Saleskongress organisieren: So gehst du vor
Ein Saleskongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, danach bestätigst du Referenten, Catering und Technik. Sobald das Grundgerüst steht, folgen Einladung, Anmeldeformular und Teilnehmerverwaltung. In den letzten Wochen werden Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder und Parkinformationen konkret. Plane außerdem Zeit für einen Techniktest und die Annahme von Lieferungen ein – beides wird bei Kongressen häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten bestätigen
2 Personen
- 4
Catering reservieren
- 5
Audiovisuelle Ausrüstung reservieren
- 6
Einladung gestalten
- 7
Anmeldeformular erstellen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Sprecherinformationen sammeln
- 10
Präsentationen anfordern
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Parkinformationen versenden
- 14
Namensschilder gestalten
- 15
Programm finalisieren
2 Personen
- 16
Namensschilder drucken
2 Personen
- 17
Teilnehmerliste prüfen
- 18
Catering-Mengen durchgeben
- 19
Technisches Briefing erstellen
- 20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 23
Referenten erneut informieren
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 26
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 27
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 30
Beamer und Leinwand installieren
2 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Präsentationen vorbereiten
- 33
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 35
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Referenten empfangen
2 Personen
- 38
Technik vollständig testen
2 Personen
- 39
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 40
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 41
Programm vorstellen
- 42
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 43
Redner betreuen
2 Personen
- 44
Zeitplan überwachen
- 45
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 46
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mittagessen servieren
4 Personen
- 49
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 50
Geschirr abräumen
3 Personen
- 51
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Teilnehmerfragen sammeln
- 54
Abschluss organisieren
2 Personen
- 55
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
- 56
Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Abfall trennen
2 Personen
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Saal räumen
4 Personen
- 60
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Saal reinigen
3 Personen
- 64
Registrierungsmaterial archivieren
- 65
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Catering verwerten
2 Personen
- 68
Abfall entsorgen
2 Personen
- 69
Dankesnachricht versenden
- 70
Präsentationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- LaserpointerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- KaraffenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- Bühnenrückwand
- NamensschildhalterAnz. 90
- WegweiserAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 6
- TischnummernkartenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LichtpaneeleAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- KaffeefilterAnz. 100
- GetränkespenderAnz. 4
- BuffettellerAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 12
- DiätetikettenAnz. 30
- ServierschürzenAnz. 6
Registrierung
- NamensschilderAnz. 90
- Badge-ClipsAnz. 90
- ProgrammhefteAnz. 90
- NotizblöckeAnz. 90
- KugelschreiberAnz. 100
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- PräsentationsmappenAnz. 20
- TischschilderAnz. 12
- StiftehalterAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandtuchrollenAnz. 8
- PapiertaschentücherAnz. 12
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 12
- WarnschilderAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location frühzeitig. Für Referenten, Catering und audiovisuelle Technik brauchst du anschließend verbindliche Zusagen statt vorläufiger Anfragen.
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular und Programmentwurf zusammenpassen. Prüfe die Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Kongress.
- Fordere Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag an. Setze eine interne Frist von 3 bis 5 Werktagen vorher, damit Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Adapter und Präsentationsklicker getestet werden können.
- Übermittle dem Catering die endgültige Personenzahl nach der letzten Anmeldefrist. Rechne dabei auch mit Sonderkost und plane Getränke für Registrierung, Pausen und den Ausklang getrennt.
- Erstelle ein technisches Briefing und informiere die Referenten erneut 2 bis 3 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollten Location, Lieferungen und Registrierung mindestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt bereit sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Saleskongress organisieren?
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Catering und Technik sollten danach innerhalb der ersten 2 bis 3 Wochen verbindlich reserviert werden.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Saleskongress verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin, sobald Programm und Anmeldeformular stehen. Eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Kongress lässt Zeit für Catering, Namensschilder und Teilnehmerliste.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Fordere die Dateien spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress an. So bleibt genug Zeit, Formate, Videos, Schriftgrößen und die Verbindung über HDMI oder Adapter zu prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Saleskongress?
- Plane mindestens 60 Minuten für Registrierung, Bestuhlung, Technik und Lieferungen ein; bei mehreren Referenten oder umfangreicher Audiotechnik eher 90 Minuten. Öffne die Location so früh, dass ein kompletter Ton- und Bildtest vor dem Einlass möglich ist.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!