Cómo organizar una feria de juegos sin perder el control

Una feria de juegos necesita más coordinación que una reunión informal: hay expositores, demostraciones, torneos, inscripciones y varias zonas que montar. Empieza reservando el lugar y fijando la fecha; después confirma quién participa y asigna los puestos. Cuando el programa esté cerrado, prepara el plano, los voluntarios, la recepción y el material de juego. El día del evento, deja al menos dos horas para montar mesas, sillas, demostraciones y torneos antes de recibir al público.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha de la feria
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la promoción en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Asignar puestos a los expositores
2 personas
9
Planificar torneos de juegos
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Coordinar las entregas
12
Programar voluntarios
2 personas
13
Hacer el plano
2 personas
14
Imprimir el programa
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Comprobar juegos
3 personas
18
Enfriar las bebidas
2 personas
19
Abrir la ubicación
2 personas
20
Montar el mostrador de recepción
2 personas
21
Montar mesas
4 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Recibir a los expositores
3 personas
24
Coordinar el montaje de los expositores
4 personas
25
Montar las mesas de demo y torneo
3 personas
26
Colgar señalización
2 personas
27
Preparar la restauración
2 personas
28
Preparar las reglas y los premios del juego
2 personas
29
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
30
Dar la briefing al equipo de mostrador
3 personas

Evento

31
Abrir las puertas
3 personas
32
Registrar a los visitantes
3 personas
33
Apoyar a los expositores
2 personas
34
Guiar las demos
4 personas
35
Acompañar torneos
3 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Reponer los aperitivos
2 personas
38
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
39
Registrar objetos perdidos
40
Informar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

41
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
42
Reunir juegos y materiales
3 personas
43
Recoger mesas y sillas
4 personas
44
Lavar la vajilla
2 personas
45
Limpiar el lugar
4 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Apagar la iluminación
48
Devolver los objetos prestados
2 personas
49
Informar a los expositores sobre el cierre
50
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 60
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 24
Paneles de presentacióncant. 8

Equipo

Cajas de cajacant. 3
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Portátilescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 3

Material de juego

Juegos de demostracióncant. 30
Juegos de torneocant. 6
Dadoscant. 30
Cartascant. 20
Bloc de puntuacióncant. 12
Fichas de juegocant. 10
Premioscant. 12

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Bandejascant. 4
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6

Decoración

Banners de la feriacant. 4
Portanombrescant. 40
Lanyardscant. 40
Formularios de inscripcióncant. 300
Folletos del programacant. 300
Carteles direccionalescant. 12
Números de mesacant. 24
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones de expositores con al menos 2 semanas de antelación. Así puedes asignar puestos, preparar acreditaciones e imprimir un programa sin cambios de última hora.
Diseña el plano antes de montar las mesas. Separa la recepción, las mesas de demostración y los torneos, y deja pasillos suficientemente amplios para que el público circule sin interrumpir las partidas.
Programa los torneos con horarios concretos y prepara un bloc de puntuación, dados, cartas, fichas y premios para cada modalidad. Comprueba los juegos completos al menos 3 días antes.
Pregunta por preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones, no al preparar la comida. Compra y coordina las entregas cuando el número de asistentes ya esté confirmado, normalmente entre 3 y 5 días antes.
Asigna voluntarios por franjas de 2 a 3 horas y dales una forma rápida de comunicarse. Comprueba antes de abrir que recepción tiene datáfonos, cajas de caja, acreditaciones y cables alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de juegos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y contactar con los expositores. Deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, asignar puestos y publicar el programa.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de juegos?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura. Ese tiempo permite abrir el lugar, montar recepción, colocar mesas y sillas, conectar equipos y coordinar la instalación de los expositores.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de juegos?: Cierra las inscripciones de expositores unos 14 días antes del evento. Para asistentes, fija una fecha límite de 3 a 5 días antes si necesitas calcular comida, bebidas o preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar para los torneos de una feria de juegos?: Prepara el calendario, los juegos de torneo y el material de cada mesa al menos 3 días antes. Ten listos dados, cartas, fichas, hojas de puntuación y premios, y asigna un responsable por torneo.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.