Organiser un congrès commercial sans perdre le fil

Un congrès commercial se construit d’abord autour d’un programme réaliste, puis autour des intervenants, du lieu et de la logistique. Commence par fixer la date, les horaires et le format des prises de parole avant de lancer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à ajuster le traiteur, les badges et les besoins alimentaires. La dernière semaine, concentre-toi sur les présentations, les tests audiovisuels et la réception des livraisons : ce sont les points qui dérapent le plus souvent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Réserver le catering
5
Réserver le matériel audiovisuel
6
Concevoir l’invitation
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Rassembler les informations sur les intervenants
10
Demander les présentations
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les infos de parking
14
Créer les badges nominatifs
15
Finaliser le programme
2 personnes
16
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
18
Communiquer les quantités au traiteur
19
Préparer le briefing technique
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les présentations
2 personnes
23
Rappeler les intervenants

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Réception des livraisons
2 personnes
26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
27
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
30
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
31
Brancher les microphones
2 personnes
32
Préparer les présentations
33
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Tester entièrement la technique
2 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
43
Accompagner les intervenants
2 personnes
44
Veiller au planning
45
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
46
Servir la pause-café
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir le déjeuner
4 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
51
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
52
Servir les amuse-bouches
3 personnes
53
Recueillir les questions des participants
54
Assurer la clôture
2 personnes
55
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Trier les déchets
2 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Vider la salle
4 personnes
60
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

61
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Archiver le matériel d’inscription
65
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Traiter les restes de restauration
2 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
70
Renvoyer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Pointeur laserqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Supports de badges nominatifsqté 90
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres de programmeqté 6
Cartes de numéros de tableqté 12

Éclairage

Panneaux lumineux LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Courses
Bacs de maintien au chaudqté 8
Filtres à caféqté 100
Distributeurs de boissonsqté 4
Assiettes de buffetqté 8
Cartes de menuqté 12
Étiquettes alimentairesqté 30
Tabliers de serviceqté 6

Inscription

Badges nominatifsqté 90
Pinces à badgeqté 90
Brochures du programmeqté 90
Blocs-notesqté 90
Stylos à billeqté 100
Formulaires d’inscriptionqté 100
Chemises de présentationqté 20
Pancartes de tableqté 12
Pots à stylosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8
Mouchoirs en papierqté 12

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 4
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Bloque le programme avant de concevoir l’invitation. Prévois des horaires précis pour l’accueil, les pauses, les interventions et les questions, puis réserve le lieu et le matériel audiovisuel sur cette base.
Demande les présentations aux intervenants au plus tard 7 jours avant le congrès. Vérifie chaque fichier sur l’ordinateur portable prévu et teste les câbles HDMI, adaptateurs, microphones et haut-parleurs.
Relance les inscrits dont les informations sont incomplètes 5 à 7 jours avant l’événement. La liste finale doit notamment permettre de préparer les badges nominatifs, les besoins alimentaires et les informations de parking.
Transmets les quantités définitives au traiteur 3 à 5 jours avant le congrès, après avoir traité les inscriptions. Compte séparément les repas, les pauses café, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts.
Prépare un briefing technique d’une page et réunis le matériel la veille. Indique qui ouvre la salle, qui réceptionne les livraisons, qui lance les présentations et qui intervient en cas de panne de son ou de projection.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un congrès commercial ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Prévois une relance environ 3 semaines avant, puis une dernière vérification des inscriptions 5 à 7 jours avant le congrès.
Quand confirmer les intervenants d’un congrès commercial ?: Confirme les intervenants dès que la date et le programme sont fixés, de préférence 8 à 10 semaines avant l’événement. Demande ensuite leurs titres, biographies et présentations au plus tard 7 jours avant.
Quand donner le nombre de participants au traiteur ?: Communique une première estimation au moment de la réservation, puis les quantités définitives 3 à 5 jours avant le congrès. Ajoute séparément les régimes alimentaires et les éventuelles allergies recueillis lors de l’inscription.
Que vérifier la veille d’un congrès commercial ?: Teste la projection, le son et les présentations avec le matériel réellement utilisé, puis vérifie les rallonges, multiprises, batteries et adaptateurs. Contrôle aussi les badges, la liste des participants, les livraisons et l’ouverture de la salle le lendemain.

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