Zo organiseer je een salescongres zonder losse eindjes
Begin met het programma en de datum voordat je een locatie of leveranciers vastlegt. Een salescongres vraagt daarna om een strakke volgorde: sprekers bevestigen, registratie openen, techniek reserveren en deelnemersinformatie verzamelen. Plan vaste momenten voor presentaties, dieetwensen en aantallen voor de catering. De meeste problemen ontstaan niet tijdens het congres zelf, maar in de laatste week: ontbrekende adapters, onduidelijke parkeerinformatie of een presentatie die niet op de laptop werkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Sprekers bevestigen
2 personen
- 4
Catering reserveren
- 5
Audiovisuele apparatuur reserveren
- 6
Uitnodiging ontwerpen
- 7
Aanmeldformulier aanmaken
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Sprekersinformatie verzamelen
- 10
Presentaties opvragen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Parkeerinformatie versturen
- 14
Naambadges ontwerpen
- 15
Programma definitief maken
2 personen
- 16
Naambadges printen
2 personen
- 17
Deelnemerslijst controleren
- 18
Catering aantallen doorgeven
- 19
Technische briefing maken
- 20
Materialen verzamelen
3 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Presentaties controleren
2 personen
- 23
Sprekers nogmaals informeren
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Leveringen ontvangen
2 personen
- 26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 27
Zaalindeling uitzetten
3 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 30
Beamer en scherm installeren
2 personen
- 31
Microfoons aansluiten
2 personen
- 32
Presentaties klaarzetten
- 33
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
- 34
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 35
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
- 36
Dranken koud zetten
2 personen
- 37
Sprekers ontvangen
2 personen
- 38
Techniek volledig testen
2 personen
- 39
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 40
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 41
Programma toelichten
- 42
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
- 43
Sprekers begeleiden
2 personen
- 44
Tijdschema bewaken
- 45
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
- 46
Koffiepauze serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Lunch serveren
4 personen
- 49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 50
Servies afruimen
3 personen
- 51
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
- 52
Borrelhapjes serveren
3 personen
- 53
Deelnemersvragen verzamelen
- 54
Afsluiting verzorgen
2 personen
- 55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
- 56
Servies verzamelen
3 personen
- 57
Afval sorteren
2 personen
- 58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 59
Zaal leegmaken
4 personen
- 60
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 61
Materialen naar opslag brengen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Zaal schoonmaken
3 personen
- 64
Registratiemateriaal archiveren
- 65
Geleende spullen controleren
2 personen
- 66
Apparatuur retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven catering verwerken
2 personen
- 68
Afval afvoeren
2 personen
- 69
Bedankbericht versturen
- 70
Presentaties nazenden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 90
- Tafelsaantal 12
- Registratietafel
- Spreektafel
- Barkrukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 3
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
- Laserpointeraantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
- Karaffenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveertangenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumachterwand
- Naambadgehoudersaantal 90
- Pijlbordenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 6
- Tafelnummerkaartenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtpanelenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Koffiefiltersaantal 100
- Drankdispensersaantal 4
- Buffetbordenaantal 8
- Menukaartenaantal 12
- Dieetlabelsaantal 30
- Serveerschortenaantal 6
Registratie
- Naambadgesaantal 90
- Badgeclipsaantal 90
- Programmafoldersaantal 90
- Notitieblokkenaantal 90
- Balpennenaantal 100
- Registratieformulierenaantal 100
- Presentatiemappenaantal 20
- Tafelbordjesaantal 12
- Pennenbakjesaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Handdoekrollenaantal 8
- Papieren zakdoekjesaantal 12
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 12
- Waarschuwingsbordenaantal 4
- Zaklampenaantal 4
- Batterijenaantal 24
Tips
- Leg het programma eerst vast met spreektijden, pauzes en ontvangst. Reserveer daarna de locatie, catering en audiovisuele apparatuur op basis van het verwachte aantal deelnemers.
- Bevestig sprekers vroeg en vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer alle bestanden op de congreslaptop en neem HDMI-kabels, adapters en een presentatieklikker mee.
- Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf en verwerk dieetwensen voordat je de definitieve catering aantallen doorgeeft.
- Maak voor de techniek één briefing met per onderdeel de microfoon, presentatie en aansluitingen. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, mengpaneel en draadloze microfoons minstens 2 uur voor aanvang.
- Richt de registratie vooraf in met naambadges, deelnemerslijst en een registratietafel. Tel per deelnemer het benodigde servies en leg powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de eerste levering binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een salescongres organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, programma en locatie vast; reserveer daarna sprekers, catering en audiovisuele apparatuur.
- Wanneer moet je de catering voor een salescongres doorgeven?
- Geef de voorlopige aantallen 2 tot 3 weken vooraf door en de definitieve aantallen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het congres. Verzamel dieetwensen vóór je de laatste aantallen bevestigt.
- Wanneer moet je presentaties van sprekers opvragen?
- Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het salescongres op. Controleer ze vervolgens 1 tot 2 dagen vooraf op formaat, video en aansluiting met de congreslaptop.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek op een salescongres te testen?
- Plan minimaal 2 uur vóór ontvangst van de deelnemers voor de technische test. Controleer per spreker de microfoon, presentatieklikker, laptopaansluiting, beamer en het geluid.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!