Comment organiser un concert rock sans perdre le fil

Un concert rock se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les groupes, puis les besoins techniques, les autorisations et l’accueil du public. Le son et la scène demandent une coordination séparée, surtout lorsque plusieurs groupes se succèdent. Prévoyez aussi les bénévoles, le catering, les sorties de secours et les informations envoyées aux visiteurs. Ce plan rassemble les étapes et le matériel à vérifier pour arriver au jour J avec une organisation claire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les groupes de musique à l'affiche
2 personnes
3
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
4
Confirmer les réservations
5
Vérifier les autorisations
2 personnes
6
Préparer les documents d’assurance
7
Rédiger les invitations
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux visiteurs
12
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
13
Planifier les performances et la répétition sonore
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Réserver le matériel technique
2 personnes
19
Faire réaliser les imprimés
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Identifier la restauration par régime alimentaire
24
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
25
Imprimer le programme
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Recevoir les livraisons
2 personnes
28
Monter la scène
5 personnes
29
Installer le système de sonorisation
4 personnes
30
Monter l’installation lumière
3 personnes
31
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
32
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Préparer le bar et la restauration
3 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Réapprovisionner les toilettes
37
Balance sonore du premier groupe
5 personnes
38
Balance de son de la deuxième groupe
5 personnes

Événement

39
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer les bracelets
2 personnes
42
Gérer le vestiaire
2 personnes
43
Ouvrir le bar
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vérifier l’espace public
2 personnes
48
Annoncer le premier groupe
49
Encadrer la première prestation
3 personnes
50
Effectuer le changement de scène
5 personnes
51
Annoncer le deuxième groupe
52
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
53
Assurer le service des pauses
3 personnes
54
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
55
Vérifier la scène et la salle
2 personnes
56
Annoncer la tête d'affiche
57
Encadrer la prestation principale
4 personnes
58
Assurer le dernier service de boissons
3 personnes
59
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

60
Fermer le bar
3 personnes
61
Fermer le vestiaire
2 personnes
62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Démonter l'équipement
4 personnes
64
Démonter la scène
4 personnes
65
Ranger le mobilier
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Rapporter les conteneurs à déchets
75
Enregistrer les objets trouvés
76
Gérer la caution et les clés
77
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 3
Portants à cintresqté 150
Sous-mains de barqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Caissons de monitoringqté 4
Câbles de guitareqté 12
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Porte-serviettesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Bandes adhésivesqté 6
Flèches de signalisationqté 20
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 10

Inscription

Bureau d’accueil
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Braceletsqté 200
Numéros de vestiaireqté 180
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Flyers du programmeqté 180

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les groupes, puis recueillez leurs fiches techniques avant de réserver le son. Demandez notamment le nombre de micros, de boîtiers DI, de retours et de prises électriques nécessaires.
Bloquez la répétition sonore dans le planning, avec un créneau distinct pour chaque groupe. Gardez au moins 30 minutes de marge avant l’ouverture des portes pour régler les retours, les câbles et les changements de plateau.
Ne laissez pas les autorisations et l’assurance à la dernière semaine. Vérifiez les documents plusieurs semaines avant le concert et conservez une copie imprimée avec les contacts d’urgence et le plan des sorties.
Répartissez les bénévoles par poste et par horaire, plutôt que de compter sur une équipe disponible « quand il faut ». Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne en salle et une personne référente côté scène pendant les moments clés.
Calculez séparément les boissons, les en-cas et les besoins alimentaires signalés par les visiteurs. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et identifiez clairement les préparations adaptées aux différents régimes pour éviter les erreurs au comptoir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert rock ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec groupes, technique, autorisations et accueil du public. Commencez plus tôt si plusieurs artistes ou prestataires doivent confirmer leurs disponibilités.
Quand faut-il réserver le matériel de son pour un concert ?: Réservez-le dès que les groupes ont transmis leurs besoins techniques, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Sans cette fiche, vous risquez d’oublier des micros, des boîtiers DI, des retours ou des câbles spécifiques.
Combien de temps prévoir pour la balance des groupes ?: Comptez généralement 30 à 45 minutes par groupe, puis ajoutez au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée du public. Le temps nécessaire augmente si la scène doit être reconfigurée entre plusieurs formations.
Que faut-il préparer pour l’accueil du public à un concert rock ?: Préparez le comptoir d’accueil, les inscriptions ou listes de visiteurs, les informations pratiques et le programme imprimé au plus tard la veille. Le jour du concert, installez l’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.