Organiser un concert itinérant, étape par étape

Un concert itinérant se prépare d’abord comme un parcours, puis comme une série de spectacles. Commence par fixer les lieux, l’ordre de passage et les horaires avant de contacter les musiciens ou de publier les invitations. Chaque étape doit tenir compte du transport du matériel, des autorisations, de la circulation et d’un scénario météo réaliste. Ce qui est souvent oublié : les droits musicaux, les besoins alimentaires, les câbles, les batteries et une personne clairement responsable des changements entre deux lieux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et les lieux
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Engager des musiciens
2 personnes
4
Confirmer les lieux des spectacles
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Publier l’itinéraire et les horaires
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Demander des mesures de circulation
12
Définir le scénario météo
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Réserver le matériel
15
Fixer les dispositions de premiers secours
16
Vérifier les droits musicaux
17
Créer le plan
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Concevoir les panneaux de direction
20
Commander des bracelets ou des billets
21
Envoyer les informations aux musiciens
22
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
23
Confirmer les inscriptions
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
28
Tester le son
3 personnes
29
Installer les instruments
3 personnes
30
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

31
Installer le lieu de départ
5 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Marquer les zones de la scène
3 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
35
Installer les barrières
3 personnes
36
Installer l’équipement sonore
4 personnes
37
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
38
Installer les instruments
3 personnes
39
Aménager le stand d’information
2 personnes
40
Aménager le point de restauration
3 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Briefing des bénévoles
2 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Effectuer la vérification du son
4 personnes
45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Présenter le programme
47
Encadrer la première prestation
3 personnes
48
Accompagner le groupe de marche
6 personnes
49
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
54
Dégager le parcours
4 personnes
55
Répondre aux questions du public
2 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Encadrer la quatrième prestation
3 personnes
58
Allumer les lumières
2 personnes
59
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
60
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
61
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

62
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
63
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
67
Retirer les barrières
3 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Nettoyer les lieux
4 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
71
Vérifier le matériel de location
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Ranger les restes
2 personnes
74
Effectuer l'inspection finale du site
2 personnes
75
Rassembler les factures des fournisseurs
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Tables de mixageqté 2
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles d'instrumentsqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux de directionqté 15
Panneaux d’informationqté 6
Banderolesqté 4
Nappesqté 10
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Caisse

Catering

Courses

Conseils

Commence 8 à 12 semaines avant la date par l’itinéraire : prévois le temps de trajet, le montage et le démontage à chaque arrêt, puis confirme les lieux par écrit.
Demande les autorisations, vérifie l’assurance et traite les droits musicaux avant d’annoncer le parcours. Les mesures de circulation peuvent demander plusieurs semaines, surtout si le public se déplace entre les concerts.
Pour chaque lieu, établis une fiche technique avec l’alimentation électrique, les enceintes sur batterie, les microphones, la table de mixage, les câbles et les goulottes. Ajoute au moins 20 % de rallonges et de serre-câbles par rapport à ton estimation initiale.
Publie des horaires avec une marge de 15 à 20 minutes entre les étapes. Indique clairement le point de rendez-vous, les panneaux de direction, les modalités d’inscription et l’heure limite pour signaler un besoin alimentaire.
Répartis les bénévoles par créneau plutôt que par mission générale : accueil, orientation, transport du matériel et premiers secours. Prépare le plan imprimé, les informations des musiciens et le scénario météo au plus tard 7 jours avant le concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert itinérant ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les lieux, les musiciens, les autorisations, l’assurance, les droits musicaux et les besoins de circulation avant la publication de l’itinéraire.
Combien de temps prévoir entre deux concerts itinérants ?: Réserve au minimum 15 à 20 minutes entre deux étapes, en plus du temps de trajet réel. Ajoute davantage si tu dois déplacer des enceintes, des microphones, une table de mixage ou des tables pliantes.
Quand faut-il publier l’itinéraire d’un concert itinérant ?: Publie l’itinéraire dès que les lieux, les horaires et les autorisations sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la date. Envoie un rappel avec les horaires définitifs environ 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert itinérant ?: Prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour l’orientation à chaque lieu, puis 2 à 3 personnes pour le matériel et la coordination selon la taille du parcours. Établis les créneaux au moins 7 jours à l’avance pour éviter les absences non remplacées.

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