Que prévoir pour une soirée sécurité ?

Une soirée sécurité demande plus qu’une salle et quelques présentations. Il faut prévoir l’accueil des participants, le matériel audiovisuel, les boissons, les encas et une signalétique visible dès l’entrée. Cette liste rassemble les achats et équipements à réunir avant le jour J, notamment les badges, les câbles, les multiprises et le nécessaire de service. Vérifie aussi les besoins alimentaires inscrits avant de faire les courses, afin d’éviter les achats de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de maquillageqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pince de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Décoration

Porte-nomsqté 80
Sets de nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Flèches de signalisationqté 12
Chevaletsqté 2
Feutres pour paperboardqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 6
Trousse de premiers secours
Couvertures anti-feuqté 2
Ruban de balisageqté 2

Inscription

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 100
Badges nominatifsqté 100
Pots à stylosqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Eau minérale plate - 10 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Crackers complets - 6 paquets
- Crackers blancs - 3 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini-sandwichs - 100 pièces
- Wraps végétariens - 30 pièces
- Wraps végétaliens - 15 pièces
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Olives - 3 bocaux
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Refroidis-les au moins 4 heures avant l’ouverture et garde une partie dans les glacières pour le réassort.
Pour l’accueil, imprime la liste définitive des invités et prépare un porte-nom par participant inscrit, plus 5 à 10 % de rechange. Installe la table d’inscription près de l’entrée, avec les badges et les informations pratiques.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant. Emporte deux rallonges, plusieurs multiprises et des batteries externes : les prises disponibles sont rarement suffisantes dans l’espace de présentation.
Compte au minimum une tasse ou un verre, une assiette et un couvert par personne, puis ajoute 10 % de marge. Prépare les plateaux, les pichets à café, les thermos et les bouilloires avant l’arrivée des invités pour éviter un service interrompu.
Installe les flèches de signalisation et les panneaux d’information avant l’ouverture du lieu. Vérifie les issues d’évacuation le même jour et ne place aucune table, chaise ou chevalet devant un passage ou une sortie.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée sécurité ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoute 10 % de marge pour les imprévus et refroidis les boissons au moins 4 heures avant l’accueil.
Quand tester le matériel de présentation ?: Fais un premier test complet au moins 24 heures avant la soirée, puis un contrôle rapide à l’ouverture. Vérifie séparément l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et le cliqueur.
Combien de badges nominatifs imprimer ?: Prépare un porte-nom pour chaque invité inscrit et imprime 5 à 10 % de badges supplémentaires. Garde la liste définitive des invités à la table d’inscription pour traiter les changements de dernière minute.
Quand installer la signalétique et vérifier les sorties ?: Installe les panneaux et les flèches avant l’ouverture de la salle, idéalement 1 à 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie les issues d’évacuation le jour même et laisse chaque passage entièrement dégagé.

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