Que faut-il prévoir pour une soirée de donateurs ?
Une soirée de donateurs demande plus qu’un buffet et quelques verres. Il faut prévoir de la vaisselle pour le repas et le dessert, plusieurs types de verres, du matériel de service et de quoi garder le café et les boissons à température. Ajoutez les supports indispensables à l’accueil : badges, programmes, panneaux directionnels et cartes de don. Cette liste couvre aussi l’équipement de présentation et l’aménagement de la salle.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 75
- Assiettes à dessertqté 75
- Verresqté 90
- Verres à vinqté 75
- Tasses à caféqté 75
- Couvertsqté 75
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Louchesqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Bougeoirsqté 8
Communication
- Étiquettes nominativesqté 75
- Cartes du programmeqté 75
- Cartes de donqté 75
- Panneaux de directionqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai
- Pelle et balayette
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Vin rouge - 10 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pains multicéréales - 6 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Jambon cuit - 1 kilogramme
- Roquette - 500 grammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Mini-quiches - 80 pièces
- Wraps de légumes - 60 pièces
- Brochettes de poulet - 60 pièces
- Samosas végétariens - 60 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Olives - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 litre
- Jus de citron - 1 bouteille
- Tarte aux pommes - 4 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Biscuits - 6 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout en papier - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
Conseils
- Prévoyez au moins 1 assiette de dîner, 1 assiette à dessert, 1 verre, 1 verre à vin et 1 jeu de couverts par invité, puis ajoutez 10 % de réserve pour les imprévus.
- Pour le café, prévoyez une machine à café, une bouilloire et suffisamment de tasses ; un thermos supplémentaire évite de relancer une préparation pendant les échanges.
- Ne limitez pas le matériel du buffet aux plateaux : les pinces de service, louches, planches à découper et couteaux de chef sont souvent oubliés au moment de l’installation.
- Imprimez les badges, cartes du programme, cartes de don et panneaux directionnels au plus tard la veille, avec quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et l’enceinte portable 1 à 2 heures avant l’arrivée des invités, puis gardez les câbles et accessoires au même endroit.
Questions fréquentes
- Combien de verres faut-il prévoir par invité pour une soirée de donateurs ?
- Prévoyez au minimum 1 verre classique et 1 verre à vin par personne. Ajoutez environ 10 % de réserve, surtout si le service se fait en plusieurs temps.
- Quelle quantité de vaisselle acheter pour un buffet de donateurs ?
- Comptez 1 assiette de dîner, 1 assiette à dessert et 1 jeu de couverts par invité. Pour éviter les ruptures pendant le repas, ajoutez 10 % de pièces supplémentaires.
- Quand préparer les badges et les cartes de don ?
- Préparez-les au moins 24 heures avant la soirée. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques cartes supplémentaires pour les inscriptions ou changements tardifs.
- Quand tester le vidéoprojecteur et l’enceinte portable ?
- Faites un test complet 1 à 2 heures avant l’ouverture de la salle. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le son avec les présentations réellement utilisées.
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