Einkaufsliste für eine Sicherheitsmesse

Für eine Sicherheitsmesse brauchen Sie mehr als Tische und Informationsmaterial. Besucherregistrierung, Ausstellerstände, Vorführungen und Vorträge benötigen jeweils eigene Ausstattung. Planen Sie Technik, Beschilderung und Ersatzmaterial so, dass der Betrieb auch bei mehreren parallelen Programmpunkten funktioniert. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Kabel, Ladegeräte, gut sichtbare Wegweiser und ausreichend vorbereitete Badges.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
MessestühleAnz. 80
RegistrierungsthekeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 4
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 2
Mobiler WLAN-Router
Barcode-ScannerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichtpaneeleAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8

Dekoration

Eingangsbanner
StandbeschilderungAnz. 24
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Rednerpult
TischdeckenAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 160
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Brötchen - 300 Stück
- Junger Käse - 4 kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Olivenöl - 1 Flasche
- Pfeffer - 1 Döschen
- Salz - 1 Packung
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons

Registrierung

NamensschilderAnz. 300
BadgehalterAnz. 300
LanyardsAnz. 300
KlemmbretterAnz. 6
StiftesetsAnz. 12
BesucherformulareAnz. 350

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MülleimerAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
GummihandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Werkzeug

MaßbandAnz. 2
SchaltschlüsselAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
SchereAnz. 6
CuttermesserAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 40

Dokumentation

AusstellerordnerAnz. 30
ProgrammflyerAnz. 400
HausregelnAnz. 30
NotfallanweisungenAnz. 20
PläneAnz. 400
NotizblöckeAnz. 250
PräsentationsfernbedienungAnz. 2

Tipps

Planen Sie für jeden Aussteller einen klar abgegrenzten Stand mit Tisch, Stühlen, Standwand und Beschilderung. Legen Sie zusätzlich einige Ersatzschilder und mindestens einen zusätzlichen Tisch für kurzfristige Änderungen bereit.
Richten Sie die Registrierung mit Theke, Laptop, Drucker und Barcode-Scanner ein. Drucken Sie die Besucherliste spätestens am Vorabend und halten Sie leere Badges sowie Armbänder für Nachmeldungen bereit.
Prüfen Sie die Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vorher: Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Für Vorführungen sollten außerdem Ladestationen und ein mobiler WLAN-Router verfügbar sein.
Rechnen Sie bei der Beschilderung nicht nur mit dem Eingang: Bringen Sie Wegweiser an jeder wichtigen Abzweigung sowie Stand- und Programmhinweise an. Drucken Sie Lagepläne und Sicherheitsanweisungen auf gut lesbarem Papier und nehmen Sie Ersatzexemplare mit.
Bestellen Sie Geschirr nach dem erwarteten Höchststand, nicht nach der durchschnittlichen Besucherzahl. Für Kaffee, Wasser und Catering brauchen Sie Tassen, Gläser, Teller und Besteck; bei mehreren Ausstellungszeiten sind mindestens 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.

Häufige Fragen

Was braucht man für eine Sicherheitsmesse?: Sie benötigen Ausstattung für Registrierung, Ausstellerstände, Vorträge und Vorführungen: unter anderem Tische, Stühle, Standwände, Laptop, Drucker, Beamer, Leinwand, Kabel, Badges und Wegweiser. Rechnen Sie für Technik und Beschilderung jeweils mit Ersatzmaterial.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für eine Sicherheitsmesse?: Planen Sie Sitzplätze nach der erwarteten Teilnehmerzahl des größten Programmpunkts, nicht nach der Gesamtzahl aller Anmeldungen. Für kurze Standgespräche reichen zusätzlich Barhocker; für Vorträge sollten alle gleichzeitig erwarteten Besucher einen Sitzplatz haben.
Wann muss ich die Technik für die Sicherheitsmesse prüfen?: Prüfen Sie alle Anschlüsse, Präsentationen und Vorführgeräte mindestens 24 Stunden vor der Eröffnung. Am Veranstaltungstag sollte ein kurzer Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass erfolgen.
Wie viele Badges und Armbänder soll ich drucken?: Drucken Sie für alle bestätigten Besucher und Aussteller jeweils ein Badge beziehungsweise Armband und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Für Nachmeldungen und beschädigte Ausdrucke sollten leere Exemplare am Registrierungstisch bereitliegen.

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