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Spazierkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spazierkonzert verbindet mehrere Auftrittsorte mit einem festen Zeitplan und wechselnden Gruppen. Deshalb müssen Route, Genehmigungen, Musiker, Technik und Helfer früh zusammenpassen. Plane zuerst Strecke und Stationen, danach Programm, Anmeldung und Versorgung. Kurz vor dem Termin entscheiden klare Beschilderung, funktionierende Akkulautsprecher und ein Wetterszenario darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Orte festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Musiker beauftragen

    2 Personen

  • Veranstaltungsorte für Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Route und Zeiten veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Wetterszenario festlegen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Material reservieren

  • Erste-Hilfe-Absprachen festlegen

  • Musikrechte prüfen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wegweiser gestalten

  • Armbänder oder Tickets bestellen

  • Musikerinformationen versenden

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Route prüfen

    2 Personen

  • Ton testen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Wetterschutz bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Startort aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereiche markieren

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    3 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    4 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Programm vorstellen

  • Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Wandergruppe begleiten

    6 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Route freihalten

    4 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Vierten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • Licht einschalten

    2 Personen

  • Abendauftritt begleiten

    3 Personen

  • Abschlussauftritt begleiten

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    3 Personen

  • Instrumente sicher verstauen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Routenschilder entfernen

    3 Personen

  • Absperrungen entfernen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Locations reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Leihmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Gelände-Endkontrolle

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Akku-LautsprecherAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • MischpulteAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6
  • InstrumentenkabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • WegweiserAnz. 20
  • WegweiserAnz. 15
  • InfotafelnAnz. 6
  • BannerAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 100
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Reinigung

  • HandfegerAnz. 4
  • MülleimerAnz. 10
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 8

Registrierung

  • KlemmbretterAnz. 8
  • KugelschreiberAnz. 30
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • ArmbänderAnz. 150
  • Kasse

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route, Spielorte und Uhrzeiten spätestens sechs bis acht Wochen vorher fest. Prüfe dabei Wege, Engstellen, Stromanschlüsse und einen Ausweichort für jede Station.
  • Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen nicht erst nach der Veröffentlichung. Rechne je nach Gemeinde mit mindestens vier bis sechs Wochen Bearbeitungszeit und prüfe zusätzlich Versicherung und Musikrechte.
  • Schicke Musikern und Helfern spätestens sieben Tage vor dem Spazierkonzert einen gemeinsamen Ablauf mit Treffpunkt, Spielzeiten, Lageplan und Telefonnummern. So bleiben Änderungen am Veranstaltungstag überschaubar.
  • Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpulte, DI-Boxen und Kabel an jedem Auftrittsort mindestens einmal vorab. Plane Powerbanks, Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien ein, statt auf vorhandene Stromversorgung zu vertrauen.
  • Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag ausreichend vor und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; beschrifte außerdem Wegweiser und Infotafeln gut sichtbar an jeder Abzweigung.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Spazierkonzert anmelden?
Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit Route, Spielorten und Genehmigungen. Verkehrsmaßnahmen und Sondernutzungen können vier bis sechs Wochen Bearbeitungszeit benötigen.
Wie viele Helfer braucht ein Spazierkonzert?
Plane mindestens eine Person pro Auftrittsort, zusätzlich zwei Personen für Route und Empfang sowie eine Ansprechperson für Musiker und Technik ein. Bei vier Stationen sind damit meist sieben bis acht Helfer ein realistischer Ausgangspunkt.
Wie viel Technik braucht man für ein Spazierkonzert?
Pro Auftrittsort brauchst du mindestens die dort geplante Beschallung, Mikrofonierung und passende Kabel. Prüfe die komplette Ausstattung sieben Tage vorher und halte für mobile Stationen Akku-Lautsprecher, Powerbanks und Ersatzkabel bereit.
Was passiert bei Regen bei einem Spazierkonzert?
Lege spätestens eine Woche vorher fest, ob das Programm verschoben, verkürzt oder an überdachte Orte verlegt wird. Partyzelte, LED-Baustrahler und ein aktualisierter Lageplan helfen nur, wenn Helfer, Musiker und Gäste rechtzeitig informiert werden.

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