Ein Spazierkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Spazierkonzert wechseln die Gäste zwischen mehreren Auftrittsorten. Deshalb beginnt die Planung nicht mit der Musik, sondern mit Route, Zeiten und Genehmigungen. Danach bestätigst du die Musiker und Veranstaltungsorte, planst Technik und Helfer und legst fest, was bei schlechtem Wetter passiert. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Wegweiser, Stromlösungen und ein klarer Ablauf für die Übergänge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Orte festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Musiker beauftragen
2 Personen
- 4
Veranstaltungsorte für Auftritte bestätigen
2 Personen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Route und Zeiten veröffentlichen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 11
Verkehrsmaßnahmen beantragen
- 12
Wetterszenario festlegen
2 Personen
- 13
Catering reservieren
- 14
Material reservieren
- 15
Erste-Hilfe-Absprachen festlegen
- 16
Musikrechte prüfen
- 17
Lageplan erstellen
2 Personen
- 18
Drehbuch ausdrucken
- 19
Wegweiser gestalten
- 20
Armbänder oder Tickets bestellen
- 21
Musikerinformationen versenden
- 22
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 23
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Catering vorbereiten
3 Personen
- 27
Route prüfen
2 Personen
- 28
Ton testen
3 Personen
- 29
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 30
Wetterschutz bereitlegen
2 Personen
Event
- 31
Startort aufbauen
5 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Bühnenbereiche markieren
3 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 35
Absperrungen aufstellen
3 Personen
- 36
Tonanlage aufstellen
4 Personen
- 37
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 38
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 39
Infotisch einrichten
2 Personen
- 40
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 41
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 43
Künstler empfangen
2 Personen
- 44
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 45
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 46
Programm vorstellen
- 47
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 48
Wandergruppe begleiten
6 Personen
- 49
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
- 50
Getränke servieren
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
- 54
Route freihalten
4 Personen
- 55
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
2 Personen
- 57
Vierten Auftritt begleiten
3 Personen
- 58
Licht einschalten
2 Personen
- 59
Abendauftritt begleiten
3 Personen
- 60
Abschlussauftritt begleiten
3 Personen
- 61
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 62
Tonanlage ausschalten
3 Personen
- 63
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
- 64
Catering aufräumen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Routenschilder entfernen
3 Personen
- 67
Absperrungen entfernen
3 Personen
- 68
Abfall trennen
3 Personen
- 69
Locations reinigen
4 Personen
- 70
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 71
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
- 72
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 73
Reste einlagern
2 Personen
- 74
Gelände-Endkontrolle
2 Personen
- 75
Lieferantenrechnungen sammeln
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BiertischeAnz. 6
- PartyzelteAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Akku-LautsprecherAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- MischpulteAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
- InstrumentenkabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- WegweiserAnz. 20
- WegweiserAnz. 15
- InfotafelnAnz. 6
- BannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 10
- KabelbinderAnz. 100
- GewebeklebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 200
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
Reinigung
- HandfegerAnz. 4
- MülleimerAnz. 10
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 8
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 30
- NamensaufkleberAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- Kasse
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Route und Auftrittsorte fest und plane feste Zeitfenster mit kurzen Wegen dazwischen. Veröffentliche den vollständigen Ablauf erst, wenn alle Veranstaltungsorte und Musiker schriftlich bestätigt sind.
- Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig. Prüfe außerdem Versicherung und Musikrechte, bevor Einladungen verschickt oder Tickets bestellt werden.
- Plane für jeden Auftrittsort die Technik einzeln: Akku-Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen und Kabel reichen nur dann, wenn Stromversorgung und Kabelführung vor Ort geklärt sind. Reserviere Ersatzbatterien und Powerbanks spätestens einige Tage vorher.
- Teile Helfer festen Aufgaben und Zeiten zu, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Für eine Route mit mehreren Stationen brauchst du mindestens eine Person für Wegweiser und Lageplan, eine für den Künstlerkontakt und eine für Erste-Hilfe-Absprachen.
- Lege spätestens 48 Stunden vorher ein Wetterszenario fest und kommuniziere es zusammen mit Route und Zeiten. Getränke, wiederverwendbare Trinkgläser und gekühlte Vorräte sollten am Veranstaltungstag vor Beginn bereitstehen, nicht erst während des ersten Auftritts.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Spazierkonzert planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Route, Auftrittsorten und Genehmigungen. Musiker, Catering, Material und Helfer solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigen.
- Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Auftritten liegen?
- Plane pro Wechsel mindestens 15 bis 20 Minuten ein, zusätzlich zur tatsächlichen Gehzeit. Bei größeren Gruppen oder unübersichtlichen Wegen sind 30 Minuten realistischer, damit niemand den nächsten Auftritt verpasst.
- Wie viele Helfer braucht ein Spazierkonzert?
- Rechne bei mehreren Stationen mit mindestens 3 bis 5 Helfern: für Orientierung, Künstlerbetreuung, Anmeldung und Erste Hilfe. Je zusätzlicher Auftrittsort sollte mindestens eine zuständige Person eingeplant sein.
- Was mache ich bei schlechtem Wetter?
- Lege mindestens 48 Stunden vorher fest, ob die Route angepasst, Auftritte verlegt oder das Konzert abgesagt wird. Informiere Teilnehmende, Musiker und Helfer über denselben Kanal und halte einen Lageplan mit den Ausweichorten bereit.
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