Silent Disco organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Silent Disco steht und fällt mit funktionierender Technik und einem klaren Ablauf. Reserviere zuerst Location, Genehmigungen, Musikrechte und Headsets, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Musikauswahl, Catering und Raumplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Abholung, Laden und Testen der Technik: Headsets, Sender, Audiomixer und Musikplayer sollten vor dem Einlass geprüft sein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Musikrechte prüfen
Silentdisco-Ausrüstung reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Musikkanäle zusammenstellen
2 Personen
Playlist-Dateien herunterladen
Catering bestellen
Zusätzliche Stühle reservieren
Besucherliste abschließen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Freiwillige einteilen
Besucherinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Headsets aufladen
2 Personen
Playlist-Ausrüstung testen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bar einrichten
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Musiksender anschließen
2 Personen
Musikkanäle testen
2 Personen
Headsets sortieren
3 Personen
Headsets desinfizieren
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Einlassbändchen bereitlegen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen

Event

Eröffnungsbriefing halten
8 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Headsets ausgeben
3 Personen
Headsets erklären
2 Personen
Musikprogramm starten
2 Personen
Tanzfläche betreuen
2 Personen
Musikkanäle bedienen
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Barbestand auffüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Headsets prüfen
2 Personen
Batterien wechseln
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Letzte Musikrunde ankündigen
Headsets einsammeln
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Musikanlage ausschalten
2 Personen
Headsets sortieren
3 Personen
Headsets reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Schlüssel und Location übergeben
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

Silentdisco-HeadsetsAnz. 120
MusiksenderAnz. 3
AudiomixerAnz. 3
MusikplayerAnz. 3
Ersatz-HeadsetsAnz. 10
LadestationenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichtsetsAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

Wegweiser-SchilderAnz. 8
KanalschilderAnz. 3
ArmbänderAnz. 150
TischdekorationAnz. 6
Fotowand

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 40
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierplattenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
HandfegerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
DesinfektionssprayAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
TretmülleimerAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
Rutschfeste MattenAnz. 6

Registrierung

KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 120
Kassenbox

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für die Technik mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Headsets müssen geladen, Sender und Audiomixer angeschlossen und alle Musikkanäle getestet werden.
Kläre die maximale Zahl der Headsets frühzeitig und reserviere Ersatzgeräte. Bei einer Silent Disco fällt ein fehlendes oder leeres Headset sofort auf.
Schließe die Besucherliste einige Tage vor der Veranstaltung ab. So kannst du Sitzplätze, Catering, Ernährungswünsche, Becher und Geschirr passend einplanen.
Beschrifte die Musikkanäle sichtbar und verschicke die Besucherinformationen spätestens 2 Tage vorher. Erkläre darin Einlass, Kanalwechsel und die Rückgabe der Headsets.
Sichere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape und Kabelbindern und prüfe die Wege vor dem Einlass. Wegweiser, Kanalschilder und Batterielaternen helfen besonders bei einem späten Ende.

Häufige Fragen

Wie viele Headsets brauche ich für eine Silent Disco?: Plane mindestens ein Headset pro angemeldeter Person und zusätzlich Ersatzgeräte ein. Bei 50 Gästen solltest du also 50 funktionierende Headsets plus einige Ersatz-Headsets bereithalten.
Wie lange vorher muss ich eine Silent Disco organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Genehmigungen, Musikrechten und Technik. Einladungen können danach verschickt werden, sobald Kapazität und Ablauf feststehen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Silent Disco?: Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raumaufteilung, Licht, Kabel, Sender, Mixer und Getränke. Für Laden und Techniktest solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Wie viele Musikkanäle sollte eine Silent Disco haben?: Zwei bis drei Kanäle sind für die meisten Silent Discos praktikabel. Stelle die Kanäle vorab zusammen, lade die Playlist-Dateien herunter und kennzeichne jeden Kanal mit einem sichtbaren Schild.

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