Beiratstreffen organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Beiratstreffen braucht mehr Vorbereitung als nur eine Einladung und einen Sitzungstisch. Lege zuerst Datum, Ort und Tagesordnung fest, danach folgen Anmeldungen, Referenten, Catering und die technische Prüfung. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten und ein früher Raumcheck: Präsentationsbildschirm, Mikrofon, Sitzordnung, Namensschilder sowie Kaffee und Tee müssen vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen. Diese Checkliste führt dich durch alle Planungsschritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Tagesordnung erstellen
2 Personen
Referenten und Moderatoren bestätigen
Location reservieren
Catering bestellen
Präsentationsmaterial sammeln
Präsentation prüfen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Namensschilder vorbereiten
Notizblätter vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
Catering vorbereiten
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
Infotisch einrichten
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung betreuen
Präsentation moderieren
2 Personen
Diskussionsrunde moderieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Aktionspunkte festhalten
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr und Besteck auffüllen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
Letzte Fragerunde moderieren
2 Personen
Abschluss organisieren
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essensreste sicher aufbewahren
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Geräte ausschalten
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Protokoll ausarbeiten
Aktionspunkte verteilen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 36
- DesserttellerAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 36
- GläserAnz. 48
- TassenAnz. 36
- Abendbesteck-SetsAnz. 36
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Materialien
- NamensschilderAnz. 36
- NotizblöckeAnz. 36
- KugelschreiberAnz. 40
- A4-Druckpapier
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 2
- StifteAnz. 12
- KlebezettelAnz. 6
- StimmkartenAnz. 120
- StiftehalterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- TischschilderAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllsäckeAnz. 30
- PutzlappenAnz. 12
- SpülwannenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Ort und Tagesordnung abgestimmt sind. Bitte um Rückmeldung bis zu einem festen Termin, damit du die endgültige Teilnehmerliste, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig vorbereiten kannst.
- Bestätige Referenten und Moderatoren spätestens 7 Tage vor dem Treffen. Sammle ihre Präsentationen, prüfe sie auf dem vorgesehenen Laptop und teste jede Datei mit dem Beamer oder Präsentationsbildschirm.
- Plane das Catering anhand der bestätigten Anmeldungen und bestelle Getränke mit Reserve. Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor Beginn bereit und kühle die Getränke früh genug, damit nicht erst während der ersten Sitzung nachgekauft werden muss.
- Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor dem offiziellen Beginn. Kontrolliere Raum, Tische, Stühle, Buffetische, Kleiderständer und den Infotisch, bevor du die Sitzordnung und die Materialien verteilst.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Präsentation mindestens 30 Minuten vor dem Start. Lege pro Teilnehmer ein Namensschild, einen Notizblock und einen Kugelschreiber aus und halte zusätzliche Exemplare am Infotisch bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Beiratstreffen planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Treffen sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tagesordnung und Referenten weitgehend feststehen.
- Wann sollte die Einladung zum Beiratstreffen verschickt werden?
- Verschicke die Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor dem Treffen, damit Catering und Teilnehmerliste noch angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Beiratstreffen?
- Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau und weitere 30 Minuten für den Techniktest ein. So bleiben insgesamt 90 Minuten, um Tische, Stühle, Materialien, Catering, Präsentation und Mikrofon ohne Zeitdruck zu prüfen.
- Was muss man beim Beiratstreffen an Technik prüfen?
- Prüfe Laptop, Beamer oder Präsentationsbildschirm, Projektionsleinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Der vollständige Test sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn mit der tatsächlichen Präsentation durchgeführt werden.
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