Sicherheitsmesse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zur Eröffnung

Bei einer Sicherheitsmesse müssen Aussteller, Besucher, Vorführungen und Sicherheitsvorgaben zusammenpassen. Beginnen Sie deshalb mit Termin und Veranstaltungsort, bevor Sie Einladungen verschicken oder Stände vergeben. Danach folgen Messeplan, Anmeldungen, Programm, Technik und Besucherregistrierung. Besonders häufig fehlen kurz vor der Eröffnung geprüfte Notausgänge, eindeutige Wegweiser oder funktionsfähige Anschlüsse für Präsentationen und Demonstrationen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Eröffnung festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
4
Messeplan erstellen
2 Personen
5
Standplätze zuweisen
2 Personen
6
Aussteller einladen
2 Personen
7
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Catering bestellen
2 Personen
12
Badges gestalten
13
Besucherregistrierung einrichten
2 Personen
14
Programm zusammenstellen
2 Personen
15
Referenten bestätigen
16
Vorführungen erfassen
2 Personen
17
Demonstrationssicherheit prüfen
2 Personen
18
Technische Anschlüsse prüfen
2 Personen
19
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
20
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
21
Hausregeln aufstellen
22
Lagepläne und Wegweiser drucken
2 Personen
23
Badges und Armbänder drucken
2 Personen
24
Ausstellerinformationen versenden
25
Besucherregistrierungsliste ausdrucken
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
28
Catering gekühlt lagern
2 Personen

Event

29
Ausstellende anmelden
3 Personen
30
Messehalle öffnen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
32
Standwände aufstellen
4 Personen
33
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
34
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
35
Beschilderung anbringen
3 Personen
36
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
37
Präsentationstechnik testen
2 Personen
38
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
39
Snacks bereitstellen
2 Personen
40
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
41
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
42
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Namensschilder ausgeben
3 Personen
45
Programm vorstellen
2 Personen
46
Aussteller unterstützen
3 Personen
47
Vorführungen betreuen
3 Personen
48
Präsentationen ankündigen
49
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Messefläche beaufsichtigen
3 Personen
56
Notausgänge freihalten
2 Personen
57
Verlorene Gegenstände erfassen
58
Besucherfragen beantworten
2 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
61
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Catering sicher verstauen
2 Personen
63
Mobiliar abbauen
5 Personen
64
Standmaterial sammeln
4 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Aussteller-Material zurückgeben
2 Personen
72
Fundsachen bearbeiten
73
Anwesenheitsdaten verarbeiten
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
MessestühleAnz. 80
RegistrierungsthekeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 4
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 2
Mobiler WLAN-Router
Barcode-ScannerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichtpaneeleAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8

Dekoration

Eingangsbanner
StandbeschilderungAnz. 24
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Rednerpult
TischdeckenAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 160
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 300
BadgehalterAnz. 300
LanyardsAnz. 300
KlemmbretterAnz. 6
StiftesetsAnz. 12
BesucherformulareAnz. 350

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MülleimerAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
GummihandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Werkzeug

MaßbandAnz. 2
SchaltschlüsselAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
SchereAnz. 6
CuttermesserAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 40

Dokumentation

AusstellerordnerAnz. 30
ProgrammflyerAnz. 400
HausregelnAnz. 30
NotfallanweisungenAnz. 20
PläneAnz. 400
NotizblöckeAnz. 250
PräsentationsfernbedienungAnz. 2

Tipps

Legen Sie Termin und Ort zuerst fest und erstellen Sie anschließend den Messeplan. Erst wenn Standflächen, Wege, Registrierung und Notausgänge eingezeichnet sind, sollten Sie Aussteller verbindlich einladen.
Fordern Sie bei der Anmeldung nicht nur Kontaktdaten an, sondern auch Ernährungswünsche und den gewünschten Vorführbedarf. So können Sie Catering, Stromanschlüsse, Beamer, HDMI-Kabel und zusätzliche Ausrüstung rechtzeitig einplanen.
Planen Sie für Einlass und Ausgabe der Badges einen eigenen Registrierungstresen ein. Drucken Sie die Besucherregistrierungsliste spätestens am Vortag und testen Sie Barcode-Scanner, Laptop, Drucker und WLAN-Router vor dem Aufbau.
Bestätigen Sie Referenten und Vorführungen frühzeitig und prüfen Sie jede Demonstration auf sichere Durchführung. Legen Sie Sicherheitsanweisungen fest, kontrollieren Sie Notausgänge und stimmen Sie Hausregeln mit dem Veranstaltungsort ab.
Schicken Sie Ausstellerinformationen nicht erst am Messetag, sondern nach der Standplatzvergabe. Nennen Sie darin Aufbauzeiten, Standbeschilderung, technische Anschlüsse, Wegführung und den Ablauf der Eröffnung; testen Sie Beamer, Lautsprecher und Funkgeräte mindestens einmal vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sicherheitsmesse organisieren?: Beginnen Sie mindestens 12 bis 16 Wochen vor der Messe mit Termin, Location und Ausstellerliste. Für viele Vorführungen, externe Referenten oder umfangreiche Technik sind 6 Monate Vorlauf sicherer.
Wann sollte man die Aussteller zu einer Sicherheitsmesse einladen?: Laden Sie Aussteller ein, sobald Messeplan und Standflächen grob feststehen, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Eine verbindliche Standzuweisung sollte spätestens 4 Wochen vor der Eröffnung verschickt werden.
Wie viele Anmeldungen brauche ich für die Besucherregistrierung?: Planen Sie die Registrierung für alle angemeldeten Besucher und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen oder Ausdrucke vor Ort. Drucken Sie die Liste am Vortag und halten Sie Laptop, Drucker oder Scanner als Ersatzlösung bereit.
Wann müssen Technik und Sicherheitsvorgaben geprüft werden?: Prüfen Sie Anschlüsse, Präsentationstechnik und Vorführungen spätestens 24 Stunden vor der Eröffnung; bei sicherheitskritischen Demonstrationen besser 48 Stunden vorher. Die Kontrolle von Notausgängen, Wegweisern und Hausregeln gehört zusätzlich in den Aufbau- und Eröffnungscheck.

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