Sicherheitsmesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Sicherheitsmesse braucht mehr als Stände und Vorträge. Du koordinierst Aussteller, Besucherregistrierung, Vorführungen, technische Anschlüsse und klare Sicherheitswege. Beginne mit Termin, Location und Messeplan, bevor du Einladungen und Anmeldungen startest. In den letzten Tagen zählen gedruckte Badges, Wegweiser, Notausgänge und eine aktuelle Registrierungsliste – genau diese Punkte werden bei der Vorbereitung häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Eröffnung festlegen
2 Personen
Location reservieren
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Badges gestalten
Besucherregistrierung einrichten
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Referenten bestätigen
Vorführungen erfassen
2 Personen
Demonstrationssicherheit prüfen
2 Personen
Technische Anschlüsse prüfen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Hausregeln aufstellen
Lagepläne und Wegweiser drucken
2 Personen
Badges und Armbänder drucken
2 Personen
Ausstellerinformationen versenden
Besucherregistrierungsliste ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen

Event

Ausstellende anmelden
3 Personen
Messehalle öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Namensschilder ausgeben
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Aussteller unterstützen
3 Personen
Vorführungen betreuen
3 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Messefläche beaufsichtigen
3 Personen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

Catering sicher verstauen
2 Personen
Mobiliar abbauen
5 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Aussteller-Material zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Anwesenheitsdaten verarbeiten
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
MessestühleAnz. 80
RegistrierungsthekeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 4
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
HDMI-KabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
LadestationenAnz. 2
Mobiler WLAN-Router
Barcode-ScannerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichtpaneeleAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8

Dekoration

Eingangsbanner
StandbeschilderungAnz. 24
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Rednerpult
TischdeckenAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 160
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 300
BadgehalterAnz. 300
LanyardsAnz. 300
KlemmbretterAnz. 6
StiftesetsAnz. 12
BesucherformulareAnz. 350

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MülleimerAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
GummihandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Werkzeug

MaßbandAnz. 2
SchaltschlüsselAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
SchereAnz. 6
CuttermesserAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 40

Dokumentation

AusstellerordnerAnz. 30
ProgrammflyerAnz. 400
HausregelnAnz. 30
NotfallanweisungenAnz. 20
PläneAnz. 400
NotizblöckeAnz. 250
PräsentationsfernbedienungAnz. 2

Tipps

Lege Messeplan und Standplätze fest, bevor du die Aussteller einlädst. So kannst du jedem Aussteller konkrete Angaben zu Standgröße, Zugang und benötigten Anschlüssen schicken.
Starte die Besucheranmeldung früh und bearbeite Ernährungswünsche laufend. Bestelle das Catering erst auf Basis der Anmeldungen und halte zusätzlich eine kleine Reserve für kurzfristige Gäste vor.
Prüfe jede Vorführung separat auf Demonstrationssicherheit und technische Voraussetzungen. Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam vor Ort.
Kontrolliere Notausgänge, Lagepläne und Wegweiser nicht erst beim Einlass. Hänge Eingangsbanner und Standbeschilderung so auf, dass Besucher Registrierung, Ausstellerbereiche und Fluchtwege ohne Nachfrage finden.
Drucke Badges, Armbänder und die Besucherregistrierungsliste spätestens am Tag vor der Messe. Plane am Registrierungstresen außerdem Barcode-Scanner, Laptop, Drucker und Ladestationen ein, damit ein Ausfall nicht den Einlass stoppt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sicherheitsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Messeplan und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldeformular sollten danach innerhalb der ersten zwei Wochen veröffentlicht werden.
Wann muss das Catering für eine Sicherheitsmesse bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vor der Messe, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend erfasst sind. Aktualisiere die finale Gästezahl spätestens 2 bis 3 Werktage vorher.
Wann druckt man Badges und die Registrierungsliste?: Drucke Badges und Armbänder am Vortag, nachdem die Anmeldungen geprüft wurden. Die Registrierungsliste sollte zusätzlich am Veranstaltungsmorgen mit den letzten Änderungen aktualisiert werden.
Wie prüft man die Sicherheit von Messevorführungen?: Erfasse jede Vorführung mindestens 7 Tage vorher und prüfe Risiken, Absperrungen, Stromanschlüsse und Anweisungen. Ein vollständiger Technik- und Sicherheitscheck gehört spätestens am Vortag in den Ablauf.

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