Eine Spielemesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe dabei Tischflächen, Stromanschlüsse, Lagerbereich, Einlasszeiten sowie die zulässige Besucherzahl. Gerade zusätzliche Aufbauzeit wird sonst oft zu spät angefragt.
• Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Standgröße, benötigte Tische und eine Anmeldefrist feststehen. Schließe die Ausstellerliste idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Messe, damit du Plätze, Namensschilder und den Lageplan erstellen kannst.
• Plane Turniere nicht nur nach Spiel und Startzeit: Lege pro Turnier Tischzahl, Rundenlänge, Anmeldung und Preise fest. Rechne zusätzlich 15 Minuten Puffer zwischen den Runden ein, damit Verzögerungen nicht das gesamte Programm verschieben.
• Kläre Lieferungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein; Kaffee, Geschirr und Serviermaterial gehören an einen festen Ausgabeort, damit Helfer nicht während des Betriebs suchen müssen.
• Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Besucherstart. Baue zuerst Empfangstheke, Tische, Stromversorgung und Orientierung auf, empfange danach die Aussteller und richte Demo- und Turniertische ein – so bleibt Zeit für fehlende Spiele oder Kabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Spielemesse organisieren?

Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Termin und Location. Aussteller, Anmeldeformular und Werbung folgen danach; 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten die Anmeldungen geschlossen sein.

Wie viele Tische braucht man für eine Spielemesse?

Das hängt von Standgröße und Programm ab, aber plane für jeden Aussteller die vereinbarte Tischfläche plus eigene Demo- und Turniertische ein. Erstelle den Lageplan spätestens 2 Wochen vorher und halte 1 bis 2 Ersatztische bereit.

Wann sollte man die Aussteller einer Spielemesse einteilen?

Teile die Aussteller nach Ende der Anmeldefrist ein, idealerweise 3 Wochen vor der Messe. Schicke Standplatz, Aufbauzeit und benötigte Ausstattung spätestens 7 Tage vorher verbindlich an alle Beteiligten.

Wie viel Aufbauzeit braucht eine Spielemesse?

Plane mindestens 2 Stunden für Empfang, Mobiliar, Strom, Beschilderung und Spieltische ein. Bei vielen Ausstellern oder Lieferungen sind 3 Stunden realistischer, damit die Aussteller nicht erst kurz vor Einlass beginnen.

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