Checklist voor een strijkorkestconcert organiseren

Een strijkorkestconcert vraagt om meer dan een orkest en een podium. Leg eerst datum, locatie, bezetting, dirigent, solisten en repertoire vast; daarna volgen aanmeldingen, repetitieruimte, communicatie en drukwerk. Op de concertdag zelf moet de zaal op tijd open, geventileerd en ingericht zijn, met stoelen, lessenaars, verlichting en ontvangst geregeld. Deze checklist helpt je de 79 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat programma’s, locatiesleutels of catering pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en locatie vastleggen
2 personen
Orkestbezetting bevestigen
Repertoire en programma vaststellen
2 personen
Dirigent en solisten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reservering van repetitieruimte maken
Reservering van concertlocatie bevestigen
Programma en routebeschrijving opmaken
2 personen
Programma's laten afdrukken
Promotieposters verspreiden
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Catering houdbaar opslaan
2 personen
Orkestpartijen klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Podiumvloer schoonmaken
2 personen
Stoelen voor publiek opstellen
4 personen
Orkeststoelen opstellen
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
Partijen op lessenaars leggen
3 personen
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Programma's bij entree leggen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Parkeer- en routeborden plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten veilig uitladen
4 personen
Korte orkestrepetitie uitvoeren
20 personen

Event

Publieksontvangst openen
4 personen
Bezoekers aanmelden
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel uitvoeren
20 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzecatering serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
20 personen
Publieksvragen ontvangen
Avondprogramma aankondigen
Avondconcert uitvoeren
20 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Artiestenborrel serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Instrumenten inpakken
4 personen
Muzieklessenaars verzamelen
3 personen
Partijen en standaards opbergen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafels leegruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Publieksstoelen stapelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Afvalcontainers buiten zetten
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutels retourneren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restmaterialen opruimen
2 personen
Onbetaalde facturen controleren
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 100
Orkeststoelenaantal 24
Cateringtafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Kleedkamertafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 24
Dirigentenlessenaar
Pianokruk
Metronoomaantal 2
Notenlessenaarlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Microfoonstandaard
Handmicrofoon
Bluetoothspeaker

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Theelepelsaantal 80
Gebaksbordjesaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Entreebord
Programmastandaardsaantal 3
Routebordenaantal 6
Plantenaantal 6
Kleedkamerbordjesaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Afvalbaklabelsaantal 12

Organisatie

Naamkaartjesaantal 30
Balpennenaantal 12
Klembordenaantal 4
Bezoekerslijstmappenaantal 3
Polsbandjesaantal 120
Programma'saantal 120
Papiertapeaantal 6
Schilderstapeaantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 2

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Pionnenaantal 12
Nooduitgangbordjesaantal 6
Kabelmattenaantal 6
EHBO-koffer
Brandblusdeken

Instrumenten

Reserve vioolsnarenaantal 4
Reserve altviolenstrijkstokkenaantal 2
Reserve cellostringsetsaantal 2
Harsaantal 8
Stemvorkenaantal 2
Instrumentstandaardsaantal 6
Pianokruk

Kleding

Kledinghangersaantal 60
Kledinghoezenaantal 12

Tips

Bevestig de orkestbezetting, dirigent en solisten voordat je het programma definitief maakt. Controleer daarna of voor elke partij een muzieklessenaar en, waar nodig, een notenlessenaarlamp beschikbaar is.
Open online aanmeldingen ruim vóór het concert en verwerk dieetwensen direct in de bezoekerslijst. Gebruik die lijst later ook om cateringhoeveelheden en het aantal publieksstoelen te controleren.
Plan de repetitieruimte en concertlocatie afzonderlijk. Regel de locatiesleutels uiterlijk vóór de opbouwdag, zodat het openen van de zaal niet afhankelijk is van één persoon die mogelijk vertraagd is.
Maak programma en routebeschrijving voordat je de programma’s laat afdrukken. Sorteer de gedrukte exemplaren vooraf per uitgiftepunt en leg de ontvangsttafel, stoelen en cateringtafels klaar.
Controleer op de concertdag niet alleen de publieksruimte, maar ook podiumvloer, kleedkamers en ventilatie. Leg orkestpartijen, dirigentenlessenaar, pianokruk, verlengkabels en stekkerdozen vóór aankomst van de musici klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een strijkorkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, orkestbezetting, dirigent en solisten. Plan repertoire, repetitieruimte en promotie daarna in vaste stappen, zodat drukwerk en aanmeldingen niet op het laatste moment komen.
Wanneer moet ik de concertlocatie voor een strijkorkest reserveren?: Leg de concertlocatie zodra de gewenste datum en bezetting duidelijk zijn vast, bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf. Bevestig de reservering nogmaals uiterlijk 2 weken voor het concert en regel op tijd wie de sleutels ophaalt.
Hoeveel stoelen en programma's heb ik nodig voor een strijkorkestconcert?: Tel de bevestigde bezoekers en reserveer enkele extra publieksstoelen voor onverwachte bezoekers. Druk minimaal één programma per aangemelde bezoeker af en voeg ongeveer 10 procent extra exemplaren toe voor verlies of last-minute gasten.
Wanneer moet ik catering voor een strijkorkestconcert inkopen?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en bereken daarna de hoeveelheden op basis van de bezoekerslijst en het orkest. Koop houdbare producten enkele dagen eerder; gekoelde catering bewaar je pas kort voor het concert in koelboxen of koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.