Zo organiseer je een wandelconcert zonder losse eindjes
Een wandelconcert staat of valt met de route, de timing en de overgangen tussen locaties. Leg eerst het parcours en de speelplekken vast, controleer daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en muziekrechten. Pas als die basis klopt, boek je muzikanten, regel je techniek, catering en vrijwilligers. Werk met één draaiboek waarin per locatie staat wie wanneer opbouwt, speelt, verplaatst en opruimt. Zo voorkom je dat publiek of artiesten wachten bij een onduidelijke tussenstop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en locaties vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Muzikanten contracteren
2 personen
- 4
Locaties voor optredens bevestigen
2 personen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Route en tijden publiceren
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 12
Weerscenario vastleggen
2 personen
- 13
Catering reserveren
- 14
Materiaal reserveren
- 15
EHBO-afspraken vastleggen
- 16
Muziekrechten controleren
- 17
Plattegrond maken
2 personen
- 18
Draaiboek afdrukken
- 19
Routebordjes ontwerpen
- 20
Polsbandjes of tickets bestellen
- 21
Muzikanteninformatie versturen
- 22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 23
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Catering voorbereiden
3 personen
- 27
Route controleren
2 personen
- 28
Geluid testen
3 personen
- 29
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 30
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
Event
- 31
Startlocatie opbouwen
5 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Podiumzones markeren
3 personen
- 34
Routebordjes plaatsen
3 personen
- 35
Afzettingen plaatsen
3 personen
- 36
Geluidsapparatuur opstellen
4 personen
- 37
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 38
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 39
Informatietafel inrichten
2 personen
- 40
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 41
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 42
Vrijwilligers briefen
2 personen
- 43
Artiesten ontvangen
2 personen
- 44
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
- 45
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 46
Programma toelichten
- 47
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 48
Wandelgroep begeleiden
6 personen
- 49
Tweede optreden begeleiden
3 personen
- 50
Dranken serveren
3 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Derde optreden begeleiden
3 personen
- 54
Route vrijhouden
4 personen
- 55
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
- 56
Afval verzamelen
2 personen
- 57
Vierde optreden begeleiden
3 personen
- 58
Licht inschakelen
2 personen
- 59
Avondoptreden begeleiden
3 personen
- 60
Slotoptreden begeleiden
3 personen
- 61
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
- 62
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
- 63
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
- 64
Catering opruimen
3 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 66
Routebordjes verwijderen
3 personen
- 67
Afzettingen verwijderen
3 personen
- 68
Afval sorteren
3 personen
- 69
Locaties schoonmaken
4 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 71
Huurmaterialen controleren
2 personen
- 72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 73
Restanten opslaan
2 personen
- 74
Terrein eindinspecteren
2 personen
- 75
Leveranciersfacturen verzamelen
- 76
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Partytentenaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Accuspeakersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpanelenaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Routebordjesaantal 20
- Pijlbordjesaantal 15
- Infobordenaantal 6
- Spandoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Ducttapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
Schoonmaak
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 10
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 20
- Afzetlintaantal 8
Registratie
- Clipboardsaantal 8
- Balpennenaantal 30
- Naamstickersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Kassa
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de route achteruit vanaf het gewenste eindtijdstip. Neem per verplaatsing minimaal 15 minuten op en voeg bij meerdere locaties een extra buffer van 10 minuten toe voor langzaam lopende groepen.
- Regel vergunningen, verkeersmaatregelen en verzekeringscontrole uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf. Een route door meerdere straten kan aanvullende afspraken met gemeente, politie of wegbeheerder vragen.
- Maak per speellocatie een techniekfiche met stroompunt, opbouwplek, microfoons, mengpaneel en benodigde kabels. Controleer minstens 2 uur voor de start of accuspeakers, verlengkabels en reservebatterijen werken.
- Wijs vrijwilligers niet alleen aan als algemene helpers, maar geef elke routepost een concrete taak en tijdstip. Plan bijvoorbeeld één coördinator per locatie, één routebegeleider per groep en een aanspreekpunt voor EHBO.
- Communiceer de route niet alleen online. Zet routebordjes, pijlbordjes en infoborden uiterlijk 60 minuten voor aanvang neer en vermeld starttijd, speelplekken, eindpunt, toiletten en wat er bij regen gebeurt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wandelconcert organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en verkeersmaatregelen. Leg muzikanten en speelplekken bij voorkeur 8 weken vooraf vast, zodat techniek, vrijwilligers en communicatie daarop kunnen worden afgestemd.
- Hoeveel tijd moet je tussen optredens op een wandelconcert plannen?
- Reken per verplaatsing minimaal 15 minuten vanaf het einde van het optreden tot de start op de volgende locatie. Voeg bij een grote groep, een lange route of een smalle doorgang 10 tot 15 minuten extra buffer toe.
- Welke techniek heb je nodig voor een wandelconcert?
- Per locatie heb je minimaal een passende geluidsoplossing, microfoons of instrumentkabels, een microfoonstatief en kabelmanagement nodig. Controleer 2 uur vooraf de stroomvoorziening en neem powerbanks, reservebatterijen en ducttape mee voor kleine storingen.
- Wat doe je bij regen tijdens een wandelconcert?
- Leg uiterlijk 2 weken vooraf vast of je optredens verplaatst, inkort of afgelast en wie daarover beslist. Regel voor kwetsbare apparatuur en publiek een alternatief, zoals partytenten, en publiceer het weerscenario tegelijk met de route en tijden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!