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Stadtrallye organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Stadtrallye braucht mehr Vorbereitung als nur eine gute Route. Du legst zuerst Strecke, Start und Ziel fest, entwickelst danach Regeln und Aufgaben und teilst die Betreuung ein. In den letzten Tagen zählen vor allem Ausdrucke, Team-Pakete, geladene Telefone und eine getestete Wetteralternative. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Engpässe an Checkpoints und beim Start zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Checkpoint-Standorte auswählen

    2 Personen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Spielregeln und Punktesystem erstellen

    2 Personen

  • Aufgaben pro Checkpoint schreiben

    3 Personen

  • Teilnehmerliste anlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Betreuer und Checkpoint-Stationen einteilen

    2 Personen

  • Teams zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route und Zeiten final festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Aufgaben ausdrucken

    2 Personen

  • Routenkarten und Scorekarten drucken

    2 Personen

  • Team- und Checkpoint-Pakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien und Einkäufe besorgen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Telefone und Powerbanks aufladen

    2 Personen

  • Checkpoint-Betreuer briefen

    2 Personen

  • Wetteralternative bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Startort öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Starttheke einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musik und Lautsprecher testen

    2 Personen

  • Checkpoint-Materialien bereitlegen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Snacks und Mittagessen bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teams und Spielregeln erklären

    2 Personen

  • Teamfotos machen

    2 Personen

  • Rallye offiziell starten

    2 Personen

  • Checkpoint 1 besetzen

    2 Personen

  • Checkpoint zwei besetzen

    2 Personen

  • Checkpoint drei besetzen

    2 Personen

  • Checkpoint vier besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer unterwegs begleiten

    2 Personen

  • Wertungszettel kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Ankunftsteams registrieren

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck auffüllen

    2 Personen

  • Endergebnisse berechnen

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Musik und Tanz begleiten

    2 Personen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration und Beschilderung entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    3 Personen

  • Küche und Buffet reinigen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Wegweiser und Markierungen entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Endabrechnung prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • StehtischeAnz. 4
  • FestzeltAnz. 2
  • Buffet-TischAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • MegafoneAnz. 2
  • MobiltelefoneAnz. 6

Routenmaterial

  • KlemmbretterAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • WegweiserAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • Wasserdichte DokumentenhüllenAnz. 30

Spielmaterial

  • StoppuhrenAnz. 8
  • Hütchen für SpieleAnz. 40
  • TennisbälleAnz. 20
  • SeilAnz. 4
  • AugenbindenAnz. 12
  • Becher für AufgabenAnz. 40
  • WürfelAnz. 12
  • AnzeigetafelAnz. 2
  • MarkerAnz. 24
  • StifteAnz. 60
  • NotizblöckeAnz. 50

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • TeamaufkleberAnz. 60
  • PreiseAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • IsolierzangenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Start und Ziel mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend zu Fuß auf sichere Übergänge, Engstellen und Stellen, an denen Wegweiser oder Absperrband nötig sind.
  • Plane pro Checkpoint eine klare Aufgabe, eine Zeitvorgabe und eine verantwortliche Person ein. Briefing und Materialpakete sollten spätestens 3 Tage vor der Rallye vollständig zusammengestellt sein.
  • Drucke Routenkarten, Scorekarten und Aufgaben nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne pro Team mit mindestens einem Klemmbrett und einer wasserdichten Dokumentenhülle; lege außerdem Ersatzexemplare bereit.
  • Lade Mobiltelefone und Powerbanks am Vorabend vollständig auf. Für die Kommunikation sollten Checkpoint-Betreuer die wichtigsten Telefonnummern, die Route und einen festen Zeitpunkt für Rückmeldungen erhalten.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über die Alternative. Plane auch bei gutem Wetter einen trockenen Ort oder eine angepasste Station ein, damit die Rallye nicht kurzfristig ausfällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Stadtrallye planen?
Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Einladungen, Teams und Checkpoint-Standorte feststehen.
Wie viele Checkpoints braucht eine Stadtrallye?
Für eine Rallye von etwa 2 bis 3 Stunden sind meist 4 bis 6 Checkpoints gut handhabbar. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten Reserve für Wege, Verzögerungen und unvollständige Aufgaben ein.
Was muss ich für jeden Checkpoint vorbereiten?
Packe pro Station die Aufgabe, Bewertungsunterlagen, Schreibmaterial und benötigte Spielmaterialien zusammen. Gib jedes Paket spätestens 1 Tag vorher an die zuständige Betreuungsperson und beschrifte es deutlich.
Wann sollte ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
Sende die wichtigsten Informationen 5 bis 7 Tage vor der Stadtrallye: Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Kleidung, Routehinweise und Kontaktnummer. Eine kurze Wetter- und Ablaufbestätigung folgt am Vorabend.

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