Songfestival: Einkaufsliste für deine Party

Für einen Songfestival-Abend brauchst du mehr als Getränke und Knabbereien: Die Übertragung, der Ton und die Abstimmung müssen funktionieren, während das Buffet für alle erreichbar bleibt. Plane pro Gast eigenes Geschirr, ausreichend Getränke und kleine Schälchen für Snacks ein. Für die Technik sind ein Ersatzlaptop, passende Kabel und eine zweite Anschlussmöglichkeit oft die Dinge, die am Veranstaltungstag fehlen. Die folgende Liste hilft dir, Einkauf und Vorbereitung rechtzeitig abzuschließen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 65
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Ersatzlaptop
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
FernbedienungenAnz. 2

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
LänderfächerAnz. 20
TischdekorationAnz. 10
NamensschilderAnz. 70

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
Zangen und ServierlöffelAnz. 10
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
Stimmurne
StimmzettelAnz. 70

Reinigung

Staubsauger
Wischset
PutzeimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 6 Stück
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 8 Liter
- Tonic - 4 Liter
- Bitter Lemon - 4 Liter
- Spa Blauw - 18 Liter
- Spa Rood - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 96 Fläschchen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 3 Tüten
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Käsewürfel - 3 Kilo
- Brie - 6 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Hummus - 8 Becher
- Baguettes - 12 Stück
- Cracker - 8 Packungen
- Wraps - 60 Stück
- Kräuterfrischkäse - 10 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 10 Becher
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Satésauce - 2 Gläser
- Mini-Frikandellen - 150 Stück
- Vegetarische Häppchen - 100 Stück
- Bitterballen - 150 Stück
- Blätterteiggebäck - 100 Stück
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Servietten - 400 Stück
- Papierspitzen - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast bereit. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen; für größere Mengen sind Kühlboxen praktischer als der Kühlschrank.
Plane pro Person einen Teller, ein Besteckset und ein Glas ein, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 20 Gästen sind das 22 Teller, 22 Bestecksets und 22 Gläser – besonders bei Selbstbedienung werden Ersatzteile schnell gebraucht.
Für die Abstimmung brauchst du pro teilnehmender Person einen Stimmzettel und mindestens zwei zusätzliche Exemplare. Drucke sie spätestens am Tag vorher und lege Stifte direkt daneben, damit die Punktevergabe nicht an fehlendem Material scheitert.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Audiomischpult und HDMI-Kabel mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Lege einen Ersatzlaptop und mindestens ein zusätzliches Verlängerungskabel bereit, weil ein einzelnes defektes Kabel den ganzen Abend unterbrechen kann.
Plane beim Buffet je Schüssel mindestens eine Zange oder einen Servierlöffel ein und stelle zusätzlich zwei Serviertabletts bereit. Tischdekoration, Länderfächer, Wimpelketten und Namensschilder solltest du spätestens am Nachmittag des Veranstaltungstags bereitlegen, statt sie während des Einlasses zu suchen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Songfestival-Party?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde ein. Ergänze mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast und kaufe die Getränke spätestens am Vortag, damit sie rechtzeitig gekühlt werden können.
Wie viel Geschirr brauche ich für 20 Gäste?: Kaufe oder stelle 22 Teller, 22 Gläser und 22 Bestecksets bereit. Die zwei zusätzlichen Sets entsprechen ungefähr 10 Prozent Reserve und verhindern Engpässe bei Buffet, Dessert oder versehentlich zerbrochenem Geschirr.
Welche Technik brauche ich für die Songfestival-Übertragung?: Du brauchst einen Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Audiomischpult, HDMI-Kabel, Fernbedienungen und Verlängerungskabel. Teste die komplette Verbindung mindestens 24 Stunden vorher und halte einen Ersatzlaptop bereit.
Wie viele Stimmzettel muss ich für das Songfestival drucken?: Drucke einen Stimmzettel pro teilnehmender Person und mindestens zwei zusätzliche Exemplare. Bei 20 Gästen solltest du also 22 Zettel vorbereiten und sie spätestens am Tag vor der Party bereitlegen.

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