Zo organiseer je een spellenbeurs zonder last-minute chaos
Een spellenbeurs begint niet bij het neerzetten van tafels, maar bij de combinatie van datum, locatie en standhouders. Leg eerst vast hoeveel ruimte je nodig hebt voor stands, demo’s, toernooien en ontvangst. Daarna bouw je het programma op rond aanmeldingen, leveringen en vrijwilligers. Op de beursdag draait alles om een duidelijke plattegrond, een werkende ontvangstbalie en een opbouwschema waarmee standhouders niet tegelijk door dezelfde deur hoeven.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Beursdatum vastleggen
- 3
Standhouders benaderen
2 personen
- 4
Aanmeldformulier publiceren
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Promotie online plaatsen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Standhouders indelen
2 personen
- 9
Speltoernooien plannen
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Leveringen afspreken
- 12
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 13
Plattegrond maken
2 personen
- 14
Programma afdrukken
- 15
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Spellen controleren
3 personen
- 18
Dranken koud zetten
2 personen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
- 21
Tafels opstellen
4 personen
- 22
Stoelen plaatsen
3 personen
- 23
Standhouders ontvangen
3 personen
- 24
Standhouders laten opbouwen
4 personen
- 25
Demo- en toernooitafels inrichten
3 personen
- 26
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 27
Catering klaarzetten
2 personen
- 28
Spelregels en prijzen klaarleggen
2 personen
- 29
Techniek en verlichting testen
2 personen
- 30
Briefing balieteam geven
3 personen
Event
- 31
Deuren openen
3 personen
- 32
Bezoekers registreren
3 personen
- 33
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 34
Demo's begeleiden
4 personen
- 35
Toernooien begeleiden
3 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Hapjes aanvullen
2 personen
- 38
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
- 39
Gevonden voorwerpen registreren
- 40
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
- 41
Standhouders laten afbouwen
4 personen
- 42
Spellen en materialen verzamelen
3 personen
- 43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Locatie schoonmaken
4 personen
- 46
Afvalcontainers legen
2 personen
- 47
Verlichting uitschakelen
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 49
Standhouders informeren over afhandeling
- 50
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 60
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 24
- Presentatiepanelenaantal 8
Apparatuur
- Kassaboxenaantal 3
- Pinapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- Laptopsaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
Spelmateriaal
- Demospellenaantal 30
- Toernooispellenaantal 6
- Dobbelstenenaantal 30
- Speelkaartenaantal 20
- Scoreblokkenaantal 12
- Spelfichesaantal 10
- Prijzenaantal 12
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Dienbladenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Beursbannersaantal 4
- Naambadgehoudersaantal 40
- Lanyardsaantal 40
- Inschrijfformulierenaantal 300
- Programmafoldersaantal 300
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 24
- Stiftenaantal 12
- Plakbandrollenaantal 8
- Schaaraantal 6
Verlichting
- LED-lampenaantal 10
- Lichtsnoerenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra je een richtaantal standhouders hebt. Plan naast de standruimte ook plek voor ontvangst, wachtrijen, demo- en toernooitafels, statafels en opslag van verpakkingen.
- Benader standhouders vóór je de promotie breed verspreidt. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 4 weken voor de beurs, zodat je daarna de indeling, badges en het programma kunt afronden.
- Plan toernooien met vaste starttijden en houd per ronde 15 tot 30 minuten speling. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en leveringsinformatie; die gegevens komen anders vaak pas op de opbouwdag boven water.
- Maak de plattegrond minstens 1 week vooraf en geef elke stand een nummer. Zet demo- en toernooispellen niet op doorgaande looproutes en leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf per zone klaar.
- Werk op de beursdag met een opbouwschema in blokken van 30 minuten. Laat eerst de ontvangstbalie, tafels en bewegwijzering plaatsen, daarna standhouders opbouwen en pas vervolgens de demo- en toernooitafels controleren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een spellenbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en standhouders. Houd de aanmeldingen ongeveer 4 weken voor de beurs gesloten, zodat je nog tijd hebt voor de plattegrond, het programma en de vrijwilligersindeling.
- Hoeveel tafels heb je nodig voor een spellenbeurs?
- Reken per stand op het aantal tafels dat je vooraf afspreekt en reserveer daarnaast aparte tafels voor demo’s en toernooien. Tel minimaal 10 procent extra tafelruimte mee voor wijzigingen, gezamenlijke stands en een te krappe indeling.
- Wanneer moet je de standhoudersindeling maken?
- Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 4 weken voor de beurs. Stuur de definitieve standnummers, opbouwtijd en plattegrond uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een spellenbeurs?
- Plan minimaal één persoon voor de ontvangstbalie, één coördinator voor standhouders en één aanspreekpunt voor toernooien en demo’s. Bij een grotere beurs werkt een extra vrijwilliger per 25 tot 30 standhouders als praktische richtlijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!