Organiser un concert itinérant : la checklist complète

Un concert itinérant demande davantage qu’une succession de spectacles : il faut coordonner plusieurs lieux, horaires, équipes et installations mobiles. Commence par définir l’itinéraire, obtenir les autorisations et confirmer les musiciens et les sites. Prépare ensuite la billetterie, les bénévoles, le catering, le matériel audio et le scénario météo. Cette checklist de 76 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les droits musicaux, les premiers secours ou l’information du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les lieux
2 personnes
Demander les autorisations
Engager des musiciens
2 personnes
Confirmer les lieux des spectacles
2 personnes
Vérifier l’assurance
Publier l’itinéraire et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Définir le scénario météo
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le matériel
Fixer les dispositions de premiers secours
Vérifier les droits musicaux
Créer le plan
2 personnes
Imprimer le déroulé
Concevoir les panneaux de direction
Commander des bracelets ou des billets
Envoyer les informations aux musiciens
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Tester le son
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Préparer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Installer le lieu de départ
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les zones de la scène
3 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Installer l’équipement sonore
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Présenter le programme
Encadrer la première prestation
3 personnes
Accompagner le groupe de marche
6 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Dégager le parcours
4 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Encadrer la quatrième prestation
3 personnes
Allumer les lumières
2 personnes
Coordonner le spectacle du soir
3 personnes
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
3 personnes
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
Retirer les barrières
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les lieux
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Effectuer l'inspection finale du site
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes sur batterieqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Tables de mixageqté 2
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Câbles d'instrumentsqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux de directionqté 15
Panneaux d’informationqté 6
Banderolesqté 4
Nappesqté 10
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Caisse

Catering

Courses

Conseils

Bloque l’itinéraire et les lieux au moins 8 à 12 semaines avant le premier spectacle. Demande les autorisations et les éventuelles mesures de circulation dès que les horaires et les points d’arrêt sont connus.
Confirme les musiciens, les lieux et les horaires par écrit au plus tard 3 semaines avant l’événement. Envoie-leur ensuite un déroulé précis avec les temps de trajet, les contacts et les besoins techniques.
Prévois une équipe bénévole par lieu et ajoute au moins 2 personnes pour les changements entre les étapes. Répartis séparément l’accueil, l’orientation, le montage, la circulation et le suivi des inscriptions.
Pour chaque étape, vérifie l’alimentation électrique avant de réserver le son. Les enceintes sur batterie ne remplacent pas les câbles d’instruments, boîtiers DI, multiprises, rallonges et serre-câbles nécessaires sur place.
Prépare le plan météo au moins 7 jours avant, puis confirme-le 48 heures avant. Réserve les tentes, protège les câbles avec des goulottes et garde des batteries externes, des piles et un éclairage LED de chantier en réserve.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert itinérant ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les lieux, les musiciens et les mesures de circulation sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert itinérant ?: Prévois au minimum 4 à 6 bénévoles par lieu, selon la capacité d’accueil et le nombre d’étapes. Ajoute 2 personnes chargées des déplacements, du montage ou des imprévus si plusieurs sites sont enchaînés.
Quel matériel prévoir pour un concert itinérant ?: Pour chaque étape, vérifie les enceintes, microphones, pieds, table de mixage, boîtiers DI, câbles, rallonges et multiprises. Ajoute des batteries ou piles de rechange, du ruban adhésif et des serre-câbles pour les pannes et les changements rapides.
Quand publier l’itinéraire et les horaires du concert itinérant ?: Publie les informations dès que les lieux et les horaires sont confirmés, idéalement 3 semaines avant l’événement. Envoie une dernière confirmation aux inscrits et aux bénévoles 48 à 72 heures avant.

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