Cómo organizar un concierto de rock sin dejar cabos sueltos

Un concierto de rock se organiza de atrás hacia delante: primero cierras fecha, lugar y bandas; después resuelves permisos, seguro y necesidades técnicas. Cuando el escenario y el sonido están definidos, puedes calcular catering, personal y materiales sin improvisar cantidades. Reserva tiempo para confirmar cada proveedor y deja por escrito horarios de carga, prueba de sonido y actuaciones. Los últimos días deben servir para enfriar bebidas, preparar la entrada y revisar seguridad, no para descubrir que falta un cable o una salida señalizada.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contratar las bandas que actúan
2 personas
3
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
4
Confirmar las reservas
5
Comprobar permisos
2 personas
6
Preparar la documentación del seguro
7
Redactar invitaciones
8
Enviar invitaciones
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar información a los visitantes
12
Definir la distribución del escenario
2 personas
13
Planificar las actuaciones y la prueba de sonido
2 personas
14
Calcular las cantidades de catering
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
17
Comprobar el material de primeros auxilios
18
Reservar material técnico
2 personas
19
Encargar material impreso
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Marcar la restauración por dieta
24
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
25
Imprimir el programa
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Recibir las entregas
2 personas
28
Montar el escenario
5 personas
29
Montar el sistema de sonido
4 personas
30
Montar la instalación de iluminación
3 personas
31
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
32
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Preparar la barra y el catering
3 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Reponer los baños
37
Prueba de sonido de la primera banda
5 personas
38
Prueba de sonido de la segunda banda
5 personas

Evento

39
Abrir la entrada y el guardarropa
3 personas
40
Recibir a los visitantes
4 personas
41
Repartir pulseras
2 personas
42
Gestionar el guardarropa
2 personas
43
Abrir el bar
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Inspeccionar el área de público
2 personas
48
Anunciar la primera banda
49
Acompañar la primera actuación
3 personas
50
Realizar el cambio de escenario
5 personas
51
Anunciar el segundo grupo
52
Acompañar la segunda actuación
3 personas
53
Realizar el servicio de pausas
3 personas
54
Acompañar la tercera actuación
3 personas
55
Comprobar el escenario y la sala
2 personas
56
Anunciar el acto principal
57
Coordinar la actuación principal
4 personas
58
Organizar la última ronda de bebidas
3 personas
59
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar el bar
3 personas
61
Cerrar el guardarropa
2 personas
62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Desmontar el equipo
4 personas
64
Desmontar el escenario
4 personas
65
Recoger el mobiliario
4 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Recoger los artículos prestados
2 personas
72
Devolver el equipo
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Devolver los contenedores de residuos
75
Registrar objetos perdidos
76
Gestionar la fianza y las llaves
77
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 3
Perchas del guardarropacant. 150
Bandejas de barcant. 2

Equipo

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Cajas de monitorcant. 4
Cables de guitarracant. 12
Cables XLRcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 10

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Iluminación de emergenciacant. 4

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Porta-servilletascant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldas luminosascant. 8
Tiras adhesivascant. 6
Flechas para señalizacióncant. 20
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Guantes de trabajocant. 10

Registro

Mostrador de entrada
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Pulserascant. 200
Números de guardarropacant. 180
Cajas de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 2
Folletos del programacant. 180

Catering

Compras

Consejos

Cierra las bandas y sus necesidades técnicas antes de reservar el equipo. Pide por escrito canales, micrófonos, cajas DI, monitores y conexiones eléctricas para evitar alquilar material incompleto.
Fija un horario con al menos 2 horas de margen antes de abrir puertas: incluye montaje del escenario, colocación de altavoces y luces, cableado y prueba de sonido de cada banda.
Comprueba permisos, seguro y salidas de emergencia como un bloque de producción, al menos 30 días antes si el recinto o la autoridad local exige documentación previa. Guarda copias impresas y digitales.
Calcula las bebidas por franjas: reserva aproximadamente 2 o 3 por persona para la primera hora y vuelve a calcular el resto según la duración. Enfría una parte el día anterior y deja otra reposición preparada.
Asigna voluntarios a puestos concretos y por turnos de 3 a 4 horas: entrada, guardarropa, catering, apoyo de escenario y emergencias. Envía a cada persona su horario y un contacto responsable antes del día del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de rock?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con bandas, recinto, permisos y seguro. Deja cerrados el horario, el equipo técnico y los voluntarios como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuánto tiempo necesita una banda para la prueba de sonido?: Calcula entre 30 y 45 minutos por banda, más 30 minutos para ajustar el sistema general y los cambios. Añade al menos 60 minutos de margen antes de abrir puertas por si aparecen problemas de cableado o conexiones.
¿Cuántas bebidas hay que comprar para un concierto?: Como punto de partida, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, el público y si también sirves agua, café o comida.
¿Cuándo hay que revisar la seguridad del recinto?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una revisión final el mismo día, antes de que llegue el público. Verifica salidas de emergencia, iluminación, botiquín, cableado protegido y que los accesos no estén bloqueados.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.