Cómo organizar un concierto de orquesta de cuerdas

Organizar un concierto de orquesta de cuerdas requiere coordinar a los músicos, el repertorio, los ensayos y la recepción del público en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el recinto, y confirma después la plantilla de la orquesta, el director y los solistas. Cuando el programa esté cerrado, puedes abrir las inscripciones, preparar la comunicación y calcular el catering. Los últimos días deben centrarse en las partituras, el montaje de la sala y las comprobaciones técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar del concierto
2 personas
2
Confirmar la plantilla de la orquesta
3
Definir el repertorio y el programa
2 personas
4
Confirmar al director y a los solistas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones online
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Hacer una reserva de la sala de ensayo
10
Confirmar la reserva del recinto del concierto
11
Preparar el programa y las indicaciones de ruta
2 personas
12
Imprimir los programas
13
Distribuir carteles promocionales
2 personas
14
Comprobar la lista de visitantes
15
Calcular las cantidades de catering
16
Comprobar la lista de la compra
17
Hacer la compra
2 personas
18
Clasificar los programas
2 personas
19
Guardar el catering no perecedero
2 personas
20
Preparar las partes del orquesta
2 personas
21
Recoger las llaves del recinto
22
Abrir la ubicación
2 personas
23
Ventilar los espacios
2 personas
24
Limpiar el espacio del público
3 personas
25
Limpiar el suelo del escenario
2 personas
26
Colocar las sillas para el público
4 personas
27
Colocar las sillas de la orquesta
3 personas
28
Colocar los atriles
3 personas
29
Colocar el atril del director
2 personas
30
Colocar las partituras en los atriles
3 personas
31
Montar el espacio para instrumentos
2 personas
32
Montar la mesa de recepción
2 personas
33
Colocar los programas en la entrada
34
Montar la mesa de catering
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Montar el punto de café y té
2 personas
37
Colocar señales de aparcamiento y ruta
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Comprobar la iluminación
2 personas
40
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
41
Recibir a la orquesta
2 personas
42
Descargar los instrumentos con seguridad
4 personas
43
Realizar un breve ensayo de la orquesta
20 personas

Evento

44
Abrir la recepción del público
4 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Repartir programas
2 personas
47
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
48
Anunciar el concierto
49
Interpretar la primera parte del concierto
20 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir el catering del descanso
4 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Realizar la segunda parte del concierto
20 personas
54
Recibir preguntas del público
55
Anunciar el programa de la noche
56
Realizar el concierto de la noche
20 personas
57
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
58
Servir la bebida para los artistas
3 personas
59
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
60
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

61
Empacar instrumentos
4 personas
62
Recoger atriles de música
3 personas
63
Guardar piezas y soportes
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Vaciar las mesas de catering
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Apilar las sillas del público
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
71
Apagar el equipo
2 personas
72
Guardar la catering sobrante
2 personas
73
Sacar los contenedores de residuos al exterior
2 personas
74
Cerrar el recinto
2 personas
75
Devolver las llaves
76
Devolver el material prestado
2 personas
77
Recoger el material sobrante
2 personas
78
Comprobar facturas impagadas
79
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 100
Sillas de orquestacant. 24
Mesas de cateringcant. 4
Mesa de recepción
Mesas de vestuariocant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Atriles de músicacant. 24
Atril del director
Taburete de piano
Metrónomocant. 2
Lámparas de atril para partiturascant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Soporte de micrófono
Micrófono de mano
Altavoz Bluetooth

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 3

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Cucharillascant. 80
Platos de postrecant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Jarras de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 8
Cartel de entrada
Atriles para programascant. 3
Señales de rutacant. 6
Plantascant. 6
Carteles para vestuarioscant. 3

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6
Etiquetas para papelerascant. 12

Organización

Tarjetas de nombrecant. 30
Bolígrafoscant. 12
Portapapelescant. 4
Carpetas con la lista de visitantescant. 3
Pulserascant. 120
Programascant. 120
Cinta de papelcant. 6
Cinta de pintorcant. 4
Imperdiblescant. 2

Seguridad

Linternascant. 4
Conoscant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Manta ignífuga

Instrumentos

Reservar cuerdas de violíncant. 4
Arcos de repuesto para viola altocant. 2
Cuerdas de repuesto para violonchelocant. 2
Resinacant. 8
Diapasonescant. 2
Soportes para instrumentoscant. 6
Taburete de piano

Ropa

Perchascant. 60
Fundas para ropacant. 12

Consejos

Cierra primero la fecha, el recinto y la plantilla de la orquesta. Sin esos tres datos no podrás reservar correctamente la sala de ensayo ni confirmar al director, los solistas y el repertorio.
Define el programa antes de imprimir invitaciones, carteles y programas de mano. Reserva al menos varios días para revisar nombres, orden de las obras, indicaciones de ruta y posibles cambios.
Haz una prueba de montaje en la sala de ensayo y otra en el recinto del concierto. Comprueba que haya una silla por músico, atriles suficientes, iluminación para las partituras, extensiones y regletas donde se necesiten.
No esperes al día del concierto para preparar las partes de la orquesta. Ordénalas con antelación, identifica cada atril y deja previsto un lugar de recogida para las llaves y el material de la sala.
Calcula el catering a partir de la lista real de visitantes y de las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Guarda los productos no perecederos antes y deja para el último momento únicamente lo que necesite refrigeración o preparación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta de cuerdas?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, recinto, plantilla, director, solistas y repertorio. Reserva más margen si el programa exige varias sesiones de ensayo o si esperas muchos visitantes.
¿Cuándo hay que cerrar el repertorio del concierto?: Cierra el repertorio antes de abrir las inscripciones y, como mínimo, varias semanas antes de imprimir los programas. Así podrás preparar las partes de la orquesta y comunicar el orden definitivo de las obras.
¿Cuánto tiempo antes hay que abrir las inscripciones?: Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes del concierto y establece una fecha límite clara. Reserva los últimos días para comprobar la lista de visitantes, recoger preferencias dietéticas y calcular el catering.
¿Qué hay que revisar el día del concierto?: Llega entre 2 y 3 horas antes para recoger las llaves, ventilar, limpiar el escenario y preparar público, músicos, recepción y catering. Antes de abrir las puertas, comprueba las sillas, atriles, luces de atril, cables, micrófono y programas.

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