Rally urbano: checklist para organizarlo sin perder detalles

Organizar un rally urbano implica mucho más que elegir una ruta y preparar algunas pruebas. Hay que cerrar los puntos de control, comprobar la seguridad del recorrido, repartir responsables y dejar claras las reglas y la puntuación. Esta checklist reúne 69 tareas y 57 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde la fecha y las inscripciones hasta los mapas, los paquetes de equipo y el catering. También contempla lo que suele quedarse para el último momento: permisos, previsión meteorológica, baterías y plan de lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la ubicación de salida y llegada
Seleccionar ubicaciones de puntos de control
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Crear las reglas del juego y la puntuación
2 personas
Escribir tareas por checkpoint
3 personas
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir a los guías y los puestos de control
2 personas
Formar equipos
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar ruta y horarios
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Imprimir las tareas
2 personas
Imprimir mapas de ruta y tarjetas de puntuación
2 personas
Preparar paquetes para equipos y puntos de control
3 personas
Comprar materiales y provisiones
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cargar teléfonos y powerbanks
2 personas
Informar a los guías de los puntos de control
2 personas
Preparar plan alternativo por lluvia
2 personas

Evento

Abrir el punto de salida
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la música y los altavoces
2 personas
Preparar el material de los controles
4 personas
Colocar flechas de ruta
3 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Atender la mesa de inscripción
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Explicar los equipos y las reglas del juego
2 personas
Hacer fotos de equipo
2 personas
Dar inicio oficial al rally
2 personas
Atender el checkpoint uno
2 personas
Cubrir el checkpoint dos
2 personas
Atender el punto de control tres
2 personas
Poner personal en el checkpoint cuatro
2 personas
Acompañar a los participantes de camino
2 personas
Comprobar las tarjetas de puntuación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Registrar la llegada de los equipos
2 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Servir la cena
4 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Calcular las puntuaciones finales
2 personas
Anunciar al ganador
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la música y el baile
2 personas
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar la decoración y la señalización
3 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Recoger las mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Limpiar la cocina y el bufé
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar las flechas y marcas del recorrido
2 personas
Recoger objetos perdidos
Comprobar la liquidación final

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 50
Mesas altascant. 4
Carpa plegablecant. 2
Mesa del bufécant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 50
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 70
Tazas de cafécant. 30
Cubiertoscant. 50
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Megáfonoscant. 2
Teléfonos móvilescant. 6

Material para la ruta

Portapapelescant. 12
Conoscant. 20
Carteles direccionalescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Fundas impermeables para documentoscant. 30

Material de juego

Cronómetroscant. 8
Conos para juegoscant. 40
Pelotas de teniscant. 20
Cuerdacant. 4
Antifacescant. 12
Tazas para tareascant. 40
Dadoscant. 12
Marcadorcant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 24
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 50

Decoración

Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Pegatinas del equipocant. 60
Premioscant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Pinzas aislantescant. 4

Limpieza

Aspiradora
Escobascant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los horarios al menos 7 días antes. Recorre el itinerario completo y comprueba que cada punto de control tenga espacio, cobertura y una alternativa cercana.
Asigna un guía o responsable a cada punto de control y entrégale las instrucciones, el material y un teléfono cargado. Hazlo como mínimo 24 horas antes de la salida.
Prepara un paquete por equipo y otro por punto de control: tareas impresas, mapa, tarjeta de puntuación, portapapeles y fundas impermeables para los documentos.
Calcula las bebidas por fases: reserva entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y enfríalas con antelación en neveras portátiles con hielo.
No dejes el plan de lluvia para el mismo día. Define una ruta alternativa, avisa a los participantes y confirma quién moverá los carteles, conos y materiales si cambia la previsión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un rally urbano?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar la salida y la llegada, revisar permisos y gestionar inscripciones. La ruta, las pruebas y los responsables deberían quedar cerrados al menos 7 días antes.
¿Qué hay que preparar el día antes de un rally urbano?: Imprime las tareas, mapas y tarjetas de puntuación, monta los paquetes, carga teléfonos y baterías externas y enfría las bebidas. También conviene enviar la información final a los participantes 24 horas antes.
¿Cuántas personas hacen falta para organizar un rally urbano?: Además de la persona coordinadora, calcula al menos un responsable por punto de control y una persona para la salida y la llegada. Para un rally con 4 puntos de control, trabaja con un mínimo de 6 personas.
¿Qué hago si llueve durante un rally urbano?: Ten preparada una ruta alternativa y decide con al menos 24 horas de antelación si se mantiene el recorrido. Protege mapas y tareas con fundas impermeables y avisa a todos los equipos antes de la salida.

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