Rockkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Rockkonzert steht und fällt nicht nur mit den Bands, sondern mit dem Ablauf dahinter. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre dann Buchungen, Technik, Genehmigungen und Versicherung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Bühnenplan und die Einteilung der Helfer. Plane den Soundcheck, das Catering und den Einlass so, dass am Veranstaltungstag nichts gleichzeitig improvisiert werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Auftretende Bands buchen
2 Personen
- 3
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 4
Reservierungen bestätigen
- 5
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 6
Versicherungspapiere bereitlegen
- 7
Einladungen erstellen
- 8
Einladungen verschicken
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Besucherinformationen versenden
- 12
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 13
Auftritte und Soundcheck planen
2 Personen
- 14
Cateringmengen berechnen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 17
Erste-Hilfe-Material prüfen
- 18
Technikmaterial reservieren
2 Personen
- 19
Drucksachen anfertigen lassen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Catering nach Diät kennzeichnen
- 24
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
- 25
Programm drucken
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 28
Bühne aufbauen
5 Personen
- 29
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 30
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 32
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Bar und Catering vorbereiten
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Toiletten auffüllen
- 37
Soundcheck der ersten Band
5 Personen
- 38
Soundcheck der zweiten Band
5 Personen
Event
- 39
Eingang und Garderobe öffnen
3 Personen
- 40
Besucher empfangen
4 Personen
- 41
Armbänder verteilen
2 Personen
- 42
Garderobe verwalten
2 Personen
- 43
Bar öffnen
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 48
Erste Band ankündigen
- 49
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 50
Podiumswechsel durchführen
5 Personen
- 51
Zweite Band ankündigen
- 52
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
- 53
Pausenservice durchführen
3 Personen
- 54
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
- 55
Bühne und Saal kontrollieren
2 Personen
- 56
Hauptact ankündigen
- 57
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
- 58
Letzte Getränkerunde organisieren
3 Personen
- 59
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Bar schließen
3 Personen
- 61
Garderobe schließen
2 Personen
- 62
Anlage ausschalten
2 Personen
- 63
Ausrüstung abbauen
4 Personen
- 64
Bühne abbauen
4 Personen
- 65
Möbel wegräumen
4 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 72
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
- 73
Restbestand einlagern
2 Personen
- 74
Müllcontainer zurückbringen
- 75
Fundgegenstände registrieren
- 76
Kaution und Schlüssel abwickeln
- 77
Rechnungen und Belege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- GarderobenständerAnz. 3
- GarderoehängelampenAnz. 150
- BarunterlagenAnz. 2
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 6
- MonitorboxenAnz. 4
- GitarrenkabelAnz. 12
- XLR-KabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- NotbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- ServiettenhalterAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- Leuchtende GirlandenAnz. 8
- KlebestreifenAnz. 6
- HinweispfeileAnz. 20
- ProgrammständerAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- PapierhandtuchspenderAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- ArbeitshandschuheAnz. 10
Registrierung
- Eingangsbereich
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- ArmbänderAnz. 200
- GarderobennummernAnz. 180
- KassenboxenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- ProgrammflyerAnz. 180
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sammle die technischen Anforderungen jeder Band spätestens vier Wochen vor dem Konzert: Dazu gehören Kanalbelegung, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und benötigte Kabel. Erst danach kannst du Mischpult, Lautsprecher und weiteres Technikmaterial zuverlässig reservieren.
- Plane Auftritte und Soundcheck mit festen Uhrzeiten und mindestens 30 Minuten Puffer zwischen den Bands ein. Ein verspäteter Soundcheck verschiebt sonst den Einlass und verkürzt schnell den ersten Auftritt.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherungspapiere und Notausgänge nicht erst beim Aufbau. Lege die Unterlagen mindestens 14 Tage vorher bereit und kontrolliere am Veranstaltungstag zusätzlich Notbeleuchtung, Kabelkanäle und Erste-Hilfe-Material.
- Berechne Getränke und Snacks anhand der bestätigten Anmeldungen und berücksichtige Ernährungswünsche getrennt. Kühle die Getränke früh genug, kennzeichne Catering nach Diät und plane für den Einlass eine eigene Eingangstheke mit Gläsern, Tellern und Servietten.
- Teile Freiwillige mit konkreten Schichten für Einlass, Garderobe, Bar, Bühnenumbau und Abbau ein. Verschicke Besucherinformationen spätestens 3 Tage vorher und lege das gedruckte Programm am Eingang aus, damit Fragen zu Beginn nicht bei einer einzigen Person landen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Band für ein Rockkonzert buchen?
- Buche die auftretenden Bands möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, technische Anforderungen zu sammeln, Reservierungen zu bestätigen und Einladungen rechtzeitig zu verschicken.
- Wann sollte man die Technik für ein Rockkonzert planen?
- Beginne spätestens 4 Wochen vorher mit dem Bühnenplan und der technischen Abfrage bei allen Bands. Reserviere Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen und Kabel erst, wenn die Anforderungen vollständig vorliegen.
- Wie lange vor dem Konzert sollte der Soundcheck stattfinden?
- Plane den Soundcheck mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und gib jeder Band ein festes Zeitfenster. Rechne zusätzlich 30 Minuten Puffer für Umbauten, fehlende Kabel oder Änderungen am Bühnenplan ein.
- Wann verschickt man die Besucherinformationen für ein Rockkonzert?
- Sende die Informationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert. Nenne darin Beginn, Einlass, Anfahrt, Hinweise zu Anmeldung und Ernährungswünschen sowie wichtige Regeln für den Veranstaltungsort.
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