Zo organiseer je een beveiligingsbeurs zonder gaten in de planning
Begin met de beursdatum, openingstijden en locatie; die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Werk daarna in drie sporen: exposanten en stands, bezoekersregistratie en programma, en veiligheid en techniek. Plan demonstraties pas nadat je de risico’s, aansluitingen en looproutes hebt gecontroleerd. In de laatste weken verschuift het werk naar badges, routeborden, catering, briefings en een printbare registratielijst. Zo voorkom je dat informatie bij de entree ontbreekt of dat een stand op de beursvloer geen stroom of duidelijke plek heeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beursdatum en opening vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Exposantenlijst opstellen
2 personen
- 4
Beursplattegrond maken
2 personen
- 5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
- 6
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldformulier publiceren
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Catering bestellen
2 personen
- 12
Badges ontwerpen
- 13
Bezoekersregistratie inrichten
2 personen
- 14
Programma samenstellen
2 personen
- 15
Sprekers bevestigen
- 16
Demonstraties inventariseren
2 personen
- 17
Demonstratieveiligheid controleren
2 personen
- 18
Technische aansluitingen controleren
2 personen
- 19
Beveiligingsinstructies opstellen
2 personen
- 20
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 21
Huisregels opstellen
- 22
Plattegronden en routeborden drukken
2 personen
- 23
Badges en polsbandjes drukken
2 personen
- 24
Exposanteninformatie versturen
- 25
Bezoekersregistratielijst afdrukken
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 28
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Event
- 29
Standhouders aanmelden
3 personen
- 30
Beurshal openen
2 personen
- 31
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 32
Standwanden plaatsen
4 personen
- 33
Exposantenstands inrichten
6 personen
- 34
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 35
Bewegwijzering ophangen
3 personen
- 36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 37
Presentatieapparatuur testen
2 personen
- 38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 39
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 40
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
- 41
Briefing veiligheidsteam geven
3 personen
- 42
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 43
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 44
Badges uitdelen
3 personen
- 45
Programma toelichten
2 personen
- 46
Exposanten ondersteunen
3 personen
- 47
Demonstraties begeleiden
3 personen
- 48
Presentaties aankondigen
- 49
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
- 50
Koffie en thee serveren
2 personen
- 51
Hapjes serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Afvalbakken legen
2 personen
- 54
Toiletten controleren
2 personen
- 55
Beursvloer surveilleren
3 personen
- 56
Nooduitgangen vrijhouden
2 personen
- 57
Verloren voorwerpen registreren
- 58
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 60
Exposanten laten afbouwen
4 personen
- 61
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 62
Catering veilig opbergen
2 personen
- 63
Meubilair afbouwen
5 personen
- 64
Standmaterialen verzamelen
4 personen
- 65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Decoratie verwijderen
2 personen
- 70
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 71
Exposantenmateriaal teruggeven
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 73
Aanwezigheidsgegevens verwerken
- 74
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beurstafelsaantal 24
- Beursstoelenaantal 80
- Registratiebalieaantal 2
- Barkrukkenaantal 8
- Standwandenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Laptopaantal 4
- Printeraantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- HDMI-kabelsaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Mobiele wifi-router
- Barcode scannersaantal 2
Verlichting
- Ledlichtpanelenaantal 12
- Bureaulampenaantal 8
Decoratie
- Entreebanner
- Standbordjesaantal 24
- Routebordenaantal 12
- Programmapostersaantal 8
- Sprekersbord
- Tafelkledenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 160
- Bordenaantal 160
- Besteksetsaantal 160
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Naamkaartjesaantal 300
- Badgehoudersaantal 300
- Lanyardsaantal 300
- Clipboardsaantal 6
- Pennensetsaantal 12
- Bezoekersformulierenaantal 350
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Brandblussersaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
Gereedschap
- Rolmaataantal 2
- Schakelaarsleutelsaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 2
- Kabelbindersaantal 200
- Gaffer tapeaantal 8
- Schaaraantal 6
- Stanleymessenaantal 2
- Reservebatterijenaantal 40
Documentatie
- Exposantenmappenaantal 30
- Programmaflyersaantal 400
- Huisregelsaantal 30
- Noodinstructiesaantal 20
- Plattegrondenaantal 400
- Notitieblokkenaantal 250
- Presentatieafstandsbedieningaantal 2
Tips
- Leg de plattegrond vast voordat je exposanten uitnodigt. Reserveer per stand niet alleen tafelruimte, maar ook loopruimte, stroompunten en ruimte voor demonstraties; anders moet je toewijzingen later opnieuw maken.
- Stuur exposanteninformatie uiterlijk twee weken voor de beurs. Vermeld daarin de standplaats, opbouw- en openingstijden, technische aansluitingen, huisregels en wat zij zelf moeten meenemen.
- Richt registratie minimaal één week vooraf in en test de barcode scanners, laptop, printer en mobiele wifi-router samen. Houd daarnaast een afgedrukte bezoekersregistratielijst achter de hand voor een storing.
- Controleer demonstraties afzonderlijk op veiligheid voordat je het programma publiceert. Leg vast welke demonstratie waar plaatsvindt, welke afzetting of instructie nodig is en wie tijdens de beurs toezicht houdt.
- Loop de locatie twee keer met de plattegrond na: eerst voor nooduitgangen en routes, daarna voor techniek. Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels minstens één dag eerder; plak kabels waar bezoekers lopen af.
Veelgestelde vragen
- Hoe vroeg moet je een beveiligingsbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken voor de beursdatum. Reserveer de locatie in de eerste twee weken en bevestig exposanten, sprekers en demonstraties uiterlijk 6 weken vooraf.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een beveiligingsbeurs?
- Stuur de eerste bezoekersuitnodiging 6 tot 8 weken voor de opening en een herinnering 10 tot 14 dagen vooraf. Sluit de aanmeldingen niet te vroeg af: verwerk nieuwe aanmeldingen tot ongeveer 3 dagen voor de beurs.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een beveiligingsbeurs?
- Plan minimaal 4 uur voor tafels, standwanden, registratiebalie, routeborden en techniek. Bij meerdere demonstraties of veel exposanten is een opbouwdag verstandiger; test alle presentaties uiterlijk de avond ervoor.
- Wat moet je op de beursdag zelf controleren?
- Controleer 2 uur voor opening de nooduitgangen, badges, registratieapparatuur, wifi, stroom, routeborden en exposantenstands. Plan daarna elk uur een korte ronde langs demonstraties, catering en entree om problemen direct te signaleren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!