Leichtathletikwettkampf organisieren: der richtige Ablauf

Ein Leichtathletikwettkampf steht und fällt mit einem klaren Ablauf vor dem ersten Start. Lege zuerst Disziplinen und Reglement fest, öffne danach die Anmeldung und teile Helfer sowie Offizielle ein. Erst wenn Meldungen und Zeitplan stehen, lohnt sich die genaue Vorbereitung von Startlisten, Material, Verpflegung und Aufbau. Plane außerdem Zeit für Nachmeldungen, technische Kontrollen und die Ergebnisausgabe ein – diese Punkte werden bei Wettkämpfen am häufigsten zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfdisziplinen festlegen
3 Personen
2
Spielreglement kontrollieren
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige einteilen
2 Personen
8
Offizielle bestätigen
9
Reservierungen vornehmen
10
Wettkampfplan veröffentlichen
2 Personen
11
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
12
Startnummern drucken
2 Personen
13
Ergebnisformulare ausdrucken
2 Personen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Preise und Medaillen bestellen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Wettkampfmaterial prüfen
3 Personen
19
Batterien aufladen
20
Startnummern sortieren
2 Personen
21
Catering vorbereiten
4 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Gelände inspizieren
3 Personen
24
Zelte aufbauen
6 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
26
Start- und Zielzone markieren
4 Personen
27
Leichtathletik-Stationen aufbauen
6 Personen
28
Hürden und Blöcke bereitlegen
4 Personen
29
Hochsprunganlage aufbauen
3 Personen
30
Weitsprunggrube vorbereiten
3 Personen
31
Wurfmaterialien bereitstellen
4 Personen
32
Zeitmessung installieren
3 Personen
33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
34
Anmeldetisch einrichten
3 Personen
35
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Offizielle instruieren
3 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Teilnehmende empfangen
6 Personen
41
Startnummern ausgeben
3 Personen
42
Nachmeldungen bearbeiten
2 Personen
43
Aufwärmen betreuen
2 Personen
44
Eröffnungsbriefing durchführen
2 Personen
45
Wettkampfteile betreuen
12 Personen
46
Zeiten und Distanzen erfassen
5 Personen
47
Startgruppen ausrufen
2 Personen
48
Publikum informieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Brötchen und Snacks servieren
4 Personen
52
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
53
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
54
Ergebnisse prüfen
3 Personen
55
Preisverleihung durchführen
4 Personen
56
Abschlussansagen machen
2 Personen
57
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

58
Wettkampfmaterial sammeln
6 Personen
59
Zeitmessung abbauen
3 Personen
60
Beschallungsanlage aufräumen
2 Personen
61
Zelte abbauen
6 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Gelände müllfrei machen
6 Personen
65
Cateringreste kühlen
2 Personen
66
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
67
Materialien zurückbringen
3 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Ergebnisse online veröffentlichen
2 Personen
70
Nachricht an Teilnehmende senden
71
Ausgaben und Belege verarbeiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
KlappischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

StartblöckeAnz. 8
HürdenAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 12
KugelnAnz. 8
SpeereAnz. 6
DiskuswurfAnz. 6
HochsprunglattenAnz. 4
HochsprungständerAnz. 2
FallschutzmattenAnz. 2
MessbänderAnz. 6
MessstäbeAnz. 4
Startpistole
Startpistolenkappen
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
FeldmarkerAnz. 4

Ausstattung

Elektronische Zeitmessung
StoppuhrenAnz. 8
LaptopAnz. 2
Drucker
FunkgeräteAnz. 8
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
GeländeschilderAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 12
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Registrierung

StartnummernhalterAnz. 350
Offizielle BadgesAnz. 30
ArmbänderAnz. 400
KlemmbretterAnz. 20
KugelschreiberAnz. 40

Preise

MedaillenAnz. 120
BecherAnz. 12
ZertifikateAnz. 350

Büro

A4-PapierAnz. 2
PermanentmarkerAnz. 20
KlebebandAnz. 12
ScherenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche den Wettkampfplan erst, wenn die Meldungen geprüft sind. Berücksichtige dabei Überschneidungen zwischen Lauf, Sprung und Wurf sowie genügend Zeit für Gerätewechsel und Messungen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und nicht erst am Wettkampftag. Eine Woche vorher lassen sich Cateringmengen, Kühlboxen und Sonderkost noch zuverlässig planen.
Ordne Startnummern, Startlisten und Ergebnisformulare spätestens am Vortag nach Disziplin und Startzeit. So verliert das Wettkampfbüro morgens keine Zeit mit Sortieren und Nachdrucken.
Prüfe Sportmaterial und Technik mindestens 24 Stunden vor dem Aufbau: Startblöcke, Hürden, Messgeräte, Zeitmessung, Drucker, Funkgeräte und geladene Akkus müssen einsatzbereit sein.
Plane den Aufbau des Geländes rückwärts vom ersten Start. Zelte, Tische, Absperrungen und Beschallung sollten vor dem Einlass stehen; markiere außerdem Lauf- und Wurfbereiche, damit Wege und Sicherheitszonen eindeutig sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Leichtathletikwettkampf planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Disziplinen, Reglement und Reservierungen. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet bleiben, damit Startlisten, Helfereinteilung und Verpflegung rechtzeitig angepasst werden können.
Wann sollte der Wettkampfplan veröffentlicht werden?: Veröffentliche den endgültigen Plan idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Wettkampf. Warte damit, bis Meldungen geprüft, Startzeiten abgestimmt und Teilnehmerinformationen versendet sind.
Wie viele Helfer braucht ein Leichtathletikwettkampf?: Plane pro gleichzeitig laufender Disziplin mindestens 2 bis 4 Helfer ein, zusätzlich Verantwortliche für Wettkampfbüro, Aufruf, Verpflegung und Erste Hilfe. Bei mehreren parallelen Anlagen steigt der Bedarf entsprechend.
Wann muss man das Wettkampfmaterial kontrollieren?: Kontrolliere das Material spätestens am Vortag und prüfe am Veranstaltungsmorgen nur noch die Vollständigkeit. Elektronische Zeitmessung, Drucker, Funkgeräte und Akkus sollten mindestens 24 Stunden vorher getestet und geladen werden.

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