Checklist pour organiser un rallye urbain

Un rallye urbain se prépare d’abord sur une carte, puis sur le terrain. Cette checklist vous aide à enchaîner les étapes dans le bon ordre : itinéraire, autorisations, équipes, épreuves, matériel et accueil. Prévoyez un responsable pour chaque checkpoint et transmettez les consignes avant le jour J. Les dernières vérifications portent sur la météo, les horaires, les batteries et l’alternative prévue en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Sélectionner les emplacements des checkpoints
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Créer les règles du jeu et le comptage des points
2 personnes
Rédiger les épreuves pour chaque checkpoint
3 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les accompagnateurs et les postes de checkpoint
2 personnes
Former les équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Finaliser le parcours et les horaires
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Imprimer les consignes
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire et les feuilles de score
2 personnes
Composer les kits d'équipe et de point de contrôle
3 personnes
Acheter le matériel et les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
Briefer les encadrants des checkpoints
2 personnes
Prévoir une alternative en cas de météo défavorable
2 personnes

Événement

Ouvrir le point de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester la musique et les enceintes
2 personnes
Préparer le matériel de checkpoint
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
Prendre des photos d’équipe
2 personnes
Lancer officiellement le rallye
2 personnes
Tenir le checkpoint 1
2 personnes
Tenir le checkpoint deux
2 personnes
Tenir le point de contrôle trois
2 personnes
Tenir le checkpoint quatre
2 personnes
Accompagner les participants en route
2 personnes
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Enregistrer les équipes à l’arrivée
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Calculer les scores finaux
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Assurer la remise des prix
2 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration et la signalétique
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer les flèches et marquages du parcours
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 50
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Mégaphonesqté 2
Téléphones portablesqté 6

Matériel de parcours

Presse-papiersqté 12
Cônesqté 20
Panneaux indicateursqté 20
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Chemises imperméables pour documentsqté 30

Matériel de jeu

Chronomètresqté 8
Cônes de jeuqté 40
Balles de tennisqté 20
Cordeqté 4
Masquesqté 12
Trophées pour les missionsqté 40
Désqté 12
Tableau des scoresqté 2
Marqueursqté 24
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Autocollants d'équipeqté 60
Prixqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Pinces isoléesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Balaisqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’écrire les épreuves : vérifiez chaque checkpoint à pied, mesurez les temps de déplacement et prévoyez une marge de 10 à 15 minutes par étape.
Répartissez les participants en équipes avant l’arrivée. Envoyez les horaires, le point de départ, la durée prévue, les besoins alimentaires et les consignes pratiques au moins 7 jours à l’avance.
Préparez un kit par équipe et par checkpoint : feuille de score, consignes, stylo, chronomètre et documents protégés dans une chemise imperméable. Gardez au moins 2 exemplaires de secours au départ.
Briefez les encadrants 30 à 45 minutes avant le lancement. Donnez à chacun son emplacement, l’épreuve à faire passer, le barème, le contact d’urgence et la procédure si une équipe est en retard.
Contrôlez la météo 48 heures puis 6 heures avant le rallye. Décidez à l’avance si vous déplacez certaines épreuves, réduisez le parcours ou utilisez l’alternative prévue, au lieu d’improviser sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye urbain ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un rallye avec plusieurs checkpoints. Les autorisations, les inscriptions, la création des épreuves et la vérification du parcours prennent généralement plus de temps que l’achat du matériel.
Combien de checkpoints prévoir pour un rallye urbain ?: Pour une activité de 2 à 3 heures, comptez généralement 5 à 8 checkpoints. Ajoutez environ 10 à 15 minutes par déplacement et gardez une marge pour les équipes qui prennent du retard.
Quand envoyer les invitations pour un rallye urbain ?: Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la date, puis clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de former les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les accompagnateurs.
Que prévoir en cas de pluie pour un rallye urbain ?: Préparez un plan B au moins 48 heures avant l’événement : parcours raccourci, épreuves déplacées à l’abri ou activité de remplacement. Protégez les feuilles de score et les consignes avec des chemises imperméables, et communiquez la décision au plus tard la veille.

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