Checklist para organizar un concierto itinerante

Un concierto itinerante necesita más coordinación que un concierto en un solo lugar: el público, los músicos y el equipo se desplazan varias veces. Empieza por cerrar la ruta, los espacios y los permisos antes de anunciar horarios o abrir inscripciones. Después tendrás que coordinar sonido, tráfico, voluntariado, primeros auxilios, catering y comunicación. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen llegar tarde, como los derechos de música, las medidas para cables o las baterías de repuesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ruta y los lugares
2 personas
Solicitar permisos
Contratar músicos
2 personas
Confirmar los espacios para las actuaciones
2 personas
Comprobar el seguro
Publicar la ruta y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Solicitar medidas de tráfico
Definir el escenario meteorológico
2 personas
Reservar el catering
Reservar materiales
Establecer acuerdos de primeros auxilios
Comprobar los derechos de música
Hacer el plano
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Diseñar carteles de ruta
Pedir pulseras o entradas
Enviar información a los músicos
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar la ruta
2 personas
Probar el sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Preparar la protección contra el clima
2 personas

Evento

Montar el lugar de salida
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las zonas del escenario
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar las barreras
3 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Recepción de participantes
4 personas
Presentar el programa
Acompañar la primera actuación
3 personas
Guiar al grupo de senderismo
6 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Mantener libre la ruta
4 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
Encender la luz
2 personas
Coordinar la actuación de la noche
3 personas
Coordinar la actuación final
3 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar las señales de ruta
3 personas
Retirar las barreras
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar los espacios
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Recoger facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces con bateríacant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesas de mezclascant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Baterías externascant. 6
Cables de instrumentoscant. 10
Canaletas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Carteles de rutacant. 20
Carteles de flechascant. 15
Carteles informativoscant. 6
Banderolascant. 4
Mantelescant. 10
Bridascant. 100
Cinta americanacant. 6
Bridascant. 200

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Papelelerascant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 8

Registro

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Caja registradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los espacios antes de publicar nada. Define cada parada, el horario de actuación y el tiempo real de traslado entre lugares; deja al menos 15 minutos de margen por cambio.
Tramita permisos, seguro y medidas de tráfico con varias semanas de antelación. La ruta puede requerir cortes o señalización distintos en cada tramo, así que no esperes a tener las inscripciones confirmadas.
Haz una prueba técnica en cada parada, no solo en la primera. Comprueba altavoces con batería, micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, cables y regletas, y protege los cables con canaletas o cinta americana.
Asigna voluntarios por función y por punto de la ruta. Como mínimo, prevé una persona para orientar al público, otra para apoyar a los músicos y una referencia clara para incidencias y primeros auxilios en cada actuación.
Confirma catering, preferencias dietéticas y bebidas antes de la semana del concierto. Enfría las bebidas con tiempo y cuenta también vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos para cada parada, no solo para el lugar principal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto itinerante?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite definir la ruta, solicitar permisos, contratar músicos, comprobar el seguro y confirmar los espacios antes de publicar horarios e invitaciones.
¿Qué permisos necesita un concierto itinerante?: Depende de la ruta, pero normalmente debes consultar permisos para cada espacio, posibles medidas de tráfico y el uso de música. Haz la primera consulta al menos 6 semanas antes y confirma también la cobertura del seguro.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto itinerante?: Calcula al menos 3 funciones por parada: orientación del público, apoyo a músicos y coordinación de incidencias. Si hay varios grupos o mucho desplazamiento, añade una persona de enlace por cada cambio de ubicación.
¿Cuándo hay que confirmar músicos, catering y horarios?: Confirma músicos y espacios entre 4 y 6 semanas antes, y cierra catering y preferencias dietéticas al menos 10 días antes. Publica la ruta y los horarios solo cuando permisos, traslados y equipos estén comprobados.

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