Checklist para organizar una silent disco sin imprevistos
Una silent disco necesita más preparación técnica que una fiesta con música convencional. Además de reservar el lugar y el equipo, tendrás que comprobar permisos y derechos musicales, preparar los canales y coordinar las inscripciones. El día anterior conviene cerrar la lista de asistentes, cargar los auriculares y probar la playlist completa. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto, desde la reserva hasta la apertura de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar los derechos de música
Reservar equipo de silent disco
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear canales de música
2 personas
Descargar los archivos de la playlist
Pedir el catering
Reservar sillas extra
Cerrar la lista de visitantes
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Asignar voluntarios
Enviar información a los visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Cargar los auriculares
2 personas
Probar el equipo de la playlist
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la barra
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar los canales de música
2 personas
Probar los canales de música
2 personas
Clasificar auriculares
3 personas
Desinfectar los auriculares
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar las pulseras de acceso
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
Realizar la sesión informativa de apertura
8 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Entregar los auriculares
3 personas
Distribuir los auriculares
2 personas
Iniciar el programa musical
2 personas
Coordinar la pista de baile
2 personas
Controlar los canales de música
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Reponer las existencias del bar
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar los auriculares
2 personas
Cambiar las baterías
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda de música
Recoger los auriculares
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de música
2 personas
Clasificar auriculares
3 personas
Limpiar los auriculares
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Entregar las llaves y el local
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 6
Equipo
- Auriculares para silent discocant. 120
- Canales de músicacant. 3
- Mezcladores de audiocant. 3
- Músicoscant. 3
- Auriculares de repuestocant. 10
- Estaciones de cargacant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 4
- Bridascant. 100
Iluminación
- Sets de luces LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Señales de orientacióncant. 8
- Carteles del canalcant. 3
- Pulserascant. 150
- Decoración de mesacant. 6
- Photowall
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Copas de vinocant. 40
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cucharonescant. 8
Limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Spray desinfectantecant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Cubos de pedalcant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilios
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Registro
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Pegatinas con nombrecant. 120
- Caja registradora
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva los auriculares y el equipo con varias semanas de margen, especialmente si necesitas varios canales de música, mezcladores o músicos. Pide también auriculares de repuesto y confirma cuántas estaciones de carga estarán disponibles.
- Cierra la lista de asistentes al menos 3 días antes. Usa ese número para ajustar el catering, las sillas, los vasos reutilizables y la cantidad de auriculares; deja algunos repuestos para pérdidas o fallos.
- Descarga los archivos de la playlist y prueba cada canal el día anterior. Comprueba el volumen, la sincronización y el alcance en toda la sala, no solo junto a la mesa de control.
- Planifica la distribución antes del montaje: separa la zona de baile de las mesas, coloca señales para los canales y deja libres los recorridos de cables. Fija los cables al suelo con cinta gaffer y asegúralos con bridas donde sea necesario.
- Empieza el montaje con suficiente antelación para enfriar las bebidas, preparar los aperitivos, cargar los auriculares y revisar la iluminación. Antes de abrir, haz una prueba final con varios auriculares y comprueba que cada canal se identifica claramente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una silent disco?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y derechos de música y asegurar el equipo. Cierra las inscripciones unos 3 días antes y deja la prueba técnica para el día anterior.
- ¿Cuántos auriculares necesito para una silent disco?
- Calcula un auricular por asistente confirmado y añade entre un 5 y un 10 % de repuesto. Para 50 personas, por ejemplo, prepara entre 53 y 55 auriculares, además de suficientes estaciones de carga.
- ¿Cuándo hay que cargar y probar los auriculares?
- Carga todos los auriculares el día anterior y prueba la playlist completa después de cargarlos. Haz otra comprobación de 15 a 30 minutos antes de abrir, incluyendo el alcance, el volumen y los cambios entre canales.
- ¿Qué permisos hacen falta para organizar una silent disco?
- Comprueba los permisos del lugar y los derechos de reproducción musical al menos 3 semanas antes. Los requisitos dependen del espacio, el aforo y el tipo de música, así que confírmalos con la entidad responsable antes de enviar las invitaciones.
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