Organiser un salon du jeu sans perdre le fil
Un salon du jeu se prépare d’abord comme un planning de circulation : les exposants, les tournois et l’accueil doivent pouvoir fonctionner en même temps. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis verrouille rapidement les exposants et les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les espaces, confirmer les besoins alimentaires et planifier les bénévoles. Le jour J, prévois plusieurs heures pour installer les tables, tester les jeux et préparer l’accueil avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer la date du salon
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Publier le formulaire d'inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier la promotion en ligne
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Répartir les exposants
2 personnes
- 9
Planifier les tournois de jeux
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Planifier les livraisons
- 12
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 13
Créer le plan
2 personnes
- 14
Imprimer le programme
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier les jeux
3 personnes
- 18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 19
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 20
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
- 21
Installer les tables
4 personnes
- 22
Installer les chaises
3 personnes
- 23
Accueillir les exposants
3 personnes
- 24
Faire monter les exposants
4 personnes
- 25
Installer les tables de démo et de tournoi
3 personnes
- 26
Installer la signalétique
2 personnes
- 27
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 28
Préparer les règles du jeu et les prix
2 personnes
- 29
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
- 30
Faire le briefing de l'équipe du comptoir
3 personnes
Événement
- 31
Ouvrir les portes
3 personnes
- 32
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 33
Soutenir les exposants
2 personnes
- 34
Accompagner les démonstrations
4 personnes
- 35
Animer les tournois
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 38
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
- 39
Enregistrer les objets trouvés
- 40
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 41
Faire démonter les stands
4 personnes
- 42
Rassembler les jeux et le matériel
3 personnes
- 43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 44
Faire la vaisselle
2 personnes
- 45
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 46
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
- 47
Éteindre l’éclairage
- 48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 49
Informer les exposants du déroulement
- 50
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 60
- Accueil
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 24
- Panneaux de présentationqté 8
Équipement
- Caissesqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Ordinateurs portablesqté 2
- Talkies-walkiesqté 6
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 3
Matériel de jeu
- Jeux de démonstrationqté 30
- Jeux de tournoiqté 6
- Désqté 30
- Cartes à jouerqté 20
- Feuilles de scoreqté 12
- Jetons de jeuqté 10
- Prixqté 12
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Plateauxqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Bannières du salonqté 4
- Supports de badges nominatifsqté 40
- Lanyardsqté 40
- Formulaires d'inscriptionqté 300
- Brochures du programmeqté 300
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de tableqté 24
- Marqueursqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et la date avant de contacter les exposants. Garde au moins 8 à 12 semaines entre la réservation et le salon pour publier les inscriptions, relancer les participants et ajuster le plan.
- Demande aux exposants leurs besoins dès l’inscription : table, chaise, prise électrique, livraison ou espace de démonstration. Fais la répartition au moins 7 jours avant l’événement et envoie un plan final.
- Sépare les tables de démonstration des tables de tournoi. Prévois les feuilles de score, les dés, les cartes, les jetons et les prix dans des caisses identifiées afin de ne pas chercher le matériel pendant une ronde.
- Dimensionne l’accueil pour les premières arrivées : badges, programme imprimé, caisse et terminal de paiement doivent être au même endroit. Prépare aussi une solution de secours si la connexion du terminal ne fonctionne pas.
- Commence l’installation au moins 3 heures avant l’ouverture. Mets les boissons au frais, vérifie les jeux et teste les rallonges, multiprises et ordinateurs avant de faire monter les exposants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du jeu ?
- Prévois au minimum 8 semaines pour un petit salon et plutôt 12 semaines si plusieurs exposants et tournois sont prévus. Les inscriptions et la répartition des espaces doivent être finalisées au moins 7 jours avant l’ouverture.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un salon du jeu ?
- Contacte-les dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 8 à 10 semaines avant le salon. Fixe une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant l’événement pour garder le temps de créer le plan et le programme.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un salon du jeu ?
- Réserve au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’accueil et les espaces de tournoi. Ajoute 30 minutes pour vérifier les jeux, les branchements, les badges et le matériel de paiement.
- Que faut-il préparer pour les tournois de jeux ?
- Prépare le planning des rondes, les tables dédiées, les jeux de tournoi, les feuilles de score, les accessoires et les prix au moins 48 heures à l’avance. Le jour même, garde une caisse par tournoi pour éviter les mélanges de matériel.
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