Zo organiseer je een rockconcert zonder last-minute chaos
Begin een rockconcert niet met de poster, maar met datum, locatie en de technische mogelijkheden van de zaal. Boek daarna de bands en leg hun input over podium, versterking, microfoons en monitorboxen vast. Terwijl vergunningen en verzekering lopen, bouw je het programma, de bezoekerscommunicatie en de bezetting van vrijwilligers op. In de laatste week draait alles om bevestigen: techniek reserveren, catering berekenen, drank koelen en controleren of entree, nooduitgangen en EHBO klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Optredende bands boeken
2 personen
- 3
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 4
Reserveringen bevestigen
- 5
Vergunningen controleren
2 personen
- 6
Verzekeringspapieren klaarzetten
- 7
Uitnodigingen opstellen
- 8
Uitnodigingen versturen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Bezoekersinformatie versturen
- 12
Podiumindeling uitwerken
2 personen
- 13
Optredens en soundcheck plannen
2 personen
- 14
Cateringhoeveelheden berekenen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 17
EHBO-materiaal controleren
- 18
Techniekmateriaal reserveren
2 personen
- 19
Drukwerk laten maken
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 23
Catering per dieet markeren
- 24
Entreebalie voorbereiden
2 personen
- 25
Programma afdrukken
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Leveringen aannemen
2 personen
- 28
Podium opbouwen
5 personen
- 29
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
- 30
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 31
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 32
Kabels veilig afplakken
2 personen
- 33
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 34
Bar en catering klaarzetten
3 personen
- 35
Decoratie ophangen
2 personen
- 36
Toiletten aanvullen
- 37
Soundcheck eerste band
5 personen
- 38
Soundcheck tweede band
5 personen
Event
- 39
Entree en garderobe openen
3 personen
- 40
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 41
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 42
Garderobe beheren
2 personen
- 43
Bar openen
3 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Publieksruimte controleren
2 personen
- 48
Eerste band aankondigen
- 49
Eerste optreden begeleiden
3 personen
- 50
Podiumwissel uitvoeren
5 personen
- 51
Tweede band aankondigen
- 52
Tweede optreden begeleiden
3 personen
- 53
Pauzeservice uitvoeren
3 personen
- 54
Derde optreden begeleiden
3 personen
- 55
Podium en zaal controleren
2 personen
- 56
Hoofdact aankondigen
- 57
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
- 58
Laatste drankronde verzorgen
3 personen
- 59
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen
Nazorg
- 60
Bar sluiten
3 personen
- 61
Garderobe sluiten
2 personen
- 62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 63
Apparatuur afbreken
4 personen
- 64
Podium afbreken
4 personen
- 65
Meubilair opruimen
4 personen
- 66
Afval verzamelen
3 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 70
Decoratie verwijderen
2 personen
- 71
Geleende spullen verzamelen
2 personen
- 72
Apparatuur retour brengen
2 personen
- 73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 74
Afvalcontainers terugbrengen
- 75
Gevonden voorwerpen registreren
- 76
Borg en sleutels afhandelen
- 77
Facturen en bonnetjes verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Garderoberekkenaantal 3
- Garderoberekhangersaantal 150
- Barbladenaantal 2
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Podiumtrappenaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 6
- Monitorboxenaantal 4
- Gitaarkabelsaantal 12
- XLR-kabelsaantal 20
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 10
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Noodverlichtingaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Servettenhoudersaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Lichtgevende slingersaantal 8
- Plakstripsaantal 6
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
- Programmastandaardsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 10
Registratie
- Entreebalie
- Clipboardsaantal 4
- Pennenaantal 20
- Polsbandjesaantal 200
- Garderobenummersaantal 180
- Kassaboxenaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Programmaflyersaantal 180
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische wensen direct na het boeken van de bands vast. Vraag per band om een inputlijst en podiumindeling, zodat je op tijd weet hoeveel microfoons, DI-boxen, monitorboxen, XLR-kabels en gitaar- of verlengkabels nodig zijn.
- Plan soundcheck en optredens als één tijdschema. Reserveer per band minimaal 30 minuten voor de soundcheck en houd daarna minstens 15 minuten vrij voor wisselen, kabels verleggen en het testen van de volgende opstelling.
- Controleer vergunningen, verzekering en nooduitgangen uiterlijk vier weken voor het concert. Loop ook de route naar de EHBO-voorziening na en wijs vrijwilligers aan die bij entree, garderobe en publieksruimte aanspreekbaar zijn.
- Bereken catering en drank per bezoekersaantal én programmafase. Zet dieetcatering apart en zichtbaar klaar; koel de dranken vooraf en tel drinkglazen, wijnglazen, borden, vorken en servetten niet pas tijdens de opbouw.
- Maak bezoekersinformatie concreet en verstuur die uiterlijk een week vooraf. Vermeld aanvang, verwachte eindtijd, entree-instructies, garderobe en bereikbaarheid; leg programma’s bij de entreebalie en controleer noodverlichting vóór de eerste bezoeker binnenkomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rockconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en bands. Regel vergunningen, verzekering en technische reserveringen uiterlijk vier weken voor het concert, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
- Hoeveel tijd moet ik plannen voor de soundcheck van een rockband?
- Reken minimaal 30 minuten per band en plan daarnaast 15 minuten voor het wisselen van instrumenten en kabels. Bij meerdere bands reserveer je dus minstens 45 minuten per band in het technische tijdschema.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een rockconcert?
- Plan minimaal één vrijwilliger bij de entree, één bij de garderobe en één aanspreekpunt voor techniek en backstage. Bij een groter publiek voeg je per 50 tot 75 bezoekers een extra publieks- of barvrijwilliger toe.
- Wanneer moet ik de bezoekersinformatie versturen?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk zeven dagen voor het concert. Verstuur een korte herinnering 24 tot 48 uur vooraf met aanvangstijd, entree-instructies en eventuele wijzigingen in het programma.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!