Silent disco organiseren: checklist en planning

Een silent disco vraagt meer voorbereiding dan een gewoon feest, omdat je locatie, koptelefoons, muziekkanalen en stroomvoorziening op elkaar moet afstemmen. Begin met de ruimte en vergunningen, reserveer daarna de apparatuur en werk toe naar een testmoment. Sluit de bezoekerslijst op tijd af, zodat je genoeg headsets, stoelen, bekers en catering hebt. Op de dag zelf draait alles om opgeladen apparatuur, duidelijke kanaalbordjes en een korte controle voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Muziekrechten controleren
Silentdisco-apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekkanalen samenstellen
2 personen
Playlistbestanden downloaden
Catering bestellen
Extra stoelen reserveren
Bezoekerslijst afsluiten
Indeling zaal uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Bezoekersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Headsets opladen
2 personen
Playlistapparatuur testen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Muziekzenders aansluiten
2 personen
Muziekkanalen testen
2 personen
Headsets sorteren
3 personen
Headsets desinfecteren
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Toegangsbandjes klaarleggen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen

Event

Openingsbriefing houden
8 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Headsets uitgeven
3 personen
Headsets uitleggen
2 personen
Muziekprogramma starten
2 personen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Muziekkanalen bedienen
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barvoorraad aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Headsets controleren
2 personen
Batterijen wisselen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste muziekronde aankondigen
Headsets innemen
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Headsets sorteren
3 personen
Headsets reinigen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Silentdiscoheadsetsaantal 120
Muziekzendersaantal 3
Audiomixersaantal 3
Muziekspelersaantal 3
Reserveheadsetsaantal 10
Oplaadstationsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsetsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 8
Kanaalbordjesaantal 3
Polsbandjesaantal 150
Tafeldecoratieaantal 6
Fotowand

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Desinfectiesprayaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Pedaalemmersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffers
Antislipmattenaantal 6

Registratie

Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 120
Kassabak

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de silentdiscoheadsets en muziekzenders zodra de locatie vaststaat. Tel per bezoeker één headset en houd daarnaast enkele reserveheadsets achter de hand voor defecte of vergeten exemplaren.
Test de muziekspelers, audiomixers en alle drie de muziekkanalen uiterlijk één dag vooraf. Controleer daarbij niet alleen het geluid, maar ook of elke zender op de juiste kanaalkleur of aanduiding reageert.
Plan stroompunten vóór je de zaalindeling maakt. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen langs de randen, zet kabels vast met gaffer tape of kabelbinders en houd looppaden volledig vrij.
Sluit de bezoekerslijst niet pas op de dag zelf af. Doe dat enkele dagen vooraf, zodat je dieetwensen kunt doorgeven, catering kunt bijbestellen en de juiste hoeveelheid stoelen, bekers en hapjes klaar hebt.
Laat bezoekersinformatie minstens 24 uur vooraf uitgaan. Vermeld de starttijd, ingang, eventuele eindtijd, hoe de kanalen werken en dat bezoekers hun headset bij vertrek moeten inleveren; zet die instructies ook bij de uitgifte neer.

Veelgestelde vragen

Hoeveel silent discoheadsets heb ik nodig?: Reken één headset per aangemelde bezoeker en reserveer daarnaast ongeveer 5 tot 10 procent extra. Bij 50 bezoekers zijn dat dus 53 tot 55 headsets, afhankelijk van de verhuurder.
Hoe lang van tevoren moet ik silent disco-apparatuur reserveren?: Reserveer de apparatuur bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, vooral als je op een vrijdag of zaterdag organiseert. Plan het ophalen of bezorgen zo dat je minimaal één dag vóór het feest kunt testen en opladen.
Hoeveel muziekkanalen heeft een silent disco nodig?: Voor de meeste groepen zijn 2 of 3 muziekkanalen praktisch. Stel de kanalen vooraf samen, test elk kanaal afzonderlijk en gebruik duidelijke kanaalbordjes bij de dansvloer en uitgiftebalie.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst van een silent disco afsluiten?: Sluit de lijst 3 tot 5 dagen vóór het evenement af. Dan kun je catering, dieetwensen, stoelen en het aantal headsets nog aanpassen zonder op de dag zelf te moeten improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.