Organiser un concert d’orchestre à cordes, étape par étape

Un concert d’orchestre à cordes se prépare d’abord sur le papier, avant de déplacer la moindre chaise. Commence par verrouiller la date, le lieu, l’effectif, le répertoire et les responsables artistiques. Enchaîne ensuite les inscriptions, les répétitions, l’impression des programmes et la logistique d’accueil. Le jour J, prévois assez de temps pour récupérer les clés, aérer les espaces, installer les pupitres et vérifier la scène avant l’arrivée des musiciens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du concert
2 personnes
2
Confirmer l’effectif de l’orchestre
3
Définir le répertoire et le programme
2 personnes
4
Confirmer le chef d’orchestre et les solistes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire une réservation de salle de répétition
10
Confirmer la réservation du lieu du concert
11
Composer le programme et le plan d’itinéraire
2 personnes
12
Faire imprimer les programmes
13
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
14
Vérifier la liste des participants
15
Calculer les quantités de catering
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses
2 personnes
18
Trier les programmes
2 personnes
19
Stocker le catering de manière périssable
2 personnes
20
Préparer les parties d’orchestre
2 personnes
21
Récupérer les clés du lieu
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Aérer les espaces
2 personnes
24
Nettoyer l'espace public
3 personnes
25
Nettoyer le sol de la scène
2 personnes
26
Installer les chaises pour le public
4 personnes
27
Installer les sièges de l'orchestre
3 personnes
28
Installer les pupitres
3 personnes
29
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
30
Placer les partitions sur les pupitres
3 personnes
31
Aménager la salle des instruments
2 personnes
32
Installer la table d’accueil
2 personnes
33
Déposer les programmes à l'entrée
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
37
Installer les panneaux de stationnement et d'itinéraire
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Vérifier l'éclairage
2 personnes
40
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
41
Accueillir l’orchestre
2 personnes
42
Décharger les instruments en toute sécurité
4 personnes
43
Organiser une courte répétition d’orchestre
20 personnes

Événement

44
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
48
Annoncer le concert
49
Interpréter la première partie du concert
20 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le service de pause
4 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Interpréter la deuxième partie du concert
20 personnes
54
Recevoir les questions du public
55
Annoncer le programme du soir
56
Assurer le concert du soir
20 personnes
57
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
58
Servir le verre des artistes
3 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes
60
Rassembler les objets trouvés

Suivi

61
Emballer les instruments
4 personnes
62
Rassembler les pupitres de musique
3 personnes
63
Ranger les lots et les stands
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Débarrasser les tables de catering
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Empiler les sièges du public
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Sortir les conteneurs à déchets
2 personnes
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Rendre les clés
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Ranger le matériel restant
2 personnes
78
Vérifier les factures impayées
79
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 100
Chaises d’orchestreqté 24
Tables de cateringqté 4
Table d’accueil
Tables de logeqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 24
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouret de piano
Métronomeqté 2
Lampes de pupitreqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Pied de microphone
Microphone à main
Enceinte Bluetooth

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 3
Panneaux de directionqté 6
Plantesqté 6
Panneaux de vestiaireqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Étiquettes de poubelleqté 12

Organisation

Badges nominatifsqté 30
Stylos à billeqté 12
Presse-papiersqté 4
Pochettes pour listes de visiteursqté 3
Braceletsqté 120
Programmesqté 120
Ruban de papierqté 6
Ruban de masquageqté 4
Épingles de sûretéqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Cônesqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Passe-câblesqté 6
Trousse de premiers secours
Couverture anti-feu

Instruments

Cordes de violon de rechangeqté 4
Archets de rechange pour altoqté 2
Jeux de cordes de violoncelle de secoursqté 2
Résineqté 8
Diapasonsqté 2
Pieds de microqté 6
Tabouret de piano

Vêtements

Cintresqté 60
Housses à vêtementsqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : il faut ensuite confirmer l’effectif de l’orchestre, le chef et les solistes avec un calendrier réaliste.
Définis le répertoire et l’ordre du programme avant d’imprimer les documents. Garde une marge d’au moins 7 jours pour relire les programmes et corriger une erreur de dernière minute.
Réserve une salle de répétition séparée du lieu du concert dès que les disponibilités sont connues. Une répétition supplémentaire dans les jours précédents évite de découvrir trop tard un problème d’effectif ou d’acoustique.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, puis recalcule les quantités de catering après la clôture. Prévoyez les boissons, le café et les portions pour les musiciens, les solistes, l’équipe et les personnes inscrites.
Prépare l’ouverture du lieu avec une checklist horaire : récupération des clés, aération, nettoyage de la scène, installation des chaises et pupitres, puis contrôle des lampes, rallonges et multiprises avant l’échauffement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre à cordes ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour coordonner le lieu, l’effectif, le répertoire, les solistes, les répétitions et les inscriptions. Ajoute une marge si les programmes doivent être imprimés ou si plusieurs séances de répétition sont nécessaires.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concert d’orchestre ?: Ouvre-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement afin de vérifier les participants et de calculer le catering.
Combien de temps avant le concert faut-il préparer la salle ?: Réserve au moins 2 à 3 heures le jour même pour récupérer les clés, aérer, nettoyer, installer les sièges, les pupitres et l’accueil. Prévoyez un contrôle technique supplémentaire avant l’arrivée des musiciens.
Quand imprimer les programmes du concert ?: Imprime les programmes environ 7 à 10 jours avant le concert, après validation du répertoire, des horaires, du chef et des solistes. Trie-les ensuite par lots pour accélérer leur distribution à l’accueil.

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