Bal de promo : la liste de courses à prévoir

Pour un bal de promo, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux décorations. Il faut aussi prévoir le matériel audio, l’éclairage, la vaisselle réutilisable, le vestiaire et les accessoires qui évitent les câbles dangereux. Cette liste rassemble les fournitures du plan, afin de vérifier rapidement ce qui doit être acheté, loué ou apporté. Adaptez les quantités au nombre d’invités et au nombre de personnes qui travaillent sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20
Jupes de tableqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 80
Saladiers de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Câbles de rechargeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lumières discoqté 2

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Ruban pour ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Ballons confettisqté 30
Fond de mur photo
Accessoires photoqté 20
Fleurs artificiellesqté 20
Décoration de tableqté 20
Tapis à thèmeqté 10
LED sans bougieqté 30
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Ramequins pour saucesqté 12
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Paniers à lingeqté 4
Caisses de rangementqté 12
Marqueursqté 12
Étiquettesqté 100

Catering

Courses
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 18 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Ice tea - 12 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger ale - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Boisson pétillante sans alcool - 12 bouteilles
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 3 kilos
- Glaçons - 20 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bretzels salés - 8 sachets
- Popcorn - 8 sachets
- Mini pizzas - 180 pièces
- Mini-nems - 180 pièces
- Snacks végétariens - 120 pièces
- Snacks végétaliens - 80 pièces
- Mini-sandwiches - 180 pièces
- Wraps - 60 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Tranches végétariennes - 2 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Melons - 4 pièces
- Dip au yaourt - 6 pots
- Houmous - 6 pots
- Sauce salsa - 8 pots
- Guacamole - 6 pots
- Ketchup - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Gâteau - 6 pièces
- Brownies - 180 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Chocolat - 6 kilos
- Assortiment de bonbons - 8 kilo
- Guimauves - 4 sacs
- Limonade au citron vert - 8 bouteilles
- Pailles - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Barquettes en aluminium - 100 pièces
- Sachets de conservation - 2 boîtes
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces

Entrée

Bureau d’accueil
Badges nominatifsqté 200
Braceletsqté 220
Numéros de vestiaireqté 200
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Listes des visiteursqté 10
Déroulésqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Panneaux de sortie de secoursqté 4
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres réutilisables par personne si le lavage sur place n’est pas possible. Ajoutez des verres à vin uniquement si le menu ou le service en prévoit.
Pour la sonorisation, comptez au minimum 2 haut-parleurs, 1 table de mixage et 2 microphones sans fil. Testez aussi chaque câble de recharge avant l’arrivée des invités.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, puis sécurisez les passages avec des passe-câbles. Gardez au moins 2 câbles de recharge compatibles en réserve.
Pour une décoration visible dans toute la salle, prévoyez environ 1 guirlande ou groupe de ballons par table ou zone. Une pompe à ballons et du ruban pour ballons font gagner du temps au montage.
Réservez les portants et les cintres du vestiaire assez tôt, surtout si la salle accueille plus de 50 personnes. Prévoyez aussi des badges nominatifs et des bracelets triés avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un bal de promo ?: Prévoyez 2 à 3 verres réutilisables par invité si aucun lavage n’est organisé pendant la soirée. Pour 100 invités, cela représente donc 200 à 300 verres.
Quel matériel audio faut-il acheter ou louer pour un bal de promo ?: Prévoyez au moins 2 haut-parleurs, 1 table de mixage, 2 microphones sans fil et 1 ordinateur portable. Testez l’ensemble 24 heures avant l’événement, puis refaites un contrôle le jour même.
Combien de temps avant faut-il préparer la décoration ?: Montez les guirlandes et les éléments fixes 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Gonflez les ballons le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant, pour éviter qu’ils ne se dégonflent.
Que prévoir pour sécuriser les câbles au bal de promo ?: Prévoyez au moins 1 passe-câbles pour chaque passage fréquenté par le public. Installez les rallonges et multiprises avant le test technique, au minimum 2 heures avant l’ouverture.

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