Schulball-Einkaufsliste: Ausstattung und Mengen planen

Ein Schulball braucht mehr als Musik und Dekoration: Für Buffet, Garderobe, Einlass und Technik müssen die passenden Dinge zur richtigen Zeit bereitstehen. Plane Gläser, Teller und Besteck nach der Zahl der angemeldeten Gäste und rechne bei Einweg- oder Mehrfachnutzung mit Reserve. Besonders häufig fehlen Kabelmatten, Mikrofonbatterien, Namensschilder oder Material für die Garderobe. Diese Einkaufsliste hilft dir, Ausstattung und Verbrauchsmaterial für den Abend vollständig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 20
TischröckeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 6
LadekabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
DiscolampenAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 2
BallonklebebandAnz. 4
GirlandenAnz. 12
Konfetti-BallonsAnz. 30
Fotowand-Hintergrund
FotopropsAnz. 20
KunstblumenAnz. 20
TischdekorationAnz. 20
ThemenläuferAnz. 10
LED-Lichter ohne KerzenAnz. 30
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
Schälchen für SoßenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
PutzlappenAnz. 20
WäschekörbeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
MarkerAnz. 12
EtikettenAnz. 100

Catering

Einkäufe
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 18 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 24 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 36 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Sprudelgetränk - 12 Flaschen
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzbrezeln - 8 Beutel
- Popcorn - 8 Tüten
- Mini-Pizzen - 180 Stück
- Mini-Frühlingsrollen - 180 Stück
- Vegetarische Snacks - 120 Stück
- Vegane Snacks - 80 Stück
- Mini-Sandwiches - 180 Stück
- Wraps - 60 Stück
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Vegetarische Scheiben - 2 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Tomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Melonen - 4 Stück
- Joghurtdip - 6 Becher
- Hummus-Dip - 6 Becher
- Salsasoße - 8 Gläser
- Guacamole - 6 Schalen
- Ketchup - 4 Flaschen
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Kuchen - 6 Stück
- Brownies - 180 Stück
- Kekse - 12 Packungen
- Schokolade – 6 Kilo
- Süßigkeitenmix - 8 kilo
- Marshmallows - 4 Tüten
- Limettenlimonade - 8 flessen
- Strohhalme - 300 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Aluminiumbehälter - 100 Stück
- Frischhaltebeutel - 2 Kartons
- Müllsäcke - 60 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück

Eingang

Eingangsbereich
NamensschilderAnz. 200
ArmbänderAnz. 220
GarderobennummernAnz. 200
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
BesucherlistenAnz. 10
AbläufeAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
NotausgangsschilderAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6

Tipps

Plane bei Geschirr und Gläsern mindestens 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei einem Schulball mit 200 Gästen sind das beispielsweise 220 bis 230 Trinkgläser und ausreichend zusätzliches Besteck.
Stelle für den Einlass Namensschilder, Armbänder und eine ausgedruckte Besucherliste getrennt voneinander bereit. Sortiere alles spätestens am Vortag nach Klassen, Gruppen oder Anmeldestatus.
Rechne für die Garderobe mit einem nummerierten System und mindestens einem zusätzlichen Garderobenständer je 100 Gäste. Kleiderbügel, Marken und Ersatzmaterial werden oft erst beim Einlass vermisst.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Laptop nicht erst am Balltag. Schließe die komplette Technik mindestens 24 Stunden vorher an und lege Verlängerungskabel, Ladekabel und Kabelmatten griffbereit.
Dekoration lässt sich schneller anbringen, wenn Ballonpumpe, Ballonklebeband und Girlanden gemeinsam verpackt sind. Kaufe Konfetti-Ballons und andere empfindliche Dekoration spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Schulball?: Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Teller, ein Besteckset und ein Trinkglas ein. Bei einem Buffet oder mehreren Getränkerunden solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve einrechnen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Schulball?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr einem Getränk pro Stunde. Wasser und alkoholfreie Getränke solltest du für alle Gäste durchgehend verfügbar halten.
Wann sollte ich die Technik für den Schulball besorgen?: Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Lichttechnik mindestens 2 bis 4 Wochen vorher. Ein vollständiger Funktionstest mit Laptop, Verlängerungskabeln und Kabelmatten sollte spätestens 24 Stunden vor Beginn stattfinden.
Was wird bei einem Schulball häufig vergessen?: Häufig fehlen Ersatzbatterien für Funkmikrofone, zusätzliche Ladekabel, Kabelmatten, Garderobenmaterial und Reserve-Namensschilder. Lege dafür spätestens am Vortag eine eigene Notfallbox mit mindestens 10 Prozent Reserve an.

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