Cómo organizar un concierto itinerante paso a paso

Un concierto itinerante necesita una ruta cerrada y un horario realista antes de contratar músicos o publicar invitaciones. Empieza confirmando los lugares, los permisos, el seguro y las medidas de tráfico; después coordina artistas, sonido, voluntarios y catering. Reserva margen para desmontar y trasladar el equipo entre actuaciones. Este plan te ayuda a ordenar 76 tareas y controlar los detalles que suelen quedarse para el final, como los derechos musicales, la iluminación y la información al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ruta y los lugares
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Contratar músicos
2 personas
4
Confirmar los espacios para las actuaciones
2 personas
5
Comprobar el seguro
6
Publicar la ruta y los horarios
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Solicitar medidas de tráfico
12
Definir el escenario meteorológico
2 personas
13
Reservar el catering
14
Reservar materiales
15
Establecer acuerdos de primeros auxilios
16
Comprobar los derechos de música
17
Hacer el plano
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
19
Diseñar carteles de ruta
20
Pedir pulseras o entradas
21
Enviar información a los músicos
22
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
23
Confirmar inscripciones
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el catering
3 personas
27
Comprobar la ruta
2 personas
28
Probar el sonido
3 personas
29
Preparar los instrumentos
3 personas
30
Preparar la protección contra el clima
2 personas

Evento

31
Montar el lugar de salida
5 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Marcar las zonas del escenario
3 personas
34
Colocar señales de ruta
3 personas
35
Colocar las barreras
3 personas
36
Montar el equipo de sonido
4 personas
37
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
38
Preparar los instrumentos
3 personas
39
Montar la mesa de información
2 personas
40
Montar el punto de catering
3 personas
41
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
42
Informar a los voluntarios
2 personas
43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Realizar la prueba de sonido
4 personas
45
Recepción de participantes
4 personas
46
Presentar el programa
47
Acompañar la primera actuación
3 personas
48
Guiar al grupo de senderismo
6 personas
49
Acompañar la segunda actuación
3 personas
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Acompañar la tercera actuación
3 personas
54
Mantener libre la ruta
4 personas
55
Responder preguntas del público
2 personas
56
Recoger la basura
2 personas
57
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
58
Encender la luz
2 personas
59
Coordinar la actuación de la noche
3 personas
60
Coordinar la actuación final
3 personas
61
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

62
Apagar el equipo de sonido
3 personas
63
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Retirar las señales de ruta
3 personas
67
Retirar las barreras
3 personas
68
Clasificar residuos
3 personas
69
Limpiar los espacios
4 personas
70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Comprobar el material de alquiler
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar los restos
2 personas
74
Inspección final del recinto
2 personas
75
Recoger facturas de proveedores
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces con bateríacant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Cables de instrumentoscant. 10
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Carteles de rutacant. 20
Carteles de flechascant. 15
Carteles informativoscant. 6
Banderolascant. 4
Mantelescant. 10
Bridascant. 100
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Papelelerascant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 8

Registro

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Caja registradora

Catering

Compras

Consejos

Diseña la ruta con tiempos de traslado, montaje y desmontaje incluidos. Como referencia, reserva al menos 30 minutos entre actuaciones si cambias de plaza o calle y comprueba cada recorrido a pie antes de publicarlo.
Cierra primero los permisos y la movilidad. Solicita las medidas de tráfico con varias semanas de antelación y no anuncies horarios definitivos hasta tener confirmados todos los espacios.
Envía a los músicos un único documento con horarios, direcciones, contactos, necesidades técnicas y puntos de carga. Confirma también quién aporta mesa de mezclas, micrófonos, cables y alimentación eléctrica en cada parada.
Planifica el sonido para lugares sin enchufes: los altavoces con batería y las baterías externas necesitan una comprobación de carga el mismo día. Lleva cables alargadores, regletas, canaletas y cinta americana para evitar tropiezos.
Cierra la operación del público con tiempo: publica la ruta y los horarios, confirma las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Asigna voluntarios por parada y prepara un punto claro para primeros auxilios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto itinerante?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, las medidas de tráfico, los espacios, los músicos y el seguro pueden necesitar varias rondas de confirmación; deja la última semana para comprobar horarios, materiales y contactos.
¿Cuánto tiempo debe haber entre dos actuaciones itinerantes?: Calcula al menos 30 minutos entre actuaciones en lugares cercanos y 45-60 minutos si hay que mover sonido, mobiliario o músicos. Añade más margen si el recorrido incluye calles con restricciones o carga y descarga limitada.
¿Qué hay que confirmar con los músicos antes del concierto?: Confirma por escrito, como mínimo, el horario de llegada, la duración de cada actuación, la dirección de cada parada, los requisitos técnicos y el contacto del responsable. Haz una última confirmación 48 horas antes.
¿Cuándo se prepara el catering y las bebidas?: Cierra el número de asistentes y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes, y compra los productos no perecederos con antelación. Enfría las bebidas el día del concierto y calcula el reparto según cada parada, no solo según el total de invitados.

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