Spendenabend: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung

Für einen Spendenabend brauchst du mehr als Essen und Getränke. Neben Tellern, Gläsern und Besteck müssen auch Kaffeemaschinen, Kühlboxen und Serviergeschirr bereitstehen. Für Vorträge gehören Laptop, Beamer und Projektionsleinwand auf die Liste; Namensschilder, Programmkarten und Wegweiser verhindern Rückfragen vor Ort. Plane die Mengen nach der Zahl der bestätigten Gäste und bestelle Technik sowie Mobiliar frühzeitig.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
GläserAnz. 90
WeingläserAnz. 75
KaffeetassenAnz. 75
BestecksetsAnz. 75
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
KerzenhalterAnz. 8

Kommunikation

NamensschilderAnz. 75
ProgrammkartenAnz. 75
SpendenkartenAnz. 75
WegweiserAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Besen
Kehrblech und Handfeger
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilogramm
- Teebeutel - 100 Stück
- Zucker - 1 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Rotwein - 10 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 48 Flaschen
- Baguettes - 12 Stück
- Mehrkornbrote - 6 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Hummus - 10 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Gekochter Schinken - 1 Kilogramm
- Rucola - 500 Gramm
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Gemüse-Wraps - 60 Stück
- Hühnersaté - 60 Stück
- Vegetarische Samosas - 60 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Olivenöl - 1 Liter
- Zitronensaft - 1 Flasche
- Apfelkuchen - 4 Stück
- Schlagsahne - 6 Sprühdosen
- Kekse - 6 Packungen
- Servietten - 200 Stück
- Papierhandtücher - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 10 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Teller, ein Dessertteller, ein Besteckset und mindestens ein Trinkglas ein; bei einem Menü oder längeren Abend sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Rechne für Kaffee und Tee mit einer Kaffeemaschine oder einem Wasserkocher je nach erwarteter Nutzung und halte pro 10 Gäste eine Thermoskanne oder vergleichbare Warmhaltemöglichkeit bereit.
Für das Buffet brauchst du je Speise eine Servierschale und eine Servierzange beziehungsweise einen Servierlöffel. Lege Schneidebretter und Küchenmesser spätestens am Vortag zu den Küchenmaterialien.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vorher: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und tragbarer Lautsprecher müssen geladen, verbunden und mit den gesammelten Präsentationen getestet sein.
Drucke Namensschilder, Programmkarten, Spendenkarten und Wegweiser spätestens am Tag vor der Veranstaltung. Halte einige leere Namensschilder und zusätzliche Spendenkarten als Reserve bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Spendenabend?: Du brauchst Geschirr, Gläser, Besteck, Servierschalen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen und Kühlboxen. Für den Ablauf kommen Namensschilder, Programmkarten, Spendenkarten, Wegweiser sowie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Lautsprecher hinzu.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Spendenabend?: Plane pro bestätigtem Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Besteckset und ein Glas ein. Bei mehr als einem Servicegang oder begrenzten Spülmöglichkeiten solltest du 10 bis 15 Prozent zusätzliche Teile einplanen.
Wann muss ich die Technik für den Spendenabend vorbereiten?: Lade Laptop und Lautsprecher spätestens am Vortag und teste Beamer, Projektionsleinwand sowie alle Präsentationen mindestens 24 Stunden vor Beginn. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit, Kabel oder Adapter zu ersetzen.
Wie viele Spendenkarten und Namensschilder soll ich drucken?: Drucke für jede bestätigte Person ein Namensschild und mindestens eine Spendenkarte. Ergänze jeweils 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und beschädigte Ausdrucke nicht zum Problem werden.

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