Stadsrally organiseren: checklist en planning

Een stadsrally staat of valt met een route die haalbaar is, duidelijke opdrachten en een goede overdracht tussen checkpoints. Leg eerst datum, start- en eindlocatie en route vast; werk daarna de spelregels, puntentelling en opdrachten uit. In de laatste week regel je deelnemers, begeleiders, vergunningen en materialen. Op de dag zelf draait alles om briefen, printwerk, opgeladen telefoons en een plan voor slecht weer. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te hoeven oplossen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Checkpointlocaties selecteren
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Spelregels en puntentelling maken
2 personen
Opdrachten per checkpoint schrijven
3 personen
Deelnemerslijst aanleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Begeleiders en checkpointposten indelen
2 personen
Teams samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route en tijden definitief maken
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Opdrachten printen
2 personen
Routekaarten en scorekaarten printen
2 personen
Team- en checkpointpakketten samenstellen
3 personen
Materialen en boodschappen inkopen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen
Checkpointbegeleiders briefen
2 personen
Weersalternatief klaarzetten
2 personen

Event

Startlocatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Muziek en speakers testen
2 personen
Checkpointmaterialen klaarleggen
4 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams en spelregels uitleggen
2 personen
Teamfoto's maken
2 personen
Rally officieel starten
2 personen
Checkpoint één bemannen
2 personen
Checkpoint twee bemannen
2 personen
Checkpoint drie bemannen
2 personen
Checkpoint vier bemannen
2 personen
Deelnemers onderweg begeleiden
2 personen
Scorekaarten controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Aankomstteams registreren
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
4 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Eindscores berekenen
2 personen
Winnaar bekendmaken
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Dranken en snacks aanvullen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Versiering en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Keuken en buffet schoonmaken
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Routepijlen en markeringen verwijderen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Partytentaantal 2
Buffettafelaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Megafonenaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 6

Routebenodigdheden

Klembordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 12
Waterdichte documenthoezenaantal 30

Spelmateriaal

Stopwatchesaantal 8
Pionnen voor spellenaantal 40
Tennisballenaantal 20
Touwaantal 4
Blinddoekenaantal 12
Bekers voor opdrachtenaantal 40
Dobbelstenenaantal 12
Scorebordaantal 2
Markeerstiftenaantal 24
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 50

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Teamstickersaantal 60
Prijzenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Isolatietangenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige route vooraf op looptijd, veiligheid en bereikbaarheid. Plan per checkpoint een duidelijke aankomsttijd en houd extra tijd vrij voor teams die vertragen.
Maak opdrachten per checkpoint kort genoeg om binnen 10 tot 15 minuten uit te voeren. Noteer per opdracht ook de oplossing, maximale score en benodigde materialen voor de begeleider.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, locatie, teamindeling, route-instructies, contactnummer, kledingadvies en wat ze zelf moeten meenemen.
Brief checkpointbegeleiders op één vast moment, bij voorkeur 1 dag vooraf. Geef iedereen een pakket met opdracht, scorekaart, telefoonnummer van de organisatie en instructies voor uitloop of problemen.
Maak naast de route een weeralternatief en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf opnieuw. Leg routekaarten, scorekaarten en opdrachten waterdicht klaar en laad telefoons en powerbanks volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een stadsrally te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een stadsrally met meerdere checkpoints. In de eerste 2 weken leg je datum, locaties, route en spelopzet vast; in de laatste week regel je deelnemers, materialen en briefing.
Hoeveel checkpoints heeft een stadsrally nodig?: Voor een programma van ongeveer 2 tot 3 uur zijn 4 tot 6 checkpoints meestal werkbaar. Plan per checkpoint 10 tot 15 minuten voor de opdracht en houd onderweg tijd over voor lopen, zoeken of vertraging.
Wanneer moet ik de route van een stadsrally definitief maken?: Maak de route uiterlijk 7 dagen vooraf definitief, nadat je veiligheid, tijden en checkpointlocaties hebt gecontroleerd. Controleer haar 24 uur voor de start nog één keer op werkzaamheden, afsluitingen en weersproblemen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een stadsrally?: Plan minimaal één begeleider per checkpoint en één centrale organisator voor de start, finish en noodgevallen. Bij 5 checkpoints heb je dus minstens 6 mensen nodig; voeg extra begeleiding toe wanneer teams tegelijk vertrekken of de route druk is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.