Checklist pour organiser une soirée silent disco

Une soirée silent disco se prépare surtout autour du matériel, de la circulation dans la salle et du choix des canaux musicaux. Réservez le lieu et les casques assez tôt, puis verrouillez les inscriptions avant de répartir l’espace et les bénévoles. Le jour J, prévoyez du temps pour recharger les casques, tester chaque playlist et refroidir les boissons. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, des autorisations au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier les droits musicaux
Réserver le matériel de silent disco
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer les canaux musicaux
2 personnes
Télécharger les fichiers de la playlist
Commander le catering
Réserver des chaises supplémentaires
Clore la liste des visiteurs
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Recharger les casques
2 personnes
Tester le matériel de la playlist
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Connecter les chaînes musicales
2 personnes
Tester les canaux musicaux
2 personnes
Trier les casques
3 personnes
Désinfecter les casques audio
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les bracelets d’entrée
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir le briefing d’ouverture
8 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les casques
3 personnes
Expliquer les casques audio
2 personnes
Lancer le programme musical
2 personnes
Encadrer la piste de danse
2 personnes
Gérer les canaux musicaux
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner le stock du bar
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les casques
2 personnes
Changer les piles
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour de musique
Récupérer les casques
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel audio
2 personnes
Trier les casques
3 personnes
Nettoyer les casques
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre les clés et le lieu
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 6

Équipement

Casques de silent discoqté 120
Chaînes musicalesqté 3
Mixeurs audioqté 3
Lecteurs de musiqueqté 3
Casques de réserveqté 10
Stations de rechargeqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Jeux de lumières LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux indicateurs de canalqté 3
Braceletsqté 150
Décoration de tableqté 6
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Louchesqté 8

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Spray désinfectantqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubelles à pédaleqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Inscription

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 120
Caisse

Catering

Courses

Conseils

Réservez les casques et les stations de recharge dès que le lieu est confirmé. Prévoyez quelques casques de réserve et testez chaque canal musical avant l’arrivée des invités.
Fixez une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant la soirée. Vous pourrez ainsi ajuster le catering, les besoins alimentaires, les chaises et le nombre de casques.
Téléchargez les fichiers des playlists avant le jour J et testez-les sur les lecteurs, les mixeurs et les chaînes musicales prévus. Ne comptez pas sur une connexion internet le soir même.
Organisez la salle en séparant clairement l’accueil, la recharge, les boissons et la piste de danse. Installez les panneaux indiquant les canaux et fixez les câbles avec du ruban gaffer ou des serre-câbles.
Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture. Rechargez les casques, vérifiez les rallonges et multiprises, contrôlez l’éclairage, puis gardez 20 à 30 minutes pour un test complet avec le son.

Questions fréquentes

Combien de casques faut-il prévoir pour une silent disco ?: Prévoyez au minimum un casque par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 50 invités, cela représente environ 53 à 55 casques, en plus des stations de recharge nécessaires.
Quand réserver le matériel pour une soirée silent disco ?: Réservez les casques, les chaînes musicales et les accessoires au moins 4 à 6 semaines avant l’événement. Ce délai laisse le temps de vérifier les droits musicaux et de remplacer un élément manquant.
Combien de temps faut-il pour installer une silent disco ?: Comptez environ 2 heures pour installer les tables, les câbles, l’éclairage, les panneaux et les zones de recharge. Ajoutez 30 minutes pour tester les canaux musicaux et le fonctionnement des casques.
Quand fermer les inscriptions à une silent disco ?: Fermez la liste 5 à 7 jours avant la soirée. Vous aurez encore le temps de commander le catering, préparer les bracelets, ajuster la répartition de la salle et envoyer les informations pratiques aux visiteurs.

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