Checklist voor een wandelconcert organiseren
Een wandelconcert combineert meerdere optredens met een route langs verschillende locaties. Daardoor moet je niet alleen muzikanten en publiek plannen, maar ook looptijden, stroom, verkeersmaatregelen en informatie onderweg. Begin met de route en leg daarna vergunningen, locaties en artiesten vast. In de laatste weken draait het vooral om aanmeldingen, vrijwilligers, techniek, bewegwijzering en een weerscenario. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde regelt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en locaties vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Muzikanten contracteren
2 personen
Locaties voor optredens bevestigen
2 personen
Verzekering controleren
Route en tijden publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Weerscenario vastleggen
2 personen
Catering reserveren
Materiaal reserveren
EHBO-afspraken vastleggen
Muziekrechten controleren
Plattegrond maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebordjes ontwerpen
Polsbandjes of tickets bestellen
Muzikanteninformatie versturen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Route controleren
2 personen
Geluid testen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
Event
Startlocatie opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzones markeren
3 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Wandelgroep begeleiden
6 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Route vrijhouden
4 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Vierde optreden begeleiden
3 personen
Licht inschakelen
2 personen
Avondoptreden begeleiden
3 personen
Slotoptreden begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Afzettingen verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locaties schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Terrein eindinspecteren
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Partytentenaantal 3
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Accuspeakersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpanelenaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Routebordjesaantal 20
- Pijlbordjesaantal 15
- Infobordenaantal 6
- Spandoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Kabelbindersaantal 100
- Ducttapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
Schoonmaak
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 10
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 20
- Afzetlintaantal 8
Registratie
- Clipboardsaantal 8
- Balpennenaantal 30
- Naamstickersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Kassa
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg per optreden een tijdslot vast en plan minimaal 15 minuten tussen locaties voor verplaatsing, opbouw en vertraging. Publiceer route en tijden pas nadat alle locaties definitief bevestigd zijn.
- Controleer stroom per speellocatie minstens 2 weken vooraf. Neem verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en een accu- of batterijoplossing mee voor plekken zonder betrouwbare aansluiting.
- Wijs per routegedeelte een vrijwilliger aan en geef iedereen uiterlijk 3 dagen vooraf een indeling met telefoonnummer, verzamelpunt en taak. Plan daarnaast een apart aanspreekpunt voor muzikanten en EHBO.
- Maak een regen- en windscenario vóór je uitnodigingen verstuurt. Noteer wanneer je een optreden verplaatst, inkort of aflast en informeer bezoekers via hetzelfde kanaal als waarmee ze zich hebben aangemeld.
- Tel drank en servies op basis van je aanmeldingen: reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden en bestek apart per uitgiftepunt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelconcert organiseren?
- Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met route, locaties, vergunningen en muzikanten. Reserveer catering, materiaal en vrijwilligers uiterlijk 4 tot 6 weken voor de concertdatum.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een wandelconcert?
- Dat hangt af van route, geluidsniveau, openbare ruimte en verkeersmaatregelen. Neem minimaal 8 tot 12 weken vooraf contact op met de gemeente, zodat je tijd hebt voor aanvullende eisen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelconcert?
- Reken per speellocatie op minstens 1 coördinator en voeg voor routebegeleiding ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 50 deelnemers toe. Bij meerdere locaties is een centrale dagcoördinator extra nodig.
- Hoe plan je de route en tijden van een wandelconcert?
- Plan per traject de echte looptijd en voeg minimaal 15 minuten buffer toe tussen optredens. Beperk een wandelblok bij voorkeur tot 20 à 30 minuten en zet routebordjes en infoborden uiterlijk op de ochtend zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!