Cómo organizar un congreso de ventas sin perder el control

Un congreso de ventas necesita una secuencia clara: primero se cierra el programa y el lugar, después se confirman ponentes, proveedores e inscripciones. La organización se complica cuando las presentaciones llegan tarde, el equipo audiovisual no se prueba o el catering se calcula con datos antiguos. Trabaja con un calendario de entregas y una lista única de participantes. Así llegas al día del congreso con acreditaciones, materiales y responsables definidos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar ponentes
2 personas
4
Reservar el catering
5
Reservar equipo audiovisual
6
Diseñar la invitación
7
Crear formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Recopilar información de los ponentes
10
Solicitar presentaciones
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Diseñar acreditaciones
15
Definir el programa final
2 personas
16
Imprimir credenciales
2 personas
17
Comprobar la lista de participantes
18
Comunicar las cantidades de catering
19
Preparar la reunión técnica
20
Reunir los materiales
3 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Revisar las presentaciones
2 personas
23
Volver a informar a los ponentes

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Recibir entregas
2 personas
26
Montar el mostrador de registro
2 personas
27
Marcar la distribución de la sala
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
30
Instalar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Conectar los micrófonos
2 personas
32
Preparar las presentaciones
33
Preparar el material de registro
2 personas
34
Preparar café y té
3 personas
35
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Recibir a los ponentes
2 personas
38
Probar toda la técnica
2 personas
39
Atender la mesa de registro
3 personas
40
Recepción de participantes
3 personas
41
Presentar el programa
42
Presentar la apertura
2 personas
43
Coordinar a los ponentes
2 personas
44
Vigilar el horario
45
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
46
Servir la pausa para el café
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir el almuerzo
4 personas
49
Servir comidas especiales
2 personas
50
Recoger la vajilla
3 personas
51
Montar el aperitivo de networking
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Recopilar las preguntas de los participantes
54
Gestionar el cierre
2 personas
55
Despedir a los participantes
2 personas
56
Recoger la vajilla
3 personas
57
Clasificar residuos
2 personas
58
Apagar el equipo
2 personas
59
Desocupar la sala
4 personas
60
Cerrar el recinto
2 personas

Seguimiento

61
Llevar los materiales al almacén
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar la sala
3 personas
64
Archivar el material de registro
65
Comprobar los objetos prestados
2 personas
66
Devolver el equipo
2 personas
67
Gestionar el catering sobrante
2 personas
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Enviar mensaje de agradecimiento
70
Enviar las presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 90
Mesascant. 12
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12
Puntero lásercant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Fondo de escenario
Portanombrescant. 90
Carteles direccionalescant. 8
Atriles para programascant. 6
Tarjetas con números de mesacant. 12

Iluminación

Paneles de luz LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Catering

Compras
Bandejas para mantener calientecant. 8
Filtros de cafécant. 100
Dispensadores de bebidascant. 4
Platos de buffetcant. 8
Cartas del menúcant. 12
Etiquetas de dietacant. 30
Delantales de serviciocant. 6

Registro

Credencialescant. 90
Ganchos para acreditacionescant. 90
Folletos del programacant. 90
Bloc de notascant. 90
Bolígrafoscant. 100
Formularios de registrocant. 100
Carpetas de presentacióncant. 20
Carteles de mesacant. 12
Portalápicescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de gomacant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Rollos de toallacant. 8
Pañuelos de papelcant. 12

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Señales de advertenciacant. 4
Linternascant. 4
Bateríascant. 24

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 8 semanas para confirmar ponentes, preparar la invitación y coordinar proveedores.
Pide a cada ponente su presentación, biografía y necesidades técnicas como mínimo 7 días antes. Revisa los archivos en el portátil que se utilizará y guarda una copia de seguridad.
Actualiza las inscripciones dos veces: una semana antes para calcular sillas, acreditaciones y catering, y de nuevo el día anterior para comunicar las cantidades definitivas al proveedor.
Haz una reunión técnica de 60 minutos con ponentes y equipo audiovisual. Comprueba proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores y regletas.
Prepara la llegada con 2 horas de margen. Abre el lugar, coloca la mesa de registro, credenciales y señalización, recibe las entregas y prueba el sonido antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de ventas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios ponentes, catering y equipo audiovisual. Reserva el lugar y fija el programa durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes y el catering?: Haz una primera previsión 7 días antes y confirma la cantidad final entre 24 y 48 horas antes, según el plazo del proveedor. Incluye las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.
¿Cuánto dura una reunión técnica para un congreso?: Reserva al menos 60 minutos, preferiblemente el día anterior o antes de abrir el lugar. Dedica tiempo a probar cada presentación, micrófono, cable, adaptador y cambio de ponente.
¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?: Solicítalas como fecha límite 7 días antes del congreso. Revisa el formato y el contenido con antelación, y lleva una copia en el portátil y otra en una memoria externa.

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