken

    2 Personen

  • Künstlerinformationen verteilen

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien testen

    2 Personen

  • Kostüme prüfen

    3 Personen

  • Kostüme reparieren

    2 Personen

  • Requisiten sammeln

    2 Personen

  • Dekorationsteile prüfen

    2 Personen

  • Publikumsinformationen veröffentlichen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Licht und Ton aufbauen

    3 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Publikumssitze aufstellen

    4 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

Event

  • Tänzer empfangen

    2 Personen

  • Technische Probe durchführen

    4 Personen

  • Tänzer aufwärmen lassen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Tickets und Reservierungen prüfen

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Erste Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweite Vorstellung begleiten

    4 Personen

  • Künstlermahlzeit servieren

    2 Personen

  • Abendpublikum empfangen

    4 Personen

  • Abendvorstellung begleiten

    4 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekor und Requisiten abbauen

    4 Personen

  • Licht und Ton abbauen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Publikumsbereich reinigen

    3 Personen

  • Kostüme einpacken

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände bearbeiten

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PublikumssitzeAnz. 120
  • KlappischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 4
  • UmkleidestühleAnz. 20
  • KleiderbügelAnz. 140

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop für Musik
  • HDMI-KabelAnz. 3

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • HintergrundtuchAnz. 2
  • Dekorative PflanzenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 130
  • KaffeetassenAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • KuchenplattenAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10
  • KüchentücherAnz. 12

Kleidung

  • KleiderhüllenAnz. 40
  • NähsetsAnz. 3
  • SicherheitsnadelnAnz. 100
  • BallettbandAnz. 10
  • BallettspiegelAnz. 2

Requisiten

  • RequisitenkistenAnz. 6
  • AufbewahrungshüllenAnz. 8

Ticketing

  • TicketlistenAnz. 4
  • StifteAnz. 12
  • ArmbänderAnz. 150
  • ProgrammhefteAnz. 130

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort mindestens 8 Wochen vorher und verschicke Einladungen erst, wenn Programm, Beginn und Ticketverkauf feststehen. So vermeidest du spätere Korrekturen bei Gästen und Buchungen.
  • Plane die Technik spätestens 7 Tage vor der Aufführung durch: Musikdateien auf dem Laptop testen, Mischpult, Beschallungsanlage, Funkmikrofone und HDMI-Kabel gemeinsam prüfen.
  • Lege Kostüme, Requisiten und Umkleidestühle am Aufführungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass bereit. Kontrolliere jedes Kostüm auf fehlende Teile und kleine Reparaturen.
  • Bereite Sitzplätze, Wegweiser und Willkommensschild vor dem Einlass vor. Rechne bei einer Pause mit etwa 2 Getränken pro Person für das erste Veranstaltungsstündchen und kühle Wasser rechtzeitig.
  • Öffne die Location früh genug für Bühnenboden, Licht und Ton: Für Aufbau und Funktionstest solltest du mindestens 90 Minuten einplanen, bevor Tänzer zur Stellprobe kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Ballettaufführung planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Einteilung der Tänzer. Der Ticketverkauf sollte spätestens 6 Wochen vor der Aufführung starten.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Ballettaufführung beginnen?
Starte den Verkauf etwa 6 Wochen vor dem Termin, sobald Beginn, Sitzplätze und Programmdauer feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einer Ballettaufführung?
Plane mindestens 90 Minuten für Bühnenboden, Licht, Ton und den Test der Musikdateien ein. Bei neuer oder geliehener Technik sind 2 bis 3 Stunden sicherer.
Was muss am Tag der Ballettaufführung zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst für Technik- und Bühnenaufbau, danach werden Kostüme, Requisiten und Umkleiden vorbereitet. Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, damit ein vollständiger Funktionstest möglich ist.

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