Eine Stadtrallye Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Stadtrallye entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Lege zuerst Route, Start und Ziel fest, prüfe danach Sicherheit und Genehmigungen und entwickle erst dann Regeln und Aufgaben. Anschließend folgen Anmeldungen, Teams und die Einteilung der Checkpoint-Betreuer. In der letzten Woche werden Unterlagen, Spielmaterial, Verpflegung und eine Wetteralternative vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Checkpoint-Standorte auswählen
2 Personen
4
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
5
Spielregeln und Punktesystem erstellen
2 Personen
6
Aufgaben pro Checkpoint schreiben
3 Personen
7
Teilnehmerliste anlegen
8
Einladungen verschicken
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Betreuer und Checkpoint-Stationen einteilen
2 Personen
12
Teams zusammenstellen
2 Personen
13
Teilnehmerinformationen versenden
14
Wettervorhersage prüfen
15
Route und Zeiten final festlegen
2 Personen
16
Genehmigungen und Meldungen prüfen
17
Aufgaben ausdrucken
2 Personen
18
Routenkarten und Scorekarten drucken
2 Personen
19
Team- und Checkpoint-Pakete zusammenstellen
3 Personen
20
Materialien und Einkäufe besorgen
2 Personen
21
Catering vorbereiten
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Telefone und Powerbanks aufladen
2 Personen
24
Checkpoint-Betreuer briefen
2 Personen
25
Wetteralternative bereitstellen
2 Personen

Event

26
Startort öffnen
2 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Starttheke einrichten
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Musik und Lautsprecher testen
2 Personen
31
Checkpoint-Materialien bereitlegen
4 Personen
32
Wegweiser aufstellen
3 Personen
33
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
37
Teams und Spielregeln erklären
2 Personen
38
Teamfotos machen
2 Personen
39
Rallye offiziell starten
2 Personen
40
Checkpoint 1 besetzen
2 Personen
41
Checkpoint zwei besetzen
2 Personen
42
Checkpoint drei besetzen
2 Personen
43
Checkpoint vier besetzen
2 Personen
44
Teilnehmer unterwegs begleiten
2 Personen
45
Wertungszettel kontrollieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Snacks nachfüllen
2 Personen
48
Ankunftsteams registrieren
2 Personen
49
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
50
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
51
Abendessen servieren
4 Personen
52
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
53
Endergebnisse berechnen
2 Personen
54
Gewinner bekanntgeben
55
Preisverleihung durchführen
2 Personen
56
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
57
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
58
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Dekoration und Beschilderung entfernen
3 Personen
60
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
61
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
62
Geschirr und Besteck abwaschen
3 Personen
63
Küche und Buffet reinigen
2 Personen
64
Ort sauber übergeben
3 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
67
Wegweiser und Markierungen entfernen
2 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Endabrechnung prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 50
StehtischeAnz. 4
FestzeltAnz. 2
Buffet-TischAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare GläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 30
BestecksetsAnz. 50
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
MegafoneAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 6

Routenmaterial

KlemmbretterAnz. 12
KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
WarnwestenAnz. 12
Wasserdichte DokumentenhüllenAnz. 30

Spielmaterial

StoppuhrenAnz. 8
Hütchen für SpieleAnz. 40
TennisbälleAnz. 20
SeilAnz. 4
AugenbindenAnz. 12
Becher für AufgabenAnz. 40
WürfelAnz. 12
AnzeigetafelAnz. 2
MarkerAnz. 24
StifteAnz. 60
NotizblöckeAnz. 50

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
TeamaufkleberAnz. 60
PreiseAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
IsolierzangenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
BesenAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für jeden Checkpoint ein klares Zeitfenster und eine verantwortliche Person ein. Rechne zusätzlich 10 bis 15 Minuten Reserve für Verzögerungen auf der Strecke ein.
Teste die Route vorab zu Fuß und prüfe besonders Straßenquerungen, Baustellen und schlecht erkennbare Abzweigungen. Markiere kritische Stellen mit Wegweisern, Warnwesten oder Absperrband.
Drucke Aufgaben, Routenkarten und Scorekarten mindestens zwei Tage vorher. Packe für jedes Team ein vollständiges Set und bewahre wichtige Unterlagen zusätzlich in wasserdichten Dokumentenhüllen auf.
Brief die Checkpoint-Betreuer spätestens am Vortag: Sie brauchen Regeln, Punktesystem, Zeitvorgaben und eine Telefonnummer für Rückfragen. Lade außerdem Mobiltelefone und Powerbanks vollständig auf.
Kläre Ernährungswünsche frühzeitig und plane Getränke nicht erst am Veranstaltungstag. Kühle sie am Vorabend und richte für Start oder Ziel einen festen Bereich mit Buffet-Tisch, Geschirr und Sitzgelegenheiten ein.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Stadtrallye?: Für eine Stadtrallye mit mehreren Checkpoints solltest du etwa vier bis sechs Wochen einplanen. Route, Start- und Zielort sowie Genehmigungen sollten spätestens drei Wochen vorher feststehen.
Wie viele Checkpoints braucht eine Stadtrallye?: Für eine Veranstaltung von zwei bis drei Stunden sind meist vier bis sechs Checkpoints gut handhabbar. Plane pro Station ungefähr 10 bis 20 Minuten und berücksichtige die Wegzeit zwischen den Aufgaben.
Wann soll ich die Einladungen für eine Stadtrallye verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 10 bis 14 Tagen. So bleibt genug Zeit, Teams zu bilden, Ernährungswünsche zu erfassen und Betreuer einzuteilen.
Was brauche ich bei schlechtem Wetter für eine Stadtrallye?: Lege mindestens drei bis fünf Tage vorher fest, welche Aufgaben bei Regen angepasst oder an einen überdachten Ort verlegt werden. Informiere alle Teilnehmenden spätestens am Vorabend über die Wetteralternative und den aktualisierten Treffpunkt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.