Einkaufsliste für den Sicherheitsabend

Für einen Sicherheitsabend brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Technik, Beschilderung und eine funktionierende Registrierung entscheiden über den Ablauf. Plane pro angemeldeter Person Geschirr, Sitzplatz und Getränke ein und halte bei Kabeln, Powerbanks und Mikrofonen Ersatz bereit. Präsentationen, Evakuierungshinweise und Namensschilder sollten vor dem Einkauf feststehen. So fehlt am Veranstaltungstag nichts, was für Vorträge, Vorführungen oder die Orientierung im Raum gebraucht wird.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
UmkleidetischeAnz. 2
HockerAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 80
TischdeckensetsAnz. 8
InfotafelnAnz. 6
HinweispfeileAnz. 12
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöschdeckenAnz. 2
AbsperrbandAnz. 2

Registrierung

KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 30
RegistrierungsformulareAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
StiftehalterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 10 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Weiße Cracker - 3 Packungen
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mini-Sandwiches - 100 Stück
- Vegetarische Wraps - 30 Stück
- Vegane Wraps - 15 Stück
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Oliven - 3 Gläser
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Handseife - 4 Spender

Tipps

Plane pro Person mindestens ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein; bei einem Abendprogramm sind 2 bis 3 Getränke im ersten und danach 1 Getränk pro Stunde realistisch.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege außerdem Präsentationsklicker, Verlängerungskabel und Powerbanks griffbereit an den Präsentationsraum.
Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle für Kaffee mindestens eine Kaffeekanne oder Thermoskanne je 15 bis 20 Gäste bereit. Kühlboxen werden oft vergessen, wenn vor Ort kein Kühlschrank sicher verfügbar ist.
Bereite Namensschilder mit Haltern vor und lege die endgültige Gästeliste ausgedruckt an den Registrierungstisch. Rechne mit etwa 5 bis 10 Prozent zusätzlichen Schildern für Nachmeldungen oder beschädigte Namensschilder.
Beschrifte Hinweispfeile und Infotafeln vor dem Aufbau und kontrolliere sie entlang der Route zu Präsentationsraum und Evakuierungswegen. Besorge Tischdecken, Servierschalen und Servierzangen spätestens am Tag vor der Veranstaltung, nicht erst beim Aufbau.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser und Teller brauche ich für einen Sicherheitsabend?: Rechne pro angemeldeter Person mit einem Glas, einem Teller und einem Besteckset. Bei Selbstbedienung oder mehreren Snackrunden sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, damit nichts während des Abends ausgeht.
Wie viele Getränke sollte ich für den Sicherheitsabend kaufen?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe die Getränke spätestens am Vortag und kühle sie mehrere Stunden vor Beginn.
Welche Technik brauche ich für Vorträge und Vorführungen?: Für den Präsentationsraum gehören Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Funkmikrofone und Lautsprecher auf die Einkaufsliste. Teste die komplette Verbindung spätestens 24 Stunden vorher und halte mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Was muss ich für die Anmeldung und Orientierung kaufen?: Du brauchst Namensschildhalter, ausgedruckte Gästelisten, Infotafeln und Hinweispfeile. Bereite die Schilder spätestens am Vortag vor und plane 5 bis 10 Prozent zusätzliche Namensschilder für Nachmeldungen ein.

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